Sophos mejora la ciberseguridad, la productividad y el impacto con Atlassian Cloud

Simplificar en aras de la eficiencia y la capacitación

Tras pasar de las implementaciones de Server a Data Center de Jira y Confluence en 2019, el crecimiento de la plantilla, la expansión global y la adopción generalizada de las herramientas de Atlassian siguieron ejerciendo presión sobre su infraestructura. Con tantos usuarios y tanta actividad, la carga se estaba volviendo inmanejable.

El ritmo del cambio también se aceleraba. "Todo se mueve más rápido. Y cuando la empresa funciona rápido, la TI tiene que funcionar más rápido", afirma el director de ingeniería empresarial Rajeev Kapur. El equipo quería probar nuevas herramientas y procesos de metodología ágil en aras de la innovación, pero integrar la nueva tecnología era difícil porque el software estaba detrás de un firewall. Además, el departamento de TI pasaba la mayor parte del día solucionando incidencias, dejando poco tiempo para proyectos estratégicos e iniciativas con visión de futuro.

La migración a Cloud ofrecía la oportunidad de optimizar en todos los frentes. "La empresa no puede sobrevivir si tenemos varias formas de hacer lo mismo", afirma el ingeniero sénior de infraestructuras Daniel Cave. "Pasar a Cloud fue una oportunidad para limpiar el desorden y mejorar desde la perspectiva de la tecnología y los procesos".

Este enfoque en la optimización y la simplificación se convirtió en la estrella polar de la migración de Sophos. "Debes tener un motivo clave para migrar a Cloud y usarlo como mantra para tu equipo y tus usuarios. Para nosotros, eso era sencillez y capacitación", explica Daniel. "Nuestra filosofía es que no debes dedicar una cantidad infinita de tiempo a configurar y gestionar el sistema. Debería funcionar por sí solo y hacer que vuelvas a hacer tu trabajo. — Al pasarnos a Atlassian Cloud, nos centramos en defender la implementación, mejorar la eficiencia y mirar hacia el futuro".

El éxito de la migración llega en oleadas

Con la decisión de migrar, la siguiente pregunta era cómo. Sophos consideró cambiar y cambiar todo el sistema de una vez, pero al final decidió optimizarlo y cambiarlo (el enfoque recomendado de Atlassian) y migrar instancia por instancia para mostrar el valor lo más rápido posible. El equipo esperaba que escalonar el proyecto en oleadas también ayudara a impulsar la adopción.

El departamento de TI comenzó el proceso de planificación con un ejercicio de telaraña para identificar qué proyectos de Confluence y Jira estaban vinculados para poder migrarlos como una unidad. Luego, reunieron a un grupo de partes interesadas clave de cada área de negocio para ayudar a planificar y probar la migración y actuar como campeones entre sus equipos. "Involucra a los principales responsables de la toma de decisiones de cada unidad de negocio: tanto a los técnicos como a las personas más influyentes", sugiere Daniel. "Entendieron la propuesta de valor, las complejidades, lo que la gente podía y no podía obtener, y devolvieron esa información a sus equipos".

El departamento de TI planificó la siguiente fase en torno a las unidades de negocio que sufrirían el mayor impacto si se producían errores. Para esta oleada, dedicaron aún más tiempo a la planificación y las pruebas para minimizar el riesgo. Rajeev afirma: "La gestión de las partes interesadas y las pruebas de aceptación de los usuarios son los que hacen que la migración sea un éxito. Tienes que ser honesto y coherente".

Para ayudar a la comunicación con las partes interesadas, un administrador de Atlassian creó un comunicado de prensa interno para fijar las expectativas sobre la nueva funcionalidad y entusiasmar a los equipos.

Colaboración y resolución de problemas durante todo el proceso

Durante cada fase de la migración de Sophos, el departamento de TI utilizó Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) y Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) para ayudar en la planificación y la implementación. "Tienes que confiar en que la herramienta de migración se encargará de la gran mayoría de los datos", afirma Daniel. "Entonces puedes concentrarte en la forma más corta de conseguir un sistema operativo".

Adaptavist también desempeñó un papel inestimable a la hora de proporcionar experiencia en planificación de la migración, así como asistencia técnica y de pruebas. Rajeev afirma: "Adaptavist formó parte de nuestro equipo de proyectos. La incorporación de un socio nos permitió aprovechar sus conocimientos, sus conexiones con los proveedores de aplicaciones y su experiencia para migrar más rápido. También ayudaron enormemente con la participación de los usuarios al explicar a las partes interesadas y a los usuarios lo que podían hacer con Atlassian Cloud".

Las API de Atlassian también ayudaron a agilizar el proceso. "Echa un vistazo a las API de Atlassian Cloud para entender lo que hacen. Hubo muchos casos a lo largo del proyecto en los que la API proporcionó soluciones a la gestión a gran escala", explica Dan. "Por ejemplo, como migramos por etapas, creamos un proceso mediante el cual el contenido se convertía en "de solo lectura" antes de moverlo y, luego, en "lectura/escritura" una vez que llegaba al entorno Cloud. Esto significaba que teníamos que cambiar los esquemas de permisos de Jira de forma masiva, tanto en la implementación local como en Cloud. Durante nuestra primera versión, un ingeniero tardó unas horas en hacerlo a mano. En nuestra segunda iteración, un script, basado en las API, lo hacía automáticamente".

Aprovechando los recursos y la orientación de Atlassian y Adaptavist, Sophos completó la mayor parte de la migración en unos seis meses. El equipo ya está cosechando los frutos de trabajar en Cloud y espera recibir más mejoras en el futuro.

La libertad de centrarse en mejorar vidas y resultados

Ahora que Sophos colabora en Atlassian Cloud, los equipos de toda la organización y de todo el mundo pueden trabajar con confianza sin interrupciones, y TI puede actuar como un socio estratégico y más productivo en la empresa.

"La disponibilidad en Atlassian Cloud es definitivamente mejor. El trabajo de nuestro equipo ha cambiado de "¿Por qué tiene problemas Jira?" a '¿Cómo puedo hacer esto en Jira?'" comparte Rajeev. "Ahora podemos pensar en cómo podemos mejorar la vida de nuestros usuarios, en lugar de limitarnos a abordar las incidencias de estabilidad y rendimiento".

Daniel dice que este cambio ha sido significativo tanto para los empleados individuales como para la organización en su conjunto. "Mi puesto ha cambiado por completo de administrador de bases de datos (DBA) a un puesto de habilitación. Ya no somos un grupo de administradores de bases de datos o ingenieros de servidores. Estamos atrayendo y desarrollando empleados que se centran en la eficiencia, las mejoras y el uso de los sistemas. Esas personas tienen un impacto mucho más significativo en la eficacia operativa de la empresa".

En cuanto a la eficiencia, Sophos se deleita con su nueva productividad gracias a la funcionalidad de Cloud nativa. "La automatización de Jira nos ayuda a correr más rápido, gestionar mejor las cosas y adoptar nuevas prácticas", afirma Rajeev. "Por ejemplo, cuando comienza un sprint, todo lo que esté en el sprint se ve empujado automáticamente y los clientes internos reciben actualizaciones de estado. Automatizaciones como estas son más rápidas, fluidas, fáciles y ofrecen una mejor experiencia a las personas que solicitan trabajo". Daniel añade: "Cualquiera puede usar la automatización porque es muy simple".

Todo tiene que ver con el mayor logro de Sophos en materia de migración: lograr su objetivo de simplificar y facilitar. "Tenemos productos sencillos que son fáciles de usar. Queremos lo mismo internamente para ayudar a nuestros empleados a tener más éxito. No debería ser una carga. Simplemente debería funcionar", dice Daniel. "Al migrar a Atlassian Cloud, pasamos de ser un soporte puro a centrarnos en la habilitación de procesos y en volver a añadir valor a la empresa".