Red de equipos en acción
El equipo de prácticas llevó a cabo la estrategia en persona con la plantilla de mural.
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Un equipo de software de Confluence llevó a cabo la estrategia en persona con pósits y marcas de rotuladores en una pizarra.
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El equipo de Ecosystem Strategic Partnership llevó a cabo la estrategia en persona con pósits y rotuladores sobre papel.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pizarra u hoja grande de papel
Rotuladores
Notas adhesivas
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 15 min
Prepara un documento en el que se indique el objetivo estratégico del equipo en la parte superior. Esta estrategia determinará la red de equipos que persiguen colectivamente ese objetivo común. También proporcionará a tu equipo un plan de juego para trabajar con diferentes equipos en tus proyectos. Te recomendamos realizar un cartel de equipo para afianzar el objetivo del equipo antes de llevar a cabo la estrategia. Es una buena idea recopilar las opiniones de los líderes para lograr la coordinación y la transparencia.
Crea una clave con las cinco categorías de tipos de equipo:
- Equipos de entrega: equipos que hacen cosas y se las entregan a los usuarios (por ejemplo, equipos de desarrollo)
- Equipos de servicio: equipos que ayudan a los clientes internos o externos mediante la entrega de tickets entrantes
- Equipos de liderazgo: equipos de líderes/responsables que toman decisiones y crean un contexto para otros equipos
- Equipos de proyecto: equipos temporales que crean y ejecutan planes para realizar iniciativas específicas
- Equipos empresariales: equipos que gestionan las pérdidas y las ganancias y satisfacen las necesidades del trayecto del cliente
Crea áreas para las cuatro categorías de influencia:
- Equipo principal: las personas dedicadas a alcanzar tu objetivo
- Registra el nombre del equipo, los miembros y el nombre del responsable de equipo en la parte superior del documento. Deberían ser las mismas personas invitadas a la reunión.
- Fundamentales para el éxito: equipos que presentan un riesgo de fracaso para lograr tu objetivo
- Añade aquí todas las partes interesadas y patrocinadores principales.
- Contribuyen al éxito: equipos que podrían afectar a la consecución de tu objetivo
- Sin importancia: equipos que actualmente no son fundamentales para lograr tu objetivo
Crea una hora de reunión e invita a todos los miembros de tu equipo. Para mantener las líneas de comunicación abiertas, en este momento no se debe invitar a nadie ajeno al equipo. Para este ejercicio, definiremos un equipo como un grupo de personas que trabajan para lograr un objetivo común con un alcance y una responsabilidad definidos en cuanto a los resultados. Comparte el borrador del documento o las categorías con tu equipo para que puedan crear un contexto y hacer preguntas esclarecedoras con antelación. Si ya has completado un mapa de trayecto del cliente, deberías tener en cuenta los equipos que contribuyen a esa experiencia de cliente.
CONSEJO: Organiza grupos más pequeños
Si tienes más de 10 miembros del equipo, debes organizar la estrategia en grupos más reducidos creando salas para grupos pequeños para fomentar la comunicación del equipo. Luego, combina la documentación y reagrupa para revisar conjuntamente el resultado.
CONSEJO: Ordena con colores y formas
Las categorías de tipos de equipo pueden indicarse con diferentes colores de pósits o etiquetas. Los tipos de participación del equipo pueden organizarse en columnas o anillos empezando por los equipos principales.
2. Prepara el escenario: mapa de red 5 min
Empieza por recordar a tu equipo los resultados empresariales y los plazos que esperas alcanzar. Explica que vas a definir la red de equipos que persigue ese objetivo común para poder mantener unas buenas relaciones y lograr el éxito.
Como equipo, revisa las definiciones de los distintos tipos de equipo. Haz saber a los miembros de tu equipo que no hay respuestas incorrectas. Nota: En este paso no importa que las personas definan los tipos de equipo y los tipos de participación de forma distinta. Podrás resolver esas diferencias en el paso 4.
CONSEJO: Cuándo ejecutar la estrategia
Lo ideal sería que la estrategia se llevara a cabo desde el Lanzamiento del proyecto para garantizar los mejores resultados, pero es un componente fundamental en la formación del equipo siempre que este necesite retomar el camino.
3. Identifica tu red 15 min
Pide a todos los miembros del equipo que contribuyan al documento de forma independiente y en silencio con equipos. Cada miembro del equipo debe incluir el nombre del equipo y colocarlo en una categoría de influencia. Esto creará un mapa más completo, al evitar el pensamiento grupal, y permitirá participar de forma más abierta a los miembros del equipo que intervienen menos, facilitando así una experiencia de comunicación inclusiva.
4. Asigna tu red 20 MIN
Como moderador, consolida las entradas duplicadas del equipo e identifica los lugares donde se haya colocado a los equipos en diferentes tipos de influencia. Luego, en equipo, poneos de acuerdo sobre el lugar que ocupa tu equipo en el equipo de la red. ¡Puede que haya que votar!
Si tienes más de cinco equipos en la categoría Fundamentales para el éxito, vota para establecer los equipos más influyentes.
Asigna y documenta una relación de "propietario" en todos los equipos críticos de la red entre los miembros de tu equipo. Será la persona que promueva las relaciones sanas del equipo y se encargará de mantener la comunicación, ofrecer actualizaciones y asesorar según sea necesario. Si no encuentras un propietario de forma natural, la propiedad puede recaer en el responsable de equipo por defecto.
Opcional: ¡Espera un momento! Si acabas de formar tu equipo o tienes una red menos compleja, puede que esto sea suficiente. Si tu equipo cuenta con una visión común de la red, lo que será necesario para lograr el éxito y dirigir tus esfuerzos, ya está hecho. ¡Enhorabuena!
Si deseas continuar, tómate un breve descanso y luego reagrupa. También puedes dividir las actividades en varios días según las diferentes zonas horarias o los volúmenes de trabajo.
Consejo: crea un espacio seguro
Define la forma en la que se debatirá la información tras la realización de la estrategia. ¿Se compartirá con los líderes mediante un plan de comunicación a través de las partes interesadas? ¿Cómo vas a mejorar las relaciones con tu red de equipos? Plantéate la adopción de la Regla de Chatham House.
5. Determina la intensidad de la interacción 15 min
Es el momento de hablar de la intensidad de la interacción entre tu equipo y cada uno de los equipos que has designado como fundamental. Traza líneas para indicar la intensidad de las interacciones más importantes entre los equipos.
Intensidad de la interacción:
- Línea continua: se producen interacciones sistémicas (por ejemplo, una reunión programada o un canal de Slack dedicado).
- Línea discontinua: se emplean interacciones ad hoc. Por ejemplo, ampararse en una relación personal y una colaboración reactiva (basadas en incidentes o incidencias).
- Línea de puntos: esta relación requiere nuevos métodos de colaboración.
En interacciones de red más desafiantes, te sugerimos una variante a continuación para ejecutarla con los propietarios de la relación.
CONSEJO: ¡Atrévete!
¿Te atreves? ¿Por qué no pides a los líderes de tus equipos críticos que implementen esta estrategia en sus equipos? Si identificas las brechas, empieza por ejecutar la estrategia de roles y responsabilidades en todos los equipos.
Seguimiento
Ahora que has completado el documento, échale un vistazo para identificar los puntos fuertes y débiles de tu red. Busca los equipos con los que sea necesario mejorar la intensidad de la interacción. Estos son los equipos en los que debes centrarte mientras trabajas para fortalecer tu red de equipos. Haz una lluvia de ideas para hacerlo realidad.
El primer paso que debe dar el propietario de la relación es fijar un momento en el calendario para ponerse en contacto con su equipo de red. El propietario de la relación es responsable de proporcionar información actualizada al grupo sobre las acciones de mejora.
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Variantes
Mejorar el estado de la red 10 min
Reúne a los propietarios de la relación y prepara el terreno para el componente del estado de la red del proceso. Todos tus equipos críticos de la red recibirán una clasificación de estado en cada una de las siguientes categorías. Asegúrate de que todos hayan tenido la oportunidad de revisar las categorías y hacer preguntas esclarecedoras antes de continuar. Los propietarios pueden calificar al equipo de la red de forma asíncrona o en directo de forma independiente.
Si has realizado la estrategia previa en una herramienta de gestión de documentos o trabajo, te sugerimos que añadas una tabla o una lista en las siguientes categorías o, idealmente, que transfieras tu mapa de red a una herramienta de pizarra. Si utilizas una herramienta de pizarra digital, te sugerimos las siguientes imágenes. ¡Usar una de las plantillas recomendadas lo hará todo más fácil! Si diriges en persona, puedes usar también diferentes grupos de puntos o pegatinas.
Categorías de estado de la red y pasos siguientes recomendados
Visibilidad:
- Tormenta: los equipos tienen dificultades para ver el trabajo de los demás.
- Lluvia: los equipos pueden ver el trabajo de otros equipos, pero tienen dificultades para entenderlo.
- Nube: los equipos saben dónde encontrar trabajo de alto nivel, pero tienen dificultades para involucrarse.
- Sol: reina la transparencia. Hay un entendimiento mutuo.
Sugerencias:
- Crea un cartel de proyecto para que todos estén al tanto.
Coordinación:
- Enfadado: los equipos no trabajan juntos para crear planes coordinados.
- Triste: los equipos se coordinan mediante favores e intercambios.
- Neutral: los equipos solo orientan los planes de alto nivel.
- Feliz: los equipos definen prioridades conjuntamente para crear planes coordinados.
Sugerencias:
- Ejecuta roles y responsabilidades para ver con claridad cómo van a trabajar los equipos conjuntamente.
- Intenta adoptar una toma de decisiones transparente con el DACI.
Orientación:
- Mano levantada: los equipos no creen que deban coordinarse, pero la asociación es fundamental para el éxito.
- Pulgar hacia abajo: los equipos se esfuerzan por orientar sus objetivos y prioridades.
- Pulgar a un lado: los equipos creen estar coordinados, pero aparecen señales de advertencia.
- Pulgar hacia arriba: los equipos se orientan y se adaptan con fluidez a los objetivos y las prioridades.
Sugerencias:
- Encuentra una orientación estratégica a través de objetivos, señales y medidas.
- Crea un mapa de trayecto del cliente para crear una percepción común del cliente.
Aprendizaje y comentarios:
- Sentado: los equipos no pueden compartir los aprendizajes o comentarios clave de forma eficaz.
- Caminando: solo un equipo comparte los aprendizajes o los comentarios.
- Bicicleta: los equipos comparten los aprendizajes o los comentarios, pero no aplican ningún cambio.
- Coche: los equipos han establecido una forma de aprender los unos de los otros para crecer.
Sugerencias:
- Realiza una retrospectiva con todos los equipos.
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