Atlassian + Rivian
Es stellte sich heraus, dass wir jährlich 2,5 Millionen USD an Toolkosten einsparen können, wenn wir alles mit Atlassian Cloud zentralisieren und Governance hinzufügen. Das ist eine jährliche Einsparung von 36 %.
Emily Novak
Product Manager, Digital Workspace & Solutions
36 %
Jährliche Einsparungen bei Toolkosten durch Zentralisierung mit Atlassian Cloud
> 750
Eingesparte Stunden pro Person und Jahr mit nur einer Automatisierungslösung
2.200
Monatliche interne Kaufanfragen, die mit Atlassian verwaltet werden
Über Rivian:
Rivian (NASDAQ: RIVN) ist ein US-amerikanischer Automobilhersteller, der Elektrofahrzeuge und Zubehör entwickelt und baut. Das Unternehmen verfolgt mit seinen innovativen, leistungsstarken, technologisch fortschrittlichen und dabei benutzerfreundlichen Produkten das Ziel, den Übergang zu emissionsfreien Transport- und Energieoptionen weltweit zu beschleunigen.
Branche
Automobilwesen
Standort
Nord-, Mittel- und Südamerika
Anzahl der Mitarbeiter
Großes Unternehmen
Anzahl Benutzer
10.000
Marketplace-App
So konnte Rivian 2,5 Mio. USD pro Jahr einsparen, die Zufriedenheit steigern und durch Zentralisierung mit Atlassian Cloud skalieren
Herausforderung: Als Rivian von einem ambitionierten Elektrofahrzeug-Startup zu einem börsennotierten Unternehmen aufstieg, kamen immer mehr neue Tools hinzu, was die Effizienz, die Effektivität und die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigte.
Lösung: Rivian hat sein Toolset mit Atlassian Cloud Enterprise zentralisiert und seine Arbeitsweise mit Jira, Jira Service Management und anderen integrierten Tools verbessert.
Ergebnis: Der Pionier im Bereich Elektrofahrzeuge konnte die jährlichen Toolkosten um 36 % senken, mit Automatisierung mehr als 750 Arbeitsstunden pro Person und Jahr einsparen und durch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Autonomie und Governance die Benutzerfreundlichkeit verbessern.
Reduzierung der CO2-Emissionen durch Zusammenarbeit
Manche SUVs und Pick-ups fahren tatsächlich offroad. Rivian sorgt für die nötige Energie. Als erster Automobilhersteller, der einen vollelektrischen Pick-up auf den Verbrauchermarkt gebracht hat, verfolgt Rivian eine wichtige Mission: den CO2-Ausstoß weltweit zu verringern.
Rivian hat sich im Rahmen des Climate Pledge selbst dazu verpflichtet, bis 2040 – 10 Jahre vor dem bei der UN-Klimakonferenz in Paris gesetzten Ziel – bei seinen CO2-Emissionen Netto-Null zu erreichen. Im Sinne dieses Ziels und um den weltweiten Übergang zu nachhaltiger Energie zu unterstützen, müssen Einzelpersonen und ganze Branchen am selben Strang ziehen und alles überdenken, angefangen bei einzelnen Technologien und Prozessen bis hin zur übergeordneten Kultur und den Systemen, in denen sie existieren.
"Der Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit ist entscheidend für uns, um unsere Mission zu erfüllen", so Rivian. Die Teams, die sich dieser enormen Herausforderung stellen, nutzen für ihre Arbeit die Atlassian Cloud-Plattform.
Als Rivian schnell von einem ambitionierten Elektrofahrzeug-Startup zu einem weltbekannten börsennotierten Unternehmen aufstieg, kamen immer mehr neue Tools hinzu, was die Effizienz, die Effektivität und die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigte. Um seine Ziele erreichen zu können, musste das Unternehmen seine Tools und seine Arbeitsweise verbessern.
Durch die Zentralisierung mit Atlassian Cloud Enterprise und Verbesserungen bei der Arbeitsweise spart der Pionier im Bereich Elektrofahrzeuge jährlich über 2,5 Millionen USD ein, trifft fundiertere Entscheidungen und verbessert durch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Autonomie und Governance die Benutzerfreundlichkeit.
Durch die Atlassian-Automatisierung spart jeder an diesem Prozess beteiligte Stakeholder pro Monat bis zu 60 Stunden an administrativer Arbeit ein. Bei der Automatisierung geht es nicht nur um Zeitersparnisse – es geht auch um Freiheit. Wir können unsere Zeit jetzt sinnvoller investieren.
Mike Hayes
Senior Architect, Digital Workspace & Solutions
Entwicklung eines Business Case für Konsolidierung und Migration nach einem enormen Wachstum
Die Mitarbeiteranzahl von Rivian ist innerhalb von vier Jahren exponentiell gestiegen. Das Unternehmen wollte seinen mehr als 90 Teams die bisher gewohnte Freiheit lassen, damit sie weiterhin innovativ sein können. Doch wie jedes schnell wachsende Unternehmen mit großen Ambitionen musste auch Rivian seine Arbeitsweisen standardisieren, um Effizienz und Einsparungen zu erzielen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, richtete Rivian als Erstes ein Komitee ein, das ein klares Ziel verfolgte: die Auswahl der Systeme und Tools, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, zu verbessern und die Teams auf die Plattformen auszurichten, die sie für optimales Arbeiten benötigen.
Zu der Zeit verfügte das Unternehmen über mehrere Software-Suiten. Produktmanagerin Emily Novak und ihr Digital Workplace & Solutions-Team analysierten jedes Toolset, um mehr über die Nutzung in den verschiedenen Abteilungen zu erfahren.
Bei dieser Analyse stellte das Team fest, dass Jira am häufigsten genutzt wurde und dass sich einige Features und Funktionen mit denen anderer Tools überschnitten. "Es war am sinnvollsten, alles mit Atlassian zu zentralisieren", erklärt Emily. "Die Tools entsprachen den Anforderungen unserer Benutzer. Viele verwendeten Jira bereits. Wir mussten nur noch die unterschiedlichen Projektmanagement-Anforderungen auf dieser Plattform zusammenführen und optimieren."
Die Stakeholder wussten gar nicht, was ihnen entgeht, bis wir sie in Jira integriert, sie mit anderen Stakeholdern verbunden und ihnen Möglichkeiten zum Verbessern von Überprüfungsprozessen aufgezeigt hatten.
Emily Novak
Product Manager, Digital Workspace & Solutions
Einsparungen in Millionenhöhe und verbesserte Benutzerzufriedenheit mit nur einer Lösung
Auf der Grundlage dieser Daten entwickelte das Digital Workplace & Solutions-Team einen Business Case, um aufzuzeigen, wie Rivian seine Tools konsolidieren und seinen Mitarbeitern helfen kann, sich besser zu vernetzen, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. In Zusammenarbeit mit Ben Center, dem Leiter des Business Value Advisory-Teams von Atlassian, wurden verschiedene Kosteneinsparungsprognosen erstellt.
"Es stellte sich heraus, dass wir jährlich 2,5 Millionen USD einsparen können, wenn wir alles mit Atlassian Cloud zentralisieren und Governance hinzufügen. Das ist eine jährliche Kosteneinsparung von 36 %", berichtet Emily. "Dazu mussten wir mehrfach vorhandene Lizenzen bei verschiedenen Tools reduzieren, die Governance stärken und die Anzahl an Add-ons für andere Apps begrenzen, die durch Atlassian Marketplace-Apps überflüssig wurden."
Das Finanzteam von Rivian war angesichts der potenziellen Einsparungen zwar schnell von Atlassian überzeugt, aber einige Benutzer, die mit anderen Tools vertraut waren, blieben anfangs skeptisch. Um ihre Bedenken auszuräumen und ihren Rückhalt zu gewinnen, verfolgte das Digital Workplace & Solutions-Team einen praxisorientierten Ansatz. Die Teammitglieder zeigten den Stakeholdern, wie sie Jira und Jira Service Management nutzen können, um miteinander und mit externen Anbietern zusammenzuarbeiten, ohne sich auf E-Mails verlassen zu müssen. "Nachdem wir den Leuten gezeigt hatten, wie Jira funktioniert, wollten es alle haben", erinnert sich Senior Architect Mike Hayes.
Emily fügt hinzu: "Wir haben den Benutzern auch versichert, dass wir ihnen ihre derzeitige Arbeitsweise nicht nehmen würden, bis sie mit Atlassian vertraut sind. Wir haben ihnen gezeigt, wie wir die Prozesse im Laufe der Zeit verbessern und modernisieren wollen." Rivian hoffte, dass es den Übergang erleichtern würde, wenn die Teams ihre alten Tools behalten dürfen, bis sie sich mit Atlassian vertraut gemacht haben.
Mit voller Zustimmung und dem Rückhalt der meisten Benutzer begann das Digital Workplace & Solutions-Team mit der Entwicklung eines agilen Migrations- und Kommunikationsplans. In den folgenden acht Monaten half Rivian rund 10.000 Benutzern dabei, mithilfe der Atlassian-Tools zur Migrationsunterstützung den Großteil ihrer Arbeit auf Atlassian Cloud Enterprise zu verlagern.
Laut Gustavo Moura, Solution Engineering Manager, war die Zusammenarbeit zwischen Rivian und Atlassian entscheidend für den Erfolg dieser Initiative. "Unsere Partnerschaft mit Atlassian war einer der Gründe, warum diese Migration überhaupt möglich war", erklärt er. "Während der Ideenfindungsphase wurden wir von Atlassian beraten. Während der Migrationen fanden wir von Atlassian entwickelte Tools für einen reibungsloseren Übergang. Und seit diesen Migrationen war Atlassian immer offen und bereit, seine Produkte für das Arbeitsmanagement zu verbessern."
Eine überraschende Strategie für das Änderungsmanagement schafft Vertrauen und langfristige Akzeptanz
Im Rahmen des Änderungsmanagements kommunizierte Rivian während des gesamten Migrations- und Zentralisierungsprozesses klar und häufig, bot Sprechstunden für Fragen oder Schulungsthemen an, richtete Slack-Channels für schnellen Support ein und nahm das hin, was Mike als "eingeplante kurzfristige Ineffizienzen" bezeichnet.
Bei einigen Workflows gab es zum Beispiel vorübergehend doppelte Felder. "Es war dasselbe Feld mit denselben Daten, aber wir haben beide beibehalten, damit die Benutzer zuerst die vertraute Ansicht hatten", erklärt Mike. "Die Atlassian-Automatisierung kam hinter den Kulissen zum Einsatz, um die Felder zu synchronisieren. Im Laufe der Zeit wurden die Doppelungen dann reduziert. Wir haben die Benutzer nicht einfach ins kalte Wasser geworfen, weil wir dann sicher auf Widerstand gestoßen wären."
Diese kurzfristigen Ineffizienzen zahlten sich aus, weil die Benutzer Vertrauen fassen konnten und so die Grundlage für langfristige Akzeptanz gelegt wurde.
Transformation des Kaufanfrageprozesses, um Zeit und Geld zu sparen
Mithilfe von Atlassian Cloud hat Rivian verschiedene Prozesse transformiert und neue Lösungen für die Teamarbeit entwickelt, um die Effizienz, die Effektivität und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Eine dieser Lösungen ist das IPR-System (Internal Purchasing Review) zur Überprüfung von Anschaffungen aller Art und jedes Umfangs.
Vorher nutzten über 300 Stakeholder eine Vielzahl an Tools, um jeden Monat etwa 2.200 Käufe einzureichen, zu überprüfen und zu genehmigen – und es wurden immer mehr. Der Prozess funktionierte, aber die isolierten Abteilungen, die sich wiederholenden Workflows und die Nutzung unterschiedlicher Tools ohne zentrale Informationsquelle beschränkten die Effizienz und die Skalierbarkeit.
"Coupa stellt Schecks aus, aber der Kontext fehlt. Es ist schwer, diszipliniert mit Ausgaben umzugehen, wenn man keinen Kontext hat", sagt Mike. "Jetzt führen wir Zahlungen mit Coupa durch und Atlassian sorgt für Kontext und Verantwortungsbewusstsein."
Geschwindigkeit und Standardisierung mit einer neuen Lösung verbessern
Um diese Herausforderungen zu lösen, nutzte Digital Workplace & Solutions Jira Service Management, Assets, Jira und andere integrierte Tools, um eine neue IPR-Lösung zu entwickeln, die Benutzern gleichermaßen Freiheit und Effizienz bietet, mit Standardisierung und Kontrolle für das Unternehmen.
Emily erklärt: "Die Integration von Coupa in Jira Service Management ermöglicht uns, Coupa-Daten in JSM zu übertragen, um historische Referenzen und mehr Kontext zu jedem Teil zu erhalten. Die Stakeholder wussten gar nicht, was ihnen entgeht, bis wir sie in Jira integriert, sie mit anderen Stakeholdern verbunden und ihnen Möglichkeiten zum Verbessern von Überprüfungsprozessen aufgezeigt hatten."
Jetzt können Benutzer Kaufanfragen über Coupa einreichen (obwohl Jira Service Management auch die Erfassung übernehmen könnte).
Dann werden die übermittelten Daten automatisch in ein Jira Service Management-Ticket übernommen.
Das Ticket wird dem Finanzteam zugewiesen, damit es mit den vier Phasen der Überprüfung beginnen kann:
- Zuerst wird bestimmt, ob das Budget verfügbar ist.
- Sobald die Finanzabteilung zustimmt, wird die Anfrage an den "Spend Control Tower" gesendet, eine Untergruppe des Finanzteams, die feststellt, ob der Kauf den Prioritäten und Regeln des Unternehmens entspricht.
- Bei Technologiekäufen wird die Anfrage automatisch an den "Tech Council" (Teil der IT-Organisation) weitergeleitet, um die vorgeschlagene Lösung aus technologischer Sicht zu bewerten.
- Schließlich, wenn der Kauf über 200.000 $ kostet, entscheidet der "Sourcing Council" (Teil des Beschaffungsteams), ob der Kauf jetzt oder später getätigt werden sollte.
In jeder Phase oder jedem "Gate" der Überprüfung gibt es mehrere Tasks, die die Beteiligten in Jira erledigen.
Zum Beispiel hält der Spend Control Tower jede Woche fünf Meetings ab, um Anfragen zu prüfen. Die Automatisierungsregeln von Atlassian lösen eine Reihe detaillierter E-Mails an den Vorstand und die Stakeholder aus, die Informationen über den Meetingzeitplan und die Tagesordnung, Erinnerungen an bevorstehende Meetings und eine Zusammenfassung aller Meetingaktivitäten der vergangenen Woche enthalten.
"Durch die Atlassian-Automatisierung spart jeder an diesem Prozess beteiligte Stakeholder pro Monat bis zu 60 Stunden an administrativer Arbeit ein", sagt Mike. "Bei der Automatisierung geht es nicht nur um Zeitersparnisse – es geht auch um Freiheit. Wir können unsere Zeit jetzt sinnvoller nutzen."
Die Entwicklung einer Lösung, die diese abgegrenzten Prüfungen verwaltet, wäre für sich schon wirkungsvoll gewesen. Aber das Team von Emily und Mike hatte noch mehr im Sinn.
Automatisierung trifft Anpassung für eine bessere Benutzererfahrung
Digital Workplace & Solutions hat nicht nur den Prozess für Kaufprüfungen optimiert, sondern auch jedes Feld und jede E-Mail sorgfältig geprüft, um das beste Erlebnis für alle Beteiligten zu schaffen. Zum Beispiel werden Kostenschätzungen mit Dollarzeichen und Kommas angezeigt, sodass sie für Genehmigende leicht lesbar sind. Die Automatisierungsregeln von Atlassian entfernen im Hintergrund aber sämtliche Formatierungszeichen für Berechnungen und Berichte.
Auch die E-Mails wurden mit Blick auf die Benutzer erstellt. Vorher war das Erstellen und Senden dieser E-Mails ein manueller Prozess, der Stunden in Anspruch nahm und zu häufigen Fehlern führte. Jetzt verwenden Benutzer durchdachte Vorlagen, die sie entweder schnell genehmigen und für den automatischen Versand in die Warteschlange stellen können – oder sie nehmen Änderungen vor und öffnen zuerst eine Vorschau, bevor sie die E-Mails manuell versenden.
Kein Detail wurde außer Acht gelassen, einschließlich der Formatierung der Namen der Meetingteilnehmer, damit sie in Outlook und Slack korrekt eingetragen werden. Zum Beispiel erhalten Stakeholder automatische Slack-Benachrichtigungen, wenn ein Fehler auftritt, der den IPR-Prozess aufhält. Die Nachricht informiert nicht nur die richtigen Personen über den Fehler, sondern enthält auch klare Anweisungen, wie er behoben werden und an wen man sich bei Fragen wenden kann.
Wenn Prüfer Felder anpassen oder zum IPR-Workflow hinzufügen möchten, können sie dies zudem selbst tun und benötigen nicht die Unterstützung eines Entwicklers. Dies gibt Benutzern zwar Autonomie, aber Rivian hat auch eine Ebene der Standardisierung hinzugefügt, indem Benutzer aus einer Reihe von Feldern auswählen müssen, die mithilfe von Assets als Konfigurationsmanagement-Datenbank vordefiniert wurden.
Sobald die Anfragen zur Prüfung bereit sind, führen die Beteiligten IPR-Meetings direkt in Jira Service Management durch und nutzen die Lösung, um jede Kaufanfrage schnell einzusehen, zu genehmigen, weiterzuleiten oder abzulehnen.
Während Stakeholder Anfragen prüfen und verwalten, ermöglicht ihnen die JXL for Jira Marketplace-App, jeden Artikel wie in Excel zu bearbeiten und zu organisieren – eine wichtige Funktion, die Nutzer für IPR und andere Workflows schätzen. "Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass JXL-Tabellen das Leben verändern", so Mike. "Wir haben eine Vielzahl von Benutzern mit ebenso unterschiedlichen Projekten, und jeder von ihnen findet JXL wahnsinnig nützlich."
Enge Integrationen zwischen allen Atlassian- und Nicht-Atlassian-Tools von Rivian, die für den IPR-Prozess genutzt werden, stellen sicher, dass in jedem Tool immer die neuesten Daten angezeigt werden, unabhängig davon, wo sie eingegeben wurden. Wenn zum Beispiel ein Stakeholder den Status oder die Beschreibung einer Anfrage in Coupa ändert, werden diese Informationen automatisch auch in Jira Service Management geändert. Automatisierungsregeln ordnen jedes Ticket auch der richtigen Gruppe oder Einzelperson zu, sodass alle Stakeholder wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
Eine neue Lösung stößt eine unternehmensweite Transformation an
Ähnlich wie bei seinem Bestreben, die Karbonisierung zu reduzieren, sieht Rivian bereits, wie kleine Prozess- und Technologieverbesserungen große Auswirkungen haben können. Durch die Zentralisierung in Atlassian Cloud Enterprise und die Entwicklung neuer Lösungen, z. B. des internen Kaufprüfungsablaufs, konnten bereits Millionen eingespart, die Benutzererfahrung verbessert und eine Skalierungsgrundlage gelegt werden, ohne den für Innovationen erforderlichen Freiraum zu verlieren. Außerdem kann Rivian mit Atlassian Analytics alle Daten in seinen Atlassian-Produkten nutzen, um Berichte und Dashboards zu erstellen. Dadurch kann das Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und gleichzeitig Geld für Apps von Drittanbietern sparen.
Heute verbringen die Mitarbeiter einen Großteil ihrer wertvollen Zeit damit, gemeinsam an Dingen zu arbeiten, die Problemlösungen und Diskussionen erfordern (z. B. Meetings, um zu klären, ob ein Kauf genehmigt werden sollte), anstatt mit grundlegenden Aufgaben wie dem Hin- und Herwechseln zwischen Apps, dem Aktualisieren von Tickets, dem Zusammenstellen von Tagesordnungen und dem Versenden von Meetingzusammenfassungen per E-Mail. Außerdem haben die Benutzer mehr Kontext und historische Referenzen, um bessere Entscheidungen treffen zu können.
Digital Workplace & Solutions freut sich auf neue Anwendungsfälle und Verbesserungsideen, einschließlich der Zentralisierung der Serviceorganisation, der Einrichtungen und der Anbietermanagementprozesse von Rivian. "Die IPR-Lösung kann auf andere Prozesse angewendet werden, da jetzt eine Beziehung zwischen all unseren Daten und Tools besteht", so Mike.
Von Tools für Mitarbeiter bis hin zu Autos für Kunden – Rivian geht jede Herausforderung mit einer kollaborativen Denkweise an, um gemeinsam Ziele zu erreichen, die alleine außer Reichweite wären. Auf der Website von Rivian heißt es: "In unserer Geschichte geht es darum, dass Menschen mit einer gemeinsamen Mission zusammenkommen: unseren Planeten und die Kulturen, die ihn bewohnen, für kommende Generationen zu schützen."
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