¿Qué es el marco de toma de decisiones DACI?
DACI es un marco de trabajo que simplifica el proceso de toma de decisiones, ya que los equipos que lo utilizan deben definir los roles y las responsabilidades de las principales partes interesadas que participan en dicho proceso. Se trata de un acrónimo de las siguientes palabras:
- D = Driver (impulsor): la persona responsable de reunir a las partes interesadas, recopilar toda la información necesaria, determinar el alcance de la decisión y hacer que esta se tome antes de la fecha acordada.
- A = Approver (aprobador): la única persona que toma la decisión. Esto quiere decir que quien desempeña el rol de aprobador, lejos de limitarse a dar el visto bueno, asume un papel más activo.
- C = Contributors (colaboradores): personas que tienen conocimientos sobre el tema y pueden hacer recomendaciones; es decir, tienen voz, pero no voto.
-
I = Informed (destinatarios de la información): personas cuyo trabajo puede verse afectado por la decisión y a las que, por consiguiente, se debería informar sobre dicha decisión una vez que se haya tomado. Estas personas no tienen ni voz ni voto.
Razones para aplicar el proceso de toma de decisiones DACI
En una encuesta realizada por McKinsey & Company, se descubrió que la tasa de cumplimiento de los objetivos y cronogramas de los proyectos en los que se utiliza el marco DACI es un 25 % más alta que la de aquellos en los que no se utiliza.
Cuándo ejecutar una estrategia DACI
Utiliza nuestra plantilla para ejecutar la estrategia DACI cada vez que comiences un nuevo proyecto o te encuentres con un obstáculo en uno en curso. Estas son otras situaciones en las que puede resultar útil emplear el marco DACI:
1. Decisiones complejas: participación de varios departamentos y partes interesadas.
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Ejemplo: decidir una estrategia de lanzamiento de un nuevo producto.
2. Decisiones de alto riesgo: con importantes consecuencias para la organización.
-
Ejemplo: tomar decisiones estratégicas de acceso al mercado.
3. Proyectos interdisciplinares: donde se requiere la colaboración entre varios departamentos.
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Ejemplo: desarrollar una función de software.
4. Asignación de recursos: tomar decisiones sobre el presupuesto, el personal o la asignación de tiempo.
-
Ejemplo: asignar el presupuesto de marketing.
5. Mejoras en los procesos: mejorar o implementar procesos.
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Ejemplo: presentar una nueva herramienta de gestión de proyectos.
Cinco ventajas del marco DACI
- Responsabilidad: el marco DACI asigna los roles y las responsabilidades con claridad, lo que reduce la confusión y aumenta la eficiencia.
- Mejora de la comunicación: el marco DACI mantiene informadas a todas las partes interesadas pertinentes y define desde el principio la forma en que se tendrán en cuenta sus aportaciones.
- Reducción del tiempo de toma de decisiones: el marco DACI agiliza el proceso de toma de decisiones y, con ello, las resoluciones.
- Mejora de la colaboración: el marco DACI promueve la colaboración con las distintas partes interesadas y crea un entorno en el que el equipo trabaja para lograr un objetivo común.
- Decisiones de mayor calidad: el marco DACI minimiza el riesgo de que se produzcan descuidos y garantiza la toma de decisiones bien fundamentadas.
Red de equipos en acción
El equipo de prácticas llevó a cabo la estrategia en persona con la plantilla de mural.
Material necesario
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Pizarra
Rotuladores
Sticky notes
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Define y asigna roles de impulsor, aprobador, contribuidor o destinatario de la información.
- Rellena la plantilla de DACI y la información relacionada.
- Resume y comparte las decisiones tomadas.
1. Preparación 15 min
Prepara un documento en el que se indique el objetivo estratégico del equipo en la parte superior. Esta estrategia determinará la red de equipos que persiguen colectivamente ese objetivo común. También proporcionará a tu equipo un plan de juego para trabajar con diferentes equipos en tus proyectos. Te recomendamos realizar un cartel de equipo para afianzar el objetivo del equipo antes de llevar a cabo la estrategia. Es una buena idea recopilar las opiniones de los líderes para lograr la coordinación y la transparencia.
Crea una clave con las cinco categorías de tipos de equipo:
- Equipos de entrega: equipos que hacen cosas y se las entregan a los usuarios (por ejemplo, equipos de desarrollo)
- Equipos de servicio: equipos que ayudan a los clientes internos o externos mediante la entrega de tickets entrantes
- Equipos de liderazgo: equipos de líderes/responsables que toman decisiones y crean un contexto para otros equipos
- Equipos de proyecto: equipos temporales que crean y ejecutan planes para realizar iniciativas específicas
- Equipos empresariales: equipos que gestionan las pérdidas y las ganancias y satisfacen las necesidades del trayecto del cliente
Crea áreas para las cuatro categorías de influencia:
- Equipo principal: las personas dedicadas a alcanzar tu objetivo
- Registra el nombre del equipo, los miembros y el nombre del responsable de equipo en la parte superior del documento. Deberían ser las mismas personas invitadas a la reunión.
- Fundamentales para el éxito: equipos que presentan un riesgo de fracaso para lograr tu objetivo
- Añade aquí todas las partes interesadas y patrocinadores principales.
- Contribuyen al éxito: equipos que podrían afectar a la consecución de tu objetivo
- Sin importancia: equipos que actualmente no son fundamentales para lograr tu objetivo
Crea una hora de reunión e invita a todos los miembros de tu equipo. Para mantener las líneas de comunicación abiertas, en este momento no se debe invitar a nadie ajeno al equipo. Para este ejercicio, definiremos un equipo como un grupo de personas que trabajan para lograr un objetivo común con un alcance y una responsabilidad definidos en cuanto a los resultados. Comparte el borrador del documento o las categorías con tu equipo para que puedan crear un contexto y hacer preguntas esclarecedoras con antelación. Si ya has completado un mapa de trayecto del cliente, deberías tener en cuenta los equipos que contribuyen a esa experiencia de cliente.
CONSEJO: Organiza grupos más pequeños
Si tienes más de 10 miembros del equipo, debes organizar la estrategia en grupos más reducidos creando salas para grupos pequeños para fomentar la comunicación del equipo. Luego, combina la documentación y reagrupa para revisar conjuntamente el resultado.
2. Prepara el escenario: mapa de red 5 min
Empieza por recordar a tu equipo los resultados empresariales y los plazos que esperas alcanzar. Explica que vas a definir la red de equipos que persigue ese objetivo común para poder mantener unas buenas relaciones y lograr el éxito.
Como equipo, revisa las definiciones de los distintos tipos de equipo. Haz saber a los miembros de tu equipo que no hay respuestas incorrectas. Nota: En este paso no importa que las personas definan los tipos de equipo y los tipos de participación de forma distinta. Podrás resolver esas diferencias en el paso 4.
CONSEJO: Cuándo ejecutar la estrategia
Lo ideal sería que la estrategia se llevara a cabo desde el Lanzamiento del proyecto para garantizar los mejores resultados, pero es un componente fundamental en la formación del equipo siempre que este necesite retomar el camino.
3. Identifica tu red 15 min
Pide a todos los miembros del equipo que contribuyan al documento de forma independiente y en silencio con equipos. Cada miembro del equipo debe incluir el nombre del equipo y colocarlo en una categoría de influencia. Esto creará un mapa más completo, al evitar el pensamiento grupal, y permitirá participar de forma más abierta a los miembros del equipo que intervienen menos, facilitando así una experiencia de comunicación inclusiva.
Type of team:
- Delivery teams: Teams that create products and provide them to users, such as development teams
- Service teams: Teams that support internal or external customers by handing incoming tickets
- Leadership teams: Leaders and managers who guide decision-making and establish a framework for other teams to operate effectively
- Project teams: Temporary teams that build and execute plans to complete specific initiatives
- Business teams: Groups that manage profit and loss responsibilities while addressing key points in the customer journey
Level of influence:
- Core team: Teams and/or stakeholders highly involved in guiding the direction of a project
- Critical to success: Teams that hold significant influence, as their expertise and contributions are essential to achieving project goals
- Involved in success: Teams with a moderate level of influence. While they may not directly shape key decisions or lead critical phases, their support, and collaboration contribute to the smooth execution of the project
- Off the radar: Teams with no direct influence on the success of your project
4. Asigna tu red 20 MIN
Como moderador, consolida las entradas duplicadas del equipo e identifica los lugares donde se haya colocado a los equipos en diferentes tipos de influencia. Luego, en equipo, poneos de acuerdo sobre el lugar que ocupa tu equipo en el equipo de la red. ¡Puede que haya que votar!
Si tienes más de cinco equipos en la categoría Fundamentales para el éxito, vota para establecer los equipos más influyentes.
Asigna y documenta una relación de "propietario" en todos los equipos críticos de la red entre los miembros de tu equipo. Será la persona que promueva las relaciones sanas del equipo y se encargará de mantener la comunicación, ofrecer actualizaciones y asesorar según sea necesario. Si no encuentras un propietario de forma natural, la propiedad puede recaer en el responsable de equipo por defecto.
Opcional: ¡Espera un momento! Si acabas de formar tu equipo o tienes una red menos compleja, puede que esto sea suficiente. Si tu equipo cuenta con una visión común de la red, lo que será necesario para lograr el éxito y dirigir tus esfuerzos, ya está hecho. ¡Enhorabuena!
Si deseas continuar, tómate un breve descanso y luego reagrupa. También puedes dividir las actividades en varios días según las diferentes zonas horarias o los volúmenes de trabajo.
5. Determina la intensidad de la interacción 15 min
Es el momento de hablar de la intensidad de la interacción entre tu equipo y cada uno de los equipos que has designado como fundamental. Traza líneas para indicar la intensidad de las interacciones más importantes entre los equipos.
Intensidad de la interacción:
- Línea continua: se producen interacciones sistémicas (por ejemplo, una reunión programada o un canal de Slack dedicado).
- Línea discontinua: se emplean interacciones ad hoc. Por ejemplo, ampararse en una relación personal y una colaboración reactiva (basadas en incidentes o incidencias).
- Línea de puntos: esta relación requiere nuevos métodos de colaboración.
En interacciones de red más desafiantes, te sugerimos una variante a continuación para ejecutarla con los propietarios de la relación.
6. Assign relationship owners 10 MIN
Assign and document a relationship “owner” from the core team for each of these “critical to success” and “involved in success” teams. This person will champion a healthy relationship with this team by maintaining communication, giving updates, and consulting as needed. If you can’t find a natural fit for the owner, ownership can default to the team lead.
Optional: Stop here! If you’re a newly formed team or have a less complex network, this may be enough. If your team has a shared understanding of the network, what it will take to be successful, and where to focus your efforts, then you’re done. Congratulations!
If you’d like to continue, take a quick break and then regroup.
TIP: Go bold!
Feeling bold? Why not ask the leaders from your critical teams to run this Play with their teams? If you identify network gaps, start by running the Roles and Responsibilities Play across teams.
7. Identify the health of each team relationship 5 MIN
Discuss the type of relationship you have between your team and each team you’ve determined to be critical. We call this your “interaction strength.” Draw lines to indicate the interaction strengths with each team.
Interaction strength:
- Solid line: Systemic interactions are happening (for example, a recurring meeting or dedicated Slack channel).
- Dashed line: Interactions are employed ad hoc. Examples are reliance on a personal relationship and collaboration that is reactive (incident or issue-driven).
- Dotted line: This relationship requires new collaboration methods.
For more challenging network interactions, run the variation below with your relationship owners.
Seguimiento
Ahora que has completado el documento, échale un vistazo para identificar los puntos fuertes y débiles de tu red. Busca los equipos con los que sea necesario mejorar la intensidad de la interacción. Estos son los equipos en los que debes centrarte mientras trabajas para fortalecer tu red de equipos. Haz una lluvia de ideas para hacerlo realidad.
El primer paso que debe dar el propietario de la relación es fijar un momento en el calendario para ponerse en contacto con su equipo de red. El propietario de la relación es responsable de proporcionar información actualizada al grupo sobre las acciones de mejora.
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Variantes
Mejorar el estado de la red 10 min
Reúne a los propietarios de la relación y prepara el terreno para el componente del estado de la red del proceso. Todos tus equipos críticos de la red recibirán una clasificación de estado en cada una de las siguientes categorías. Asegúrate de que todos hayan tenido la oportunidad de revisar las categorías y hacer preguntas esclarecedoras antes de continuar. Los propietarios pueden calificar al equipo de la red de forma asíncrona o en directo de forma independiente.
Si has realizado la estrategia previa en una herramienta de gestión de documentos o trabajo, te sugerimos que añadas una tabla o una lista en las siguientes categorías o, idealmente, que transfieras tu mapa de red a una herramienta de pizarra. Si utilizas una herramienta de pizarra digital, te sugerimos las siguientes imágenes. ¡Usar una de las plantillas recomendadas lo hará todo más fácil! Si diriges en persona, puedes usar también diferentes grupos de puntos o pegatinas.
Categorías de estado de la red y pasos siguientes recomendados
Visibilidad:
- Tormenta: los equipos tienen dificultades para ver el trabajo de los demás.
- Lluvia: los equipos pueden ver el trabajo de otros equipos, pero tienen dificultades para entenderlo.
- Nube: los equipos saben dónde encontrar trabajo de alto nivel, pero tienen dificultades para involucrarse.
- Sol: reina la transparencia. Hay un entendimiento mutuo.
Sugerencias:
- Crea un cartel de proyecto para que todos estén al tanto.
Coordinación:
- Enfadado: los equipos no trabajan juntos para crear planes coordinados.
- Triste: los equipos se coordinan mediante favores e intercambios.
- Neutral: los equipos solo orientan los planes de alto nivel.
- Feliz: los equipos definen prioridades conjuntamente para crear planes coordinados.
Sugerencias:
- Ejecuta roles y responsabilidades para ver con claridad cómo van a trabajar los equipos conjuntamente.
- Intenta adoptar una toma de decisiones transparente con el DACI.
Orientación:
- Mano levantada: los equipos no creen que deban coordinarse, pero la asociación es fundamental para el éxito.
- Pulgar hacia abajo: los equipos se esfuerzan por orientar sus objetivos y prioridades.
- Pulgar a un lado: los equipos creen estar coordinados, pero aparecen señales de advertencia.
- Pulgar hacia arriba: los equipos se orientan y se adaptan con fluidez a los objetivos y las prioridades.
Sugerencias:
- Encuentra una orientación estratégica a través de objetivos, señales y medidas.
- Crea un mapa de trayecto del cliente para crear una percepción común del cliente.
Aprendizaje y comentarios:
- Sentado: los equipos no pueden compartir los aprendizajes o comentarios clave de forma eficaz.
- Caminando: solo un equipo comparte los aprendizajes o los comentarios.
- Bicicleta: los equipos comparten los aprendizajes o los comentarios, pero no aplican ningún cambio.
- Coche: los equipos han establecido una forma de aprender los unos de los otros para crecer.
Sugerencias:
- Realiza una retrospectiva con todos los equipos.
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