¿Qué es el marco de toma de decisiones DACI?
DACI es un marco de trabajo que simplifica el proceso de toma de decisiones, ya que los equipos que lo utilizan deben definir los roles y las responsabilidades de las principales partes interesadas que participan en dicho proceso. Se trata de un acrónimo de las siguientes palabras:
- D = Driver (impulsor): la persona responsable de reunir a las partes interesadas, recopilar toda la información necesaria, determinar el alcance de la decisión y hacer que esta se tome antes de la fecha acordada.
- A = Approver (aprobador): la única persona que toma la decisión. Esto quiere decir que quien desempeña el rol de aprobador, lejos de limitarse a dar el visto bueno, asume un papel más activo.
- C = Contributors (colaboradores): personas que tienen conocimientos sobre el tema y pueden hacer recomendaciones; es decir, tienen voz, pero no voto.
-
I = Informed (destinatarios de la información): personas cuyo trabajo puede verse afectado por la decisión y a las que, por consiguiente, se debería informar sobre dicha decisión una vez que se haya tomado. Estas personas no tienen ni voz ni voto.
Razones para aplicar el proceso de toma de decisiones DACI
En una encuesta realizada por McKinsey & Company, se descubrió que la tasa de cumplimiento de los objetivos y cronogramas de los proyectos en los que se utiliza el marco DACI es un 25 % más alta que la de aquellos en los que no se utiliza.
Cuándo ejecutar una estrategia DACI
Utiliza nuestra plantilla para ejecutar la estrategia DACI cada vez que comiences un nuevo proyecto o te encuentres con un obstáculo en uno en curso. Estas son otras situaciones en las que puede resultar útil emplear el marco DACI:
1. Decisiones complejas: participación de varios departamentos y partes interesadas.
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Ejemplo: decidir una estrategia de lanzamiento de un nuevo producto.
2. Decisiones de alto riesgo: con importantes consecuencias para la organización.
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Ejemplo: tomar decisiones estratégicas de acceso al mercado.
3. Proyectos interdisciplinares: donde se requiere la colaboración entre varios departamentos.
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Ejemplo: desarrollar una función de software.
4. Asignación de recursos: tomar decisiones sobre el presupuesto, el personal o la asignación de tiempo.
-
Ejemplo: asignar el presupuesto de marketing.
5. Mejoras en los procesos: mejorar o implementar procesos.
-
Ejemplo: presentar una nueva herramienta de gestión de proyectos.
Cinco ventajas del marco DACI
- Responsabilidad: el marco DACI asigna los roles y las responsabilidades con claridad, lo que reduce la confusión y aumenta la eficiencia.
- Mejora de la comunicación: el marco DACI mantiene informadas a todas las partes interesadas pertinentes y define desde el principio la forma en que se tendrán en cuenta sus aportaciones.
- Reducción del tiempo de toma de decisiones: el marco DACI agiliza el proceso de toma de decisiones y, con ello, las resoluciones.
- Mejora de la colaboración: el marco DACI promueve la colaboración con las distintas partes interesadas y crea un entorno en el que el equipo trabaja para lograr un objetivo común.
- Decisiones de mayor calidad: el marco DACI minimiza el riesgo de que se produzcan descuidos y garantiza la toma de decisiones bien fundamentadas.
Los 5 porqués en acción
Este equipo de software utiliza Confluence para buscar la causa de un aumento en las llamadas de asistencia al cliente.
El equipo de una organización sin ánimo de lucro utiliza Trello para analizar por qué una campaña de recaudación de fondos digital no alcanzó su objetivo.
Un equipo ejecutivo utiliza Miro para determinar por qué el nuevo director de tecnología que contrataron no encaja en la empresa.
Material necesario
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Pizarra
Rotuladores
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Define y asigna roles de impulsor, aprobador, contribuidor o destinatario de la información.
- Rellena la plantilla de DACI y la información relacionada.
- Resume y comparte las decisiones tomadas.
1. Preparación 5 min
Antes de la reunión, prepara un enunciado de problema. Puede ser algo a lo que tu equipo se enfrenta actualmente o algo que sucedió en el pasado que necesita solucionarse.
Si la reunión se hace a distancia, crea un documento de colaboración (consulta las plantillas opcionales más arriba) y compártelo con el equipo de antemano.
Si la reunión es presencial, añade estas seis columnas:
Enunciado de problema 1
Enunciado de problema 2
Enunciado de problema 3
Enunciado de problema 4
Enunciado de problema 5
¿Cómo podemos solucionarlo?
2. Sentar las bases 5 min
Informa al equipo de lo siguiente al inicio de la sesión:
- Vamos a ahondar hasta llegar al fondo del problema.
- Estamos aquí para investigar, no para culpar.
3. Lluvia de ideas 5 min
Pide a los participantes que respondan a la siguiente pregunta en referencia al enunciado de problema: "¿Por qué ocurrió?".
Pon un temporizador de 5 minutos. Pide a los participantes que añadan sus respuestas en el documento de colaboración o en la pizarra.
CONSEJO: VOTAD
Votad con qué enunciados queréis trabajar. Podéis utilizar el Power-Up de votación de Trello o hacer que los participantes añadan un +1 a los enunciados que hayan elegido.
4. Elegid una respuesta 1 min
En equipo, elegid una de las respuestas para utilizarla como el siguiente enunciado de problemas. Sustituid el enunciado de problemas inicial por este.
5. Repetid 25 min
Repetid los pasos 3 y 4 hasta que hayáis preguntado "¿por qué?" un total de 5 veces.
CONSEJO: LOS 5 6 7 8 PORQUÉS
Si aún no habéis dado con ello, seguid preguntando "por qué" hasta que concluyáis que tenéis una buena idea del origen del problema.
6. Proponed soluciones 10 min
Una vez que hayáis determinado el origen del problema, pide a los miembros del equipo que propongan soluciones al enunciado de problema final. Elegid una o dos soluciones, asignad un propietario a cada solución y determinad cuándo van a informar los propietarios del progreso de las soluciones.
6. Proponed soluciones 10 min
Una vez que hayáis determinado el origen del problema, pide a los miembros del equipo que propongan soluciones al enunciado de problema final. Elegid una o dos soluciones, asignad un propietario a cada solución y determinad cuándo van a informar los propietarios del progreso de las soluciones.
Seguimiento
Document your notes from the Play so that the entire team can access them. Next, track progress by adding the problem statement as a work item to your team's work board, such as Jira or Trello. Finally, make sure to check in on the proposed solutions at the agreed-upon time.
Variantes
División en grupos
Después de la primera lluvia de ideas, en lugar de votar para elegir un enunciado de problema, pide a los participantes que se pongan por equipos, cada uno dedicado a un enunciado de problema distinto. Luego, continúa con el resto de la estrategia en equipos para ver con qué causa termina cada equipo.
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