Los 5 porqués en acción
Este equipo de software utiliza Confluence para buscar la causa de un aumento en las llamadas de asistencia al cliente.
El equipo de una organización sin ánimo de lucro utiliza Trello para analizar por qué una campaña de recaudación de fondos digital no alcanzó su objetivo.
Un equipo ejecutivo utiliza Miro para determinar por qué el nuevo director de tecnología que contrataron no encaja en la empresa.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Pizarra
Rotuladores
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 5 min
Antes de la reunión, prepara un enunciado de problema. Puede ser algo a lo que tu equipo se enfrenta actualmente o algo que sucedió en el pasado que necesita solucionarse.
Si la reunión se hace a distancia, crea un documento de colaboración (consulta las plantillas opcionales más arriba) y compártelo con el equipo de antemano.
Si la reunión es presencial, añade estas seis columnas:
Enunciado de problema 1
Enunciado de problema 2
Enunciado de problema 3
Enunciado de problema 4
Enunciado de problema 5
¿Cómo podemos solucionarlo?
2. Sentar las bases 5 min
Informa al equipo de lo siguiente al inicio de la sesión:
- Vamos a ahondar hasta llegar al fondo del problema.
- Estamos aquí para investigar, no para culpar.
CONSEJO: CUANTA MÁS CURIOSIDAD, MEJOR
La estrategia Análisis de los 5 porqués tiene un efecto mayor en las empresas que fomentan la curiosidad y aprender de los errores. Este tipo de entorno evita que la estrategia se convierta en un cruce de acusaciones.
3. Lluvia de ideas 5 min
Pide a los participantes que respondan a la siguiente pregunta en referencia al enunciado de problema: "¿Por qué ocurrió?".
Pon un temporizador de 5 minutos. Pide a los participantes que añadan sus respuestas en el documento de colaboración o en la pizarra.
CONSEJO: PREGÚNTALO DE OTRA MANERA
- ¿Cuáles fueron las causas del problema?
- ¿Cuál fue el origen del problema?
- ¿Qué condiciones se dieron para que se produjera el problema?
- ¿Qué contribuyó al problema?
4. Elegid una respuesta 1 min
En equipo, elegid una de las respuestas para utilizarla como el siguiente enunciado de problemas. Sustituid el enunciado de problemas inicial por este.
CONSEJO: VOTAD
Votad con qué enunciados queréis trabajar. Podéis utilizar el Power-Up de votación de Trello o hacer que los participantes añadan un +1 a los enunciados que hayan elegido.
5. Repetid 25 min
Repetid los pasos 3 y 4 hasta que hayáis preguntado "¿por qué?" un total de 5 veces.
CONSEJO: LOS 5 6 7 8 PORQUÉS
Si aún no habéis dado con ello, seguid preguntando "por qué" hasta que concluyáis que tenéis una buena idea del origen del problema.
6. Proponed soluciones 10 min
Una vez que hayáis determinado el origen del problema, pide a los miembros del equipo que propongan soluciones al enunciado de problema final. Elegid una o dos soluciones, asignad un propietario a cada solución y determinad cuándo van a informar los propietarios del progreso de las soluciones.
Seguimiento
Publica todas las notas
Publica las notas de la sesión en un espacio donde todo el equipo pueda verlas.
Haz un seguimiento
Añade el enunciado del problema al tablero de trabajo de tu equipo como elemento de trabajo (por ejemplo, en Jira o Trello).
Comprueba el progreso
Recuerda comprobar el progreso de las soluciones propuestas en el momento acordado.
Variantes
División en grupos
Después de la primera lluvia de ideas, en lugar de votar para elegir un enunciado de problema, pide a los participantes que se pongan por equipos, cada uno dedicado a un enunciado de problema distinto. Luego, continúa con el resto de la estrategia en equipos para ver con qué causa termina cada equipo.
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