Stakeholder-Kommunikationsplan

Vorbereitung (30 Minuten)

Erstelle eine Tabelle auf einem Whiteboard oder in einem gemeinsamen Dokument. Die Spaltenüberschriften sollten wie folgt lauten: "Zielgruppe, Kanäle, Kommunikationen, Links/Weitere Infos". Beschrifte die Zeilen mit "Täglich, Wöchentlich, Vierzehntäglich, Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich, Ad hoc".

Bitte alle Teilnehmer, eine eigene Brainstorming-Liste eurer Zielgruppe (Stakeholder) zum Meeting mitzubringen. Diese Liste könnte Folgendes beinhalten: den zuständige Vertreter der Führungsetage, Teammitglieder, Führungsteam, Partnerteams, mit denen ihr zusammenarbeitet, angrenzende Teams oder nachgeschaltete Teams usw.

Falls es einen Moderator gibt, sollte er eine Liste der bestehenden Kommunikationen des Teams mit den Stakeholdern zum Meeting mitbringen. Aus dieser Liste sollte auch hervorgehen, warum ihr eure Inhalte kommuniziert und welche Kanäle ihr dazu normalerweise verwendet. Diese Liste enthält alltägliche Dinge wie aktuelle Informationen zu kleineren Entscheidungen, die über Slack-Channels getroffen wurden, sowie einmalige Mitteilungen, beispielsweise zu Lunch & Learn-Veranstaltungen oder Präsentationen auf Belegschaftsversammlungen.

Definition des Ziels (10 Minuten)

Beschreibt mit einer oder mehreren Aussagen, was ihr mit dem Vorbereiten eines Plans für die Kommunikation mit den Stakeholdern erreichen möchtet. Formuliert hierbei im Format {SUBSTANTIV} + {VERB}. Bitte eine Person, am Whiteboard mitzuschreiben, während die ganze Gruppe gemeinsam brainstormt. Eure Aussagen zum Ziel müssen nicht zu 100 % perfekt ausformuliert sein, 80 % genügen völlig. Lege also ein Zeitfenster für diese Aktivität fest. Bei Bedarf könnt ihr später immer noch am genauen Wortlaut feilen.

Beispiele für Ziele, die mit Kommunikationsplänen erreicht werden sollen:

• Vertrauen mit unseren Stakeholdern aufbauen
• Risiken reduzieren, die sich aus doppeltem Aufwand und Engpässen durch Abhängigkeiten ergeben
• Nachgeschaltete Teams über unsere Arbeit informieren und wie sie sich auf deren Arbeit auswirken kann

Festlegen, wer eure Stakeholder sind (5 Minuten)

Teile das Team in Gruppen mit 2 bis 4 Personen ein. Geht in jeder Gruppe die Brainstormings zu den Stakeholdern durch, die im Vorfeld vorbereitet wurden. Einigt euch als kleine Gruppe auf die wichtigsten Stakeholder, die in euren Kommunikationsplan einbezogen werden sollen. Definiert für jeden Stakeholder die jeweilige Beziehung zu eurem Projekt/Team. Handelt es sich um einen Entscheidungsträger? Einen Partner zur Ideenkonfrontation? Eine Fachperson? Jemanden, der Hindernisse aus dem Weg räumt?

Präsentiert die Ergebnisse dem gesamten Team, und erarbeitet einen Konsens über die Stakeholder, für die ihr tätig seid.

Festlegung eurer Kommunikationsmethoden (15 Minuten)

Legt nun die effektivste Art der Kommunikation für jeden Stakeholder fest.

Überlegt euch, welche Informationen ihr über welches Tool austauschen werdet. Du kannst zum Beispiel mit deinem direkten Team über einen Chatroom kommunizieren, in dem ihr kleinere Updates austauscht und euch gegenseitig um Mithilfe und Anregungen bittet.