El lanzamiento de un proyecto en acción
Un equipo de desarrolladores de aplicaciones utiliza Confluence para preparar la estrategia de lanzamiento de un proyecto.
Estos cineastas utilizan Trello y Zoom para poner en marcha su primer proyecto de un largometraje animado.
Lluvia de ideas de unos diseñadores como preparación del lanzamiento de un proyecto para rediseñar un embalaje.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Pizarra
Notas adhesivas
Rotuladores
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 30 min
Antes de empezar con esta estrategia, asigna las funciones del proyecto. Decide quién será el patrocinador del proyecto, el líder, el moderador y las partes interesadas, y quién formará parte del equipo principal. Un mismo miembro del equipo puede tener varias funciones.
- Patrocinador del proyecto (también conocido como patrocinador ejecutivo): es la parte interesada que cuenta con más experiencia y la que tiene más que ganar o perder con el proyecto.
- Moderador: es el responsable de que las reuniones sean fluidas y estén bien focalizadas.
- Líder del proyecto: ofrece al equipo la visión de lo que se está haciendo y por qué.
- Equipo principal: es el equipo responsable de llevar a cabo el trabajo del proyecto.
- Partes interesadas: cualquier persona con conocimientos, información, feedback o intereses en el resultado del proyecto.
Pide al patrocinador del proyecto, al líder del proyecto y al moderador que se reúnan antes de la reunión para redactar una visión, una misión y pruebas de la misión. El borrador lo revisará el equipo al completo al llevar a cabo la estrategia.
- Visión: el impacto que tendrá el equipo cuando finalice el proyecto. ¿Cuál es el objetivo más ambicioso que se quiere conseguir?
- Misión: el trabajo del equipo para conseguir la visión del producto. ¿Cuál es su papel para que el proyecto se convierta en realidad?
- Pruebas de la misión: ¿cómo podemos saber si este proyecto está saliendo bien? Estas pruebas indican si nuestra misión va por el buen camino y si se está avanzando para completarlo.
Si se trata de un equipo remoto, crea un documento de colaboración. Puedes usar una de las plantillas anteriores. Comparte el documento con el equipo de antemano.
Si se trata de un equipo presencial, lleva la visión, la misión y las pruebas de la misión a la sesión y colócalas en un sitio donde el equipo pueda verlas.
EJEMPLO: CHECKLIST PARA LA PREPARACIÓN
Descubre cómo se prepara un equipo para la reunión de lanzamiento de un proyecto guiando la conversación con una checklist.
2. Sentar las bases 5 min
Al inicio de la reunión, pide al equipo que tengan en cuenta estos principios:
- Colaboración: trabajaremos juntos para sentar las bases del descubrimiento.
- Partir de algo suficientemente bueno: el objetivo de la sesión no es que todo sea perfecto, sino obtener suficiente información para tener una visión común que podamos ir puliendo a lo largo del proyecto.
- Posibilidades: todos deben comenzar la sesión con la mente abierta y dispuestos a que surja la posibilidad de descubrir cosas nuevas e innovar.
3. Unas palabras del patrocinador 5 min
Pide al patrocinador del proyecto que abra la sesión dando la bienvenida a los asistentes y explicando un poco el proyecto y cómo encaja en la organización.
4. Rompe el hielo 10 min
Fomenta el compromiso y la colaboración desde el principio de la sesión con alguna actividad para romper el hielo.
Pide a todos los asistentes que se presenten, expliquen su papel en el proyecto y respondan a una pregunta para romper el hielo.
Encontrarás ejemplos en la Estrategia para romper el hielo.
5. Una meta común 60 MIN
Este es el aspecto más importante del lanzamiento de un proyecto, ya que tener una meta común aporta sentido y es una fuente de inspiración para las personas involucradas en el proyecto.
Comienza explicando la visión, la misión y las pruebas de la misión creadas por el líder del proyecto.
Luego, divide a los asistentes en tres grupos: Visión del equipo, Misión del equipo y Pruebas de la misión del equipo. Si la reunión es a distancia y el software de videoconferencias incluye una función de grupos separados, úsala para dividir a los grupos para esta parte de la reunión.
Da 20 minutos a cada grupo para que pulan los enunciados iniciales.
Transcurridos los 20 minutos, reúne al grupo para presentar y comentar los enunciados que acaban de revisar. Haced los cambios acordados y votadlos para aceptarlos formalmente para el proyecto. Podéis (y debéis) pulirlos a lo largo del proyecto, a medida que vayáis obteniendo nueva información.
CONSEJO: VOTAR COMO EN LA ANTIGUA ROMA
Votad con los pulgares para que todo el equipo vaya a una con el objetivo del proyecto.
Pulgares hacia arriba = Estoy de acuerdo
Pulgares de lado = Me da un poco igual
Pulgares hacia abajo = Hay algo que no veo claro
6. Cierre 5 min
Pide al patrocinador del proyecto que concluya la reunión con feedback de la sesión y dando las gracias a los participantes por su asistencia.
CONSEJO: ESTO SOLO ES EL PRINCIPIO
El lanzamiento de un proyecto es flexible y debe adaptarse al equipo. Averigua si hay otras estrategias que puedas llevar a cabo para el éxito del equipo y el proyecto.
CONSEJO: AHORA LA PARTE DIVERTIDA
Si todo es trabajo y no hay hueco para la diversión, el aburrimiento puede invadir al equipo. Organiza un evento divertido poco después de la reunión de lanzamiento, como juegos virtuales o un encuentro social.
Seguimiento
Revisión de los hitos
Revisa el cronograma propuesto para el proyecto en otra sesión o, si hay tiempo, al final de la estrategia. Destaca los hitos o las entregas clave. A medida que avance el proyecto, vuelve a echar un vistazo al cronograma con el equipo para actualizarlo según los progresos y volver a hacer una estimación de las fechas.
Explorad distintas opciones
Ahora que ya lo tienes todo listo para meterte de lleno en el proyecto, puedes usar una plantilla de gestión de proyectos de Jira o Trello para crear un backlog de las tareas necesarias para completarlo.
También puede ser un buen momento para establecer algunos objetivos y resultados clave. Y, si durante la sesión de lanzamiento el equipo ha visto que hay que tomar una decisión sobre algún aspecto del proyecto, puedes probar la estrategia del marco de toma de decisiones DACI para determinar los pasos siguientes.
Variantes
Añade un discurso de ventas
Después de crear la visión, la misión y las pruebas de la misión, añade una estrategia de discurso de ventas para resumirlas en una declaración de valor.
Reflexiona
Después de la actividad para romper el hielo, haced una breve estrategia de retrospectiva sobre lo que habéis aprendido en proyectos anteriores y cómo lo aplicaréis en este proyecto.
Acuerdos de trabajo
Acordad un conjunto de pautas operativas para el equipo principal con el fin de crear un entorno favorable para el éxito del proyecto. O lo que es lo mismo, preguntaos cómo vais a trabajar juntos para sacar el trabajo adelante.
Seguid una estrategia de acuerdos de trabajo para sentar las bases de la cultura y el comportamiento del equipo. Podéis ir ajustándolos a medida que avance el proyecto.
Funciones y responsabilidades
Después de acordar el propósito del proyecto, ¿cuáles serán las funciones individuales del proyecto?
Aplica la estrategia de funciones y responsabilidades para que los miembros del equipo tengan claro cómo contribuirán al éxito del proyecto. Esta estrategia también sirve para identificar faltas de habilidades o funciones para que se puedan abordar al principio del proyecto.
CONSEJO: ASISTENCIA OPCIONAL
No hace falta que todo el mundo asista a todas las etapas del lanzamiento. Limita las variantes que añadas únicamente al equipo principal.
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