Priorisierungsmatrix für alles Notwendige
Visualisiere die relative Priorität der Projekte deines Teams und vergleiche sie dann mit den Arbeitsanfragen von anderen Teams.
ZWECK DIESES SPIELS
Erstelle Quartals- und Jahrespläne, die angesichts der verfügbaren Ressourcen die größte Wirkung erzielen.
Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme in den Bereichen oder beim Gesundheitscheck hat.
Mitarbeiter
3–6
Vorbereitungszeit
30 Minuten
Zeit
60 Minuten
Schweregrad
Hoch
Durchführung
Manche Dinge bleiben einfach ewig liegen. Das ist ok – solange ihr euch einig seid, dass unternehmenskritische Aufgaben zuerst angegangen werden und ihr dann alles Weitere abarbeitet.
Materialien
Whiteboard oder großformatiges Papier
Filzstifte
Haftnotizzettel
Karteikarten
Vorbereitung
Fülle vor der Sitzung eine Karteikarte für jede Aufgabe aus, die priorisiert werden soll. Die Aufgabeneinheiten können unterschiedlich groß sein (Aufgaben, User Storys, Projekte, Initiativen usw.), allerdings ist es viel einfacher, wenn alles eine ähnliche Größe hat, damit auch wirklich Äpfel mit Äpfeln verglichen werden.
Beschreibe auf jeder Karte die vier Faktoren, die du berücksichtigst:
- Beschreibung
- Erwartetes Ergebnis
- Aufwandsumfang
- Risiken und Abhängigkeiten
BEISPIEL
Gehe bei jeder Karteikarte nach diesem Muster vor.
SCHRITT 1
Einführung (5 Minuten)
Bringe die Gruppe gedanklich auf eine Linie: Obwohl hier mehrere Teams involviert sind, sind wir ein Unternehmen mit einem gemeinsamen Ziel.
Wenn wir in diesem Sinne Prioritäten setzen, stehen unsere Chance gut, uns gemeinsam darüber zu verständigen, was uns bei der Umsetzung unserer Ziele hilft (und was nicht). Können wir uns nicht einigen, kann dies zu Konkurrenzdenken führen und wichtige Aufgaben verzögern.
SCHRITT 2
Matrix vorbereiten (5 Min.)
Zeichne ein 2 x 2 großes Raster auf ein Whiteboard oder großformatiges Papier und schreibe die wichtigsten Ziele deines Teams darüber. Beschrifte die X-Achse mit "Dringlichkeit", wobei auf der linken Seite "Früher" und auf der rechten Seite "Später" steht. Füge "Auswirkung" als Beschriftung zur Y-Achse hinzu, wobei "Niedrig" ganz unten und "Hoch" ganz oben steht.
Notiere über der Matrix das wichtigste Ziel (oder ggf. die wichtigsten zwei Ziele) deines Teams.
Profitipp
Das übergeordnete Ziel deines Teams zu formulieren, ist wesentlich einfacher, wenn der Gesundheitscheck im Bereich "Gemeinsames Verständnis" grün zeigt. Wenn nicht, führt zuerst die Spiele OKRs (Objectives and Key Results), Ziele, Signale und Maßstäbe oder Kurzpräsentation durch, bevor ihr eure Aufgaben priorisiert.
Schritt 3
Aufgaben des eigenen Teams priorisieren (20 Min.)
Klebt die Karten gemeinsam im Team auf das Whiteboard und zwar so, wie diese auf Grundlage ihrer Auswirkungen und ihrer Dringlichkeit im Verhältnis zu den anderen Karten stehen.
Besprecht in der Gruppe, wie ihr die Karten positioniert, und verschiebt diese so lange, bis sie gleichmäßig auf dem Whiteboard verteilt sind. Üblicherweise klebt am Anfang alles oben links, aber die Karten müssen auf jeden Fall verteilt werden.
Schritt 4
Machbarkeitslinien einzeichnen (10 Min.)
Zeichne zwei Bögen auf das Whiteboard, um die unbedingt erforderlichen Aufgaben von den nicht unbedingt erforderlichen, aber wünschenswerten Aufgaben und denjenigen, die ihr wahrscheinlich nicht durchführen werdet, zu trennen.
Alle oben links aufgeführten Aufgaben stehen nicht zur Diskussion, da sie einfach erledigt werden müssen. Hier dürfen nur Aufgaben stehen, die zur Erreichung des Ziels unerlässlich sind.
Alles unten rechts wird wahrscheinlich gestrichen. Das bedeutet jedoch nicht, dass es niemals erledigt wird. Zuvor müssen aber erst die wichtigeren Aufgaben abgeschlossen werden.
Versuche, die unbedingt erforderlichen Aufgaben auf etwa 40 % der Kapazität des Teams und die wünschenswerten Aufgaben auf etwa 30 % zu beschränken. So bleibt noch etwas Kapazität, um die Anfragen anderer Teams zu erfüllen – ganz zu schweigen von den gänzlich unerwarteten Aufgaben, die plötzlich auftauchen können.
Profitipp
Sich darauf zu einigen, was zurückgestellt werden kann und was nicht, kann heikel sein. Erinnere die Gruppe an das übergeordnete Ziel, dann könnt ihr etwaige Konflikte vermeiden.
Schritt 5
Anfragen anderer Teams einbinden (15 Min.)
Bei der Priorisierung von Anfragen anderer Teams gegenüber den Aufgaben, die bereits auf eurer Agenda stehen, solltet ihr euch die nachstehenden Fragen stellen:
Sind die Ziele des anderen Teams geschäftskritisch (z. B. auf Unternehmensebene)?
Welche Auswirkungen hätte es auf das Ziel des anderen Teams, wenn ihr dessen Anfrage nicht nachkommen würdet?
Sobald die Anfrage(n) positioniert wurde(n), zeichne deine Linien neu, um anzugeben, was ihr jetzt erreichen könnt. Ist das Ziel deines Teams gefährdet, wenn ihr der Anfrage nachkommt, kommuniziert dies klar und deutlich und erörtert die Möglichkeiten.
Wenn die Ziele beider Teams geschäftskritisch sind, bitte die Unternehmensführung um weitere Mitarbeiter.
Ist das Ziel des anderen Teams geschäftskritisch, nicht aber das eigene, dann komme der Anfrage nach.
Ist keines der Ziele der Teams geschäftskritisch, seht euch die Angelegenheit im Detail an und einigt euch.
Profitipp
Zu welchem Ergebnis diese Übung auch immer führt, kommuniziere die getroffenen Entscheidungen, etwaige Risiken auf dem Weg zum Erfolg und die Gründe dafür.
BEISPIEL
Sieh dir eine Prioritätsmatrix an, die von einem unserer Teams erstellt wurde.
Alles klar?
Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.
Nachbereitung
Informiere das gesamte Projektteam, die Stakeholder und alle anderen Personen, deren Arbeit hiervon betroffen sein könnte, über die Ergebnisse dieser Sitzung. Erkläre, warum du die Linien so eingezeichnet hast, und zeige alle verbleibenden Risiken auf.
Du kannst vom Playbook nicht genug bekommen?
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