Análisis de los 5 "porqués"
Si un proyecto no cumple con las expectativas a pesar de los esfuerzos de tu equipo, date un tiempo para identificar la causa principal. La estrategia de análisis de los 5 porqués permite a tu equipo preguntarse "por qué" varias veces hasta llegar al origen del problema.
Tiempo de preparación
5 min
Tiempo de ejecución
30 min
Personas
3-8
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Elegir un enunciado del problema.
- Preguntar "por qué" cinco veces para determinar la causa principal.
- Proponer una solución.
QUÉ NECESITAS
- Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones.
- Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas).
- Opcional: pizarra física, rotuladores y temporizador.
Recursos de la estrategia
Cómo hacer un análisis de los cinco porqués
Ayuda a tu equipo a llegar al origen de un problema, tanto si estáis en la fase de análisis retrospectivo como si exploráis nuevas oportunidades.
¿Qué es el análisis de los cinco porqués?
El análisis de los cinco porqués es una técnica de resolución de problemas que consiste en preguntar a "¿por qué?" cinco veces para descubrir las causas subyacentes de un problema.
¿Por qué usar la estrategia del análisis de los cinco porqués?
Aprende a convertir un problema actual o anterior en una solución. El análisis de los cinco porqués puede ayudar a identificar por qué un proyecto no cumple con las expectativas. Guiarás a tu equipo a través de un proceso para identificar el problema específico y delimitarlo gradualmente hasta encontrar una solución satisfactoria.
¿Cuándo se debería hacer un análisis de los cinco porqués?
El análisis de los cinco porqués se puede aplicar a casi cualquier problema, equipo o sector. Los equipos de Atlassian utilizan esta técnica cuando los proyectos no salen según lo previsto y quieren descubrir la causa principal para evitar que vuelva a ocurrir.
Cinco ventajas de un análisis de los cinco porqués
- Identifica las causas principales, no los síntomas: al preguntar repetidamente "por qué", el análisis facilita una comprensión más detallada de los problemas para revelar las causas principales, en lugar de solo abordar los síntomas.
- Mejora las capacidades de resolución de problemas: el proceso entrena a las personas para que piensen de manera crítica y cuestionen las suposiciones.
- Previene problemas futuros: al abordar las causas principales en lugar de las soluciones temporales, el análisis de los cinco porqués ayuda a reducir la periodicidad de problemas similares.
- Promueve la mejora continua: el análisis de los cinco porqués fomenta una cultura que busca mejores formas de abordar los problemas.
- Fomenta la colaboración en equipo: la participación de varios miembros del equipo en el análisis de los cinco porqués promueve diversas perspectivas, proporciona información más rica y fortalece la coordinación del equipo.
1. Identifica tu problema
Tiempo estimado: 5 min
Antes de la reunión, prepara un enunciado de problema. Puede ser algo a lo que tu equipo se enfrenta actualmente o algo que sucedió con anterioridad y necesita solucionarse.
Si la reunión se hace a distancia, crea un documento de colaboración (consulta las plantillas opcionales incluidas) y compártelo con el equipo de antemano. En caso de que sea presencial, etiqueta una pizarra con las columnas que se muestran a continuación:
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema 4
Problema 5
¿Cómo podemos solucionarlo?
2. Sentar las bases
Tiempo estimado: 5 min
Informa al equipo de lo siguiente al inicio de la sesión:
- Vamos a ahondar hasta llegar al fondo del problema.
- Estamos aquí para investigar, no para culpar.
3. Pregunta "por qué"
Tiempo estimado: 5 min
Como enunciado inicial del problema, pregunta por qué se ha producido. Pide al equipo que considere lo siguiente:
- ¿Por qué ha pasado esto?
- ¿Cuáles fueron las causas del problema?
- ¿Qué decisiones ha provocado [problema]?
- ¿Qué condiciones se dieron para que se produjera el problema?
- ¿Cuáles son los factores secundarios que contribuyeron a [problema]?
Pon un temporizador de cinco minutos. Trabajando de forma independiente, haz que tu equipo añada sus respuestas en el documento de colaboración o en la pizarra. Elegid una de las respuestas y registradla.
CONSEJO: VOTAD
Votad con qué enunciados queréis trabajar. Podéis utilizar el Power-Up de votación de Trello o hacer que los participantes añadan un +1 a los enunciados que hayan elegido.
4. Determina tu próximo enunciado del problema
Tiempo estimado: 5 min
Convierte la respuesta en "Problema 2". De nuevo, pon un cronómetro para cinco minutos y sigue preguntando "¿Por qué?" y registrando las respuestas hasta que tu equipo llegue a la causa principal del problema.
Pide a los participantes que registren la respuesta en el documento de colaboración o en la pizarra.
5. Repite: "¿Por qué?"
Tiempo estimado: 20 min
Repetid los pasos 3 y 4 hasta que se haya preguntado "¿por qué?" un total de cinco veces.
CONSEJO: LOS 5 6 7 8 PORQUÉS
Es posible que se necesiten menos o más de cinco "por qué" para llegar a la causa principal
6. Identifica la causa subyacente
Tiempo estimado: 5 min
Tras preguntar "por qué" cinco veces, documenta lo que el equipo cree que es la causa principal del problema.
A continuación, verifica tu enunciado final del problema comprobando si abordar esta causa principal evitaría que el problema inicial se repitiera.
CONSEJO: ¡Atrévete!
¿Te atreves? ¿Por qué no pides a los líderes de tus equipos críticos que implementen esta estrategia en sus equipos? Si encuentras brechas en la red, empieza por ejecutar la estrategia de roles y responsabilidades en todos los equipos.
7. Propón soluciones
Tiempo estimado: 10 min
Una vez que hayáis llegado al origen del problema, pide a los miembros del equipo que se propongan soluciones al enunciado de problema final. Elegid una o dos soluciones, asignad un propietario a cada solución y determinad cuándo van a informar los propietarios del progreso de las soluciones.
Seguimiento
Comparte los resultados
Pon en documentos las notas de la estrategia para que todo el equipo pueda acceder a ellas. A continuación, haz un seguimiento del progreso añadiendo el enunciado del problema como actividad en el tablero de trabajo de tu equipo, como Jira o Trello. Por último, asegúrate de comprobar las soluciones propuestas en el plazo acordado.
Variantes
División en grupos
Después de la primera lluvia de ideas, en lugar de votar para elegir un enunciado de problema, pide a los participantes que se pongan por equipos, cada uno dedicado a un enunciado de problema distinto. Luego, continúa con el resto de la estrategia en equipos para ver con qué causa termina cada equipo.
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