Reuniones inclusivas

Preparación (30 minutos)

Antes de la reunión, tu labor es dar a las voces con menos representación la oportunidad de expresar opiniones desde el principio, conseguir que el grupo no resulte intimidante y proporcionar tiempo y espacio para que todas las voces sean escuchadas.

1. Elabora un orden del día detallado para la reunión y envíalo a todos los participantes al menos 24 horas antes.
Enumera los temas de la agenda como preguntas y no como temas genéricos, y anima a los participantes a que vengan preparados. Esto da a las personas introvertidas la oportunidad de procesar la información sin la presión de estar en grupo. Busca aliados (por ejemplo, hombres o personas extrovertidas) que lideren con el ejemplo y encárgales que hagan espacio para mujeres o personas introvertidas o que participan de forma remota.

2. Sé selectivo con las personas invitadas a la reunión.
Cuanta más gente haya, más difícil será que todos puedan hacer aportaciones. El orden del día debería ayudar a los invitados a determinar si deben estar en la reunión. Deja claro a los invitados que, si no están directamente involucrados o creen que no tienen nada que aportar, deben rechazar la invitación (y, si es necesario, recomendarte a otra persona que sí debería asistir).

3. Reserva tiempo suficiente para cubrir todos los puntos del orden del día.
Las reuniones suelen ser más eficientes cuando hay unos tiempos marcados, pero si hay demasiada presión, las opiniones de los participantes menos locuaces pueden quedar eclipsadas. Asegúrate de que hay tiempo suficiente para que todos puedan expresar sus opiniones, desarrollar las opiniones de otros y llegar entre todos a una conclusión.

Preparativos (5 min)

Todos sentados igual, porque todos valéis lo mismo
Todo el mundo debe estar sentado alrededor de la mesa, con comodidad. Si ves que hay gente que se pone en una esquina, distribúyelos de manera uniforme para que todos puedan ser vistos y escuchados. Si estás animado, intenta llevar esta idea al extremo. En lugar de que los participantes que se unen de forma remota aparezcan como cabezas gigantes en la pantalla, transforma toda la reunión en un formato remoto y haz que incluso los asistentes que están en tu misma ubicación accedan virtualmente desde su mesa.

Haz que todo el mundo se sienta bienvenido
Presenta brevemente a todos y explica por qué participan en la reunión. Así relajarás el ambiente desde el principio y todo el mundo se sentirá valorado e integrado.

Establece algunas reglas básicas
Diles a los participantes que no hablen encima del otro, anima a hablar a los introvertidos y detén las interrupciones. Si hay asistentes remotos, recuerda al grupo que los incluya y que todos estén atentos a herramientas como el chat o la función de levantar la mano.

Explica la estructura de la reunión. Por ejemplo, puedes organizar un debate en el que haya que ir cambiando de pareja para que todos los asistentes expresen su opinión antes de pasar al siguiente tema. También puedes hacer circular un objeto que dé la palabra a quien lo tiene o hacer sonar un pollo de goma cuando alguien empiece a monopolizar la conversación.

Explica de qué se ocupará cada uno en la reunión y cuál será el orden del día; si hay dudas, resuélvelas
Explica quién se ocupa de cada tema del orden del día, quién lo va a facilitar y cuáles son los objetivos de la reunión.

Recapitula (5 min)

Revisa los puntos y las decisiones clave para coordinar a todo el mundo; luego, aclara (o repite) los pasos siguientes y los responsables directos.

Para terminar, dedica un momento a agradecer a todos sus aportaciones y destaca lo importante que ha sido la reunión. Puedes decirles algo como esto: "Las decisiones que hemos tomado hoy aquí nos servirán para avanzar mucho más rápido a lo largo de todo el proyecto".