5 Whys Analysis
If a project does not meet expectations despite your team’s efforts, take a moment to identify the root cause. The 5 Whys Analysis Play helps your team ask "why" multiple times until they uncover the core issue.
PREP TIME
5m
Run TIME
30m
Persons
3-8
5-second summary
- Select one problem statement.
- Ask “why” five times to determine the root cause.
- Propose a solution.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
- Optional: physical whiteboard, markers, and timer.
PLAY resources
How to run a 5 Whys analysis
Help your team get to the root of a problem – whether you're in post-mortem or exploring new opportunities.
¿Qué es el análisis de los cinco porqués?
El análisis de los cinco porqués es una técnica de resolución de problemas que consiste en preguntar a "¿por qué?" cinco veces para descubrir las causas subyacentes de un problema.
¿Por qué usar la estrategia del análisis de los cinco porqués?
Aprende a convertir un problema actual o anterior en una solución. El análisis de los cinco porqués puede ayudar a identificar por qué un proyecto no cumple con las expectativas. Guiarás a tu equipo a través de un proceso para identificar el problema específico y delimitarlo gradualmente hasta encontrar una solución satisfactoria.
¿Cuándo se debería hacer un análisis de los cinco porqués?
El análisis de los cinco porqués se puede aplicar a casi cualquier problema, equipo o sector. Los equipos de Atlassian utilizan esta técnica cuando los proyectos no salen según lo previsto y quieren descubrir la causa principal para evitar que vuelva a ocurrir.
Cinco ventajas de un análisis de los cinco porqués
- Identifica las causas principales, no los síntomas: al preguntar repetidamente "por qué", el análisis facilita una comprensión más detallada de los problemas para revelar las causas principales, en lugar de solo abordar los síntomas.
- Mejora las capacidades de resolución de problemas: el proceso entrena a las personas para que piensen de manera crítica y cuestionen las suposiciones.
- Previene problemas futuros: al abordar las causas principales en lugar de las soluciones temporales, el análisis de los cinco porqués ayuda a reducir la periodicidad de problemas similares.
- Promueve la mejora continua: el análisis de los cinco porqués fomenta una cultura que busca mejores formas de abordar los problemas.
- Fomenta la colaboración en equipo: la participación de varios miembros del equipo en el análisis de los cinco porqués promueve diversas perspectivas, proporciona información más rica y fortalece la coordinación del equipo.
1. Identify your problem
1. Prepara la estrategia 5 min
Antes de la reunión, prepara un enunciado de problema. Puede ser algo a lo que tu equipo se enfrenta actualmente o algo que sucedió con anterioridad y necesita solucionarse.
Si la reunión se hace a distancia, crea un documento de colaboración (consulta las plantillas opcionales incluidas) y compártelo con el equipo de antemano. En caso de que sea presencial, etiqueta una pizarra con las columnas que se muestran a continuación:
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema 4
Problema 5
¿Cómo podemos solucionarlo?
2. Set the stage
1. Prepara la estrategia 5 min
Informa al equipo de lo siguiente al inicio de la sesión:
- Vamos a ahondar hasta llegar al fondo del problema.
- Estamos aquí para investigar, no para culpar.
3. Ask, “Why?”
1. Prepara la estrategia 5 min
Como enunciado inicial del problema, pregunta por qué se ha producido. Pide al equipo que considere lo siguiente:
- ¿Por qué ha pasado esto?
- ¿Cuáles fueron las causas del problema?
- ¿Qué decisiones ha provocado [problema]?
- ¿Qué condiciones se dieron para que se produjera el problema?
- ¿Cuáles son los factores secundarios que contribuyeron a [problema]?
Pon un temporizador de cinco minutos. Trabajando de forma independiente, haz que tu equipo añada sus respuestas en el documento de colaboración o en la pizarra. Elegid una de las respuestas y registradla.
CONSEJO: VOTAD
Votad con qué enunciados queréis trabajar. Podéis utilizar el Power-Up de votación de Trello o hacer que los participantes añadan un +1 a los enunciados que hayan elegido.
4. Determine your next problem statement
1. Prepara la estrategia 5 min
Para cada uno de los demás roles identificados, escribe las responsabilidades que creas que son prioritarias en la columna "Responsabilidades (lo que piensan los demás)".
Si consideras que alguna responsabilidad no está claramente comprendida en un rol, añádela a la sección de responsabilidades sin asignar.
5. Repeat, "Why?"
1. Prepara la estrategia 5 min
Revisa lo que otros han escrito sobre tu rol en la columna "Responsabilidades (lo que piensan los demás)". Añade un ✅ si lo aceptas o ❌ si no lo aceptas en cada responsabilidad.
Añade comentarios en línea si tienes dudas o comentarios sobre las responsabilidades de los demás.
Tras un debate en equipo, el titular del rol revisa todas las ❌ y decide si asume o delega deberes adicionales. En los casos de superposición de tareas, se designa un propietario principal, junto con los posibles colaboradores o propietarios suplentes.
Cualquier responsabilidad que no se reclame o no se acepte se pasa a la sección de no asignadas.
Según la estructura organizativa, puede que el titular del rol necesite la aprobación del equipo de liderazgo para finalizar su rol tal como se describe en este proceso.
CONSEJO: LOS 5 6 7 8 PORQUÉS
Es posible que se necesiten menos o más de cinco "por qué" para llegar a la causa principal
6. Identify the underlying cause
1. Prepara la estrategia 5 min
Revisa los elementos no asignados de forma colectiva para determinar si estos elementos se alinean con algún rol existente y por qué pueden ser o no ser adecuados para roles específicos.
Si estos elementos no se corresponden con ningún rol, indica la necesidad de un nuevo rol o la redefinición de uno existente. Es importante designar a una persona responsable para identificar al propietario de estas tareas y establecer una fecha de seguimiento.
Busca las responsabilidades que ningún rol esté dispuesto a asumir. Si se identifican casos así, ponlo en conocimiento del grupo para que se debatan más a fondo.
CONSEJO: ¡Atrévete!
¿Te atreves? ¿Por qué no pides a los líderes de tus equipos críticos que implementen esta estrategia en sus equipos? Si encuentras brechas en la red, empieza por ejecutar la estrategia de roles y responsabilidades en todos los equipos.
7. Propose solutions
Est. time: 10 min
Es el momento de hablar del tipo de relación que tienes entre tu equipo y cada equipo que consideres fundamental. Es lo que llamamos "intensidad de interacción". Traza líneas para indicar la intensidad de la interacción con cada equipo.
Intensidad de la interacción:
- Línea continua: hay interacciones sistémicas (por ejemplo, una reunión periódica o un canal de Slack dedicado).
- Línea discontinua: se emplean interacciones ad hoc. Por ejemplo, ampararse en una relación personal y una colaboración reactiva (basadas en incidentes o incidencias).
- Línea de puntos: esta relación requiere nuevos métodos de colaboración.
En interacciones de red más desafiantes, ejecuta una variante con los propietarios de la relación.
Follow-up
Comparte los resultados
Comparte con el equipo el documento definitivo para recopilar comentarios sobre cualquier posible carencia u oportunidad.
Distribuye el documento de roles y responsabilidades con las principales partes interesadas y los miembros del equipo de liderazgo, e informa al equipo sobre esta acción.
Considera la posibilidad de revisar esta estrategia cada tres o seis meses o cuando el equipo experimente cambios importantes. La práctica regular hará que este proceso sea más fluido.
Variations
Breakout
Reúne a los propietarios de los equipos de la red y prepárate para evaluar el estado de la red. Cada equipo verá una valoración de su estado por categorías específicas y con emoticonos. Asegúrate de que todos entienden las categorías y pueden preguntar sus dudas. Los propietarios pueden valorar sus relaciones de equipo de forma asincrónica o en tiempo real. Se puede utilizar una tabla, una lista o una pizarra para la evaluación, y en las reuniones presenciales, puntos o pegatinas.
Still have questions?
Start a conversation with other Atlassian Team Playbook users, get support, or provide feedback.
Other plays you may like
Colaboración
Roles y responsabilidades
Aclara las responsabilidades individuales y encuentra las carencias que hay que cubrir.
Planificación de proyectos
Red de equipos
Planifica y optimiza las relaciones entre equipos al principio de un proyecto.
Planificación de proyectos
Despegue de proyecto
Llega a un consenso a la hora de fijar metas, gestionar el tiempo, determinar el alcance del proyecto y tomar decisiones.
Productividad
Acuerdos de trabajo
Crea normas compartidas que ayuden a tu equipo a trabajar bien en conjunto para lograr metas comunes.
Mantente al día
Descubre las últimas estrategias y consejos sobre la vida laboral al inscribirte a nuestro boletín.
