Toolkit für die Cloud-Einführung
E-Mail-Vorlagen als Grundlage für einen Kommunikationsplan und zur Information von Teams bei einem Cloud-Rollout
E-Mail- und Ankündigungsbanner-Vorlagen für die Einführung von Atlassian Cloud-Produkten
Der Erfolg deiner Cloud-Migration hängt davon ab, dass deine Teams die neuen Cloud-Produkte auch annehmen. Zu diesem Zeitpunkt deiner Migration bist du dir wahrscheinlich bewusst, wie wichtig eine durchdachte Kommunikation als Teil deines Änderungsmanagementplans ist. Teams müssen die Botschaft immer wieder über verschiedene Kanäle hören, bevor die Änderung umgesetzt wird. Wenn du deinen Teams die nötige Zeit gibst, um sich mit der neuen Änderung vertraut zu machen, sind sie dem Rollout gegenüber offen eingestellt und darauf vorbereitet. Wenn die Botschaft von einer Person ihres Vertrauens vermittelt wird, kommt sie mit größerer Wahrscheinlichkeit an.
Um deine Teams beim Umstieg auf die Cloud zu unterstützen, haben wir eine Reihe von anpassbaren Vorlagen für E-Mails und Ankündigungsbanner erstellt, mit denen du deine Teams über die Cloud-Einführung informieren kannst.
Was sind Ankündigungsbanner?
Ankündigungsbanner sind aufmerksamkeitsstarke Benachrichtigungen, die oben auf den Benutzeroberflächen der Atlassian-Produkte platziert sind und Benutzern wichtige Informationen auf gut sichtbare und leicht zugängliche Weise bieten. Die Konfiguration von Ankündigungsbannern kann von Administratoren oder Personen mit entsprechenden Administratorrechten in den Atlassian Cloud-Produkten (Jira Software und Confluence) sowie den Server- und Data Center-Produkten (JSW und Confluence) vorgenommen werden.
Wann du diese Vorlagen verwendest
Diese E-Mail- und Ankündigungsbanner-Vorlagen sollen die Einführung der neuen Cloud-Produkte vor und während des Starts deiner Migration fördern. Die E-Mail-Vorlagen dienen nicht dazu, auf die Migration selbst aufmerksam zu machen. Zu diesem Zeitpunkt des Prozesses solltest du bereits in den vorherigen Phasen (Bewertung, Planung, Vorbereitung, Test und/oder Migration) mit deinen Teams über die Migration gesprochen haben. Mindestens einen Monat vor dem Start sollten deine Benutzer wissen, dass eine Migration stattfindet, wann sie stattfindet und warum. Hinweise dazu, was in den früheren Phasen zu kommunizieren ist, findest du im Toolkit für die Cloud-Migration.
So nutzt du diese Vorlagen
- Bestimme, über welchen Kanal du mit deinen Benutzern kommunizieren wirst. Diese Vorlagen sind als E-Mails und Ankündigungsbanner im Produkt konzipiert, aber wenn du dich dafür entscheidest, MS Teams, Slack oder eine andere Plattform zu verwenden, solltest du den Text entsprechend aktualisieren.
- Kopiere die nachfolgende Vorlage und füge sie in eine neue E-Mail-Nachricht, ein Ankündigungsbanner oder ein anderes Kommunikationstool deiner Wahl ein.
- Passe [Platzhaltertext] an. An vielen Stellen kannst du den Produktnamen anpassen (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud usw.). Aktualisiere den Text je nachdem, welche Produkte du einführst.
- Füge zusätzlichen Kontext hinzu, damit deine Benutzer verstehen, wie und warum dein Unternehmen die Cloud-Produkte von Atlassian einsetzt.
- Entferne alle Inhalte, die für deine Benutzer nicht relevant sind.
- Wenn du E-Mail-Vorlagen verwendest, sende die E-Mails an deine Benutzer und lade sie ein, die neuen Produkte auszuprobieren und Feedback zu geben, indem sie auf die E-Mail antworten.
TIPP: Passe diese Vorlagen gegebenenfalls für bestimmte Funktionen oder Abteilungen an, die einen anderen Kenntnisstand bezüglich der Änderung haben. Wenn zum Beispiel dein Finanzteam zum ersten Mal Confluence Cloud nutzt, musst du anders mit ihm kommunizieren, als wenn du Jira Software Cloud für Entwicklerteams einführst, die Jira Server seit Jahren verwenden.
Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess
Die folgenden E-Mail-Vorlagen kannst du zum Zeitpunkt der Einführung deiner Atlassian Cloud-Produkte verwenden. Nach einem gelungenen Umstieg kannst du die Häufigkeit der Kommunikationen reduzieren. Gleichzeitig ist es nicht ratsam, ganz darauf zu verzichten. Wir empfehlen, deinen Nutzern einen monatlichen oder vierteljährlichen Newsletter zukommen zu lassen, um sie über neue Funktionen, Einblicke und Erfolgsgeschichten aus deinem Unternehmen sowie über zusätzliche Anwendungsfälle zu informieren. So erweiterst du die Perspektive deiner Teams auf ihre Atlassian-Produkte. Wenn du bereits einen IT-Newsletter mit Updates für dein übriges Toolset versendest, genügt es, wenn du die Atlassian-spezifischen Informationen in deinen bestehenden Newsletter aufnimmst.
TIPP: Abonniere die Atlassian Cloud Roadmap, um über neue Cloud-Funktionen informiert zu werden, sobald sie verfügbar sind, damit du deine Nutzer darauf vorbereiten kannst.