Inklusive Meetings

Vorbereitung (30 Minuten)

Deine Aufgaben, um die du dich schon vor dem Meeting kümmern solltest: Gib den zurückhaltenderen Teammitgliedern früh die Chance, ihre Meinung zu äußern. Halte die Gruppe möglichst klein, um niemanden einzuschüchtern, und sorge dafür, dass alle die Gelegenheit haben, etwas beizutragen.

1. Setze eine detaillierte Agenda für das Meeting auf und sende sie mindestens 24 Stunden vor Beginn des Meetings an alle Teilnehmer.
Formuliere die Agendapunkte als Fragen, nicht als Themen. Bitte die Teilnehmer, sich vorzubereiten. So haben die Introvertierten die Möglichkeit, sich außerhalb der potenziell stressigen Meetingsituation mit den Informationen zu befassen. Bitte die "lauteren" Teammitglieder (z. B. Männer, Extrovertierte), mit gutem Beispiel voranzugehen und ihren weiblichen, remote arbeitenden oder introvertierten Kollegen Raum zur Beteiligung zu geben.

2. Wähle die Meetingteilnehmer sorgfältig aus.
Je mehr Personen anwesend sind, umso schwieriger ist es für die einzelnen Teilnehmer, sich Gehör zu verschaffen. Die Eingeladenen sollten anhand der Agenda entscheiden können, ob sie wirklich am Meeting teilnehmen müssen. Bitte die Eingeladenen, nur dann zuzusagen, wenn sie direkt beteiligt sind und etwas beizutragen haben (und dir bei Bedarf Kollegen zu nennen, die an ihrer Stelle teilnehmen sollten).

3. Plane genügend Zeit für alle Agendapunkte ein.
Unter Zeitdruck verlaufen Meetings zwar effizienter, aber wenn die Zeit zu knapp ist, kommen stillere Teilnehmer oft nicht zu Wort. Sorge dafür, dass die Zeit ausreicht, damit alle ihre Meinung äußern, auf die Aussagen der anderen eingehen und zu einer Übereinkunft gelangen können.

Einführung (5 Minuten)

Eine faire Sitzplatzverteilung zeigt, dass alle gleich wichtig sind.
Achte darauf, dass am Konferenztisch alle bequem Platz haben. Wenn an einem Ende des Tischs mehr Personen sitzen, verteile sie gleichmäßiger, damit alle problemlos gesehen und gehört werden können. Wenn du mutig bist, kannst du dieses Prinzip auf die Spitze treiben: Statt nur die Remote-Teammitglieder virtuell auf dem Bildschirm am Meeting teilhaben zu lassen, verlege einfach die gesamte Sitzung in den virtuellen Raum. Auch die Mitarbeiter vor Ort müssen dann remote teilnehmen.

Alle sollen sich willkommen fühlen.
Stelle alle Teilnehmer kurz vor und sage jeweils dazu, weshalb sie zum Meeting eingeladen wurden. So minderst du mögliche Spannungen gleich zu Anfang und sorgst dafür, dass sich alle wertgeschätzt und einbezogen fühlen.

Grundregeln sind wichtig.
Erinnere alle Anwesenden daran, sich nicht gegenseitig ins Wort zu fallen. Bitte stille Zuhörer, sich an der Diskussion zu beteiligen und bei Bedarf auf Störungen hinzuweisen. Wenn Remote-Teilnehmer dabei sind, fordere die Anwesenden auf, diese ebenfalls einzubeziehen. Weise auf Funktionen für Wortmeldungen oder Nachrichten hin, die alle kennen sollten.

Erläutere die Struktur des Meetings. Ihr könnt beispielsweise alle der Reihe nach etwas zum Thema sagen oder einen Gegenstand herumreichen, den die Sprechenden in der Hand halten sollen. Vereinbart gegebenenfalls ein akustisches Signal (zum Beispiel ein quietschendes Gummihuhn), das darauf hinweist, dass jemand das Gespräch an sich reißt.

Definiere eine klare Rollenverteilung und Agenda für das Meeting.
Erkläre, wer für welchen Punkt auf der Agenda zuständig ist, wer das Meeting leitet und welche Ziele ihr damit verfolgt.

Abschluss (5 Minuten)

Fasse die wichtigsten Punkte und Entscheidungen noch einmal zusammen, damit ihr alle auf demselben Stand seid. Kläre (oder wiederhole) dann die nächsten Schritte und die dafür zuständigen Personen.

Danke zum Schluss allen für ihre Beteiligung und betone, welchen Nutzen dieses Meeting hatte. Beispiel: "Dank der heute hier getroffenen Entscheidungen können wir den Rest des Projekts nun wesentlich schneller abschließen."