Cartel del proyecto de TI

Los carteles de proyecto se van rellenando en el transcurso de varias sesiones con tu equipo, así que no te apures ni intentes hacerlo todo de una vez. En la primera sesión, céntrate en definir la conceptualización del problema. Seguidamente, compártelo con las partes interesadas cuanto antes para obtener su feedback, que incorporarás a futuras sesiones a medida que avance el proyecto.

El cartel se divide en 3 partes para respaldar esta evolución:

Definición del problema: explica por qué es vital resolver el problema de cara a los clientes y la empresa. Sé claro al plantear los objetivos, las posibles soluciones y a qué o a quiénes les afecta dicho problema.

Establecer cómo alcanzar una solución: elabora posibles enfoques y acuerda la mejor solución. Determina cómo se ha llegado a esta situación, define cuál sería el resultado adecuado y establece cómo se verán afectados otros sistemas y equipos.

Listo para empezar: haz un mapa de tus hitos, concentrándote en ofrecer un valor iterativo al cliente y asegúrate de que todos los miembros del equipo conozcan su función mientras se preparan para el lanzamiento.

CÓMO DESARROLLAR CADA SESIÓN

Programa 60 minutos de trabajo con tu equipo. Recopila y comparte de antemano información relevante (p. ej.: observaciones procedentes de las pruebas con los usuarios, análisis, feedback de los clientes, estudios de mercado, etc.).

Empieza la primera sesión compartiendo la plantilla de cartel del proyecto con las instrucciones correspondientes. En futuras sesiones, puedes empezar (¡brevemente!) revisando lo que ha cambiado en el cartel.

Ve repasando con el equipo cada uno de los asuntos y asegúrate de que os ponéis de acuerdo en lo esencial en cada uno antes de pasar al siguiente. Si llegáis a un punto muerto o los miembros del equipo tienen ideas diametralmente opuestas, tomaos el tiempo necesario para analizar el problema en detalle y tratar de llegar a un consenso. Si esto no fuera posible, algún miembro del equipo deberá encargarse de realizar una tarea de seguimiento para recopilar más información y compartirla. En última instancia, puede que el propietario del proyecto a tiempo completo (p. ej., el responsable del proyecto) o el patrocinador ejecutivo tengan que zanjar las divergencias de opinión decidiendo simplemente el rumbo que habrá que seguir.

Definir el problema

Esta parte no debería llevar más de una hora. Reúne a algunas personas para diseñar la visión de alto nivel del proyecto. Incluid solo el grado de detalle suficiente para que alguien ajeno a tu equipo pueda entender por qué consideráis que se debe realizar el proyecto y sus objetivos.

Cuál es el problema: esta área debe ser una declaración clara y concisa de por qué estáis tratando de resolver este problema y quién se beneficiará de ello.

Posibles soluciones: haced una lluvia de ideas como grupo de las posibles formas de solucionar el problema que habéis definido. Esta parte puede llevar horas fácilmente, así que usad un temporizador para obligaros a no dedicar más de 20 minutos a esta sección. El resultado debe ser una declaración de la solución hacia la que todos se inclinan y un breve resumen de posibles alternativas.

Equipos afectados: en esta fase, mantened un nivel alto. El propósito es simplemente entender a quién debéis involucrar en los siguientes pasos a medida que se vaya concretando más el proyecto.

ESTABLECER CÓMO ALCANZAR UNA SOLUCIÓN

Ahora es el momento de conocer de forma más específica tu proyecto. Usa la primera parte como guía y empieza a desarrollar algunos de los detalles de tu proyecto. Esto no es un plan de proyecto completo en este momento, pero servirá como una hoja de ruta para un plan detallado más adelante. Aseguraos de involucrar a las partes interesadas y a otros equipos adyacentes mientras evaluáis y colaboráis en el diseño de posibles soluciones.

Detalles de la solución: proporcionad más detalles sobre la solución que habéis elegido y lo que iréis entregando a lo largo del proyecto.

Validación: qué preguntas tuvisteis que responder para llegar a esta solución y qué datos u otra información utilizasteis para responder esas preguntas. Como se trata de un documento vivo, también debéis añadir a esta sección preguntas abiertas que todavía estáis en proceso de responder.

Visualización de la solución: nadie quiere leer una gran cantidad de texto, por lo que esta sección es para hacer que el contenido sea visual. Colaborad con un arquitecto para obtener información sobre cómo fluye la información entre los sistemas y capturad los resultados aquí. Si lo deseáis, añadid una imagen de una pizarra o captura de pantalla de cualquier herramienta de dibujo que utilicéis. Una vez que tengáis una vista técnica de la solución, poneos en la piel del usuario y plantead cómo experimentarán la solución.

Medición del éxito: definid el éxito centrándoos en el resultado que ofreceréis para el negocio. Cuanto más específico y medible sea, mejor, pero eso variará de un proyecto a otro. Si tenéis problemas para definir el éxito, detened momentáneamente esta sesión y tratad de desarrollar la estrategia Objetivos, señales y medidas antes de continuar.

Haced un boceto de los impactos del proyecto en una tabla. ¿A qué sistemas y equipos afectará el proyecto? ¿Qué sistemas y equipos tendrán que realizar cambios para que entregues el proyecto? Al final de este paso, deberéis tener una lista de sistemas y equipos afectados por el proyecto, las dependencias que tengáis de otros equipos y la importancia relativa de cada impacto.

PREPARACIÓN

Si tenéis tiempo al final de la sección "Establecer cómo alcanzar una solución", también podéis abordar la sección "Listo para empezar". Si no, programa 30 minutos adicionales o asigna a alguien para que haga un primer borrador y lo comparta con el equipo para revisarlo.

Ahora que tienes una idea de tu solución, cómo afectará a otros equipos y el valor que ofrecerá a los clientes, tómate un tiempo para priorizar este proyecto y sus beneficios frente a otros posibles proyectos que tu organización/equipo está barajando. Llegados a este punto, puedes decidir continuar con el proyecto o dejarlo para más tarde si tienes demasiados frentes abiertos. Recuerda que el objetivo es ofrecer el máximo valor posible a tus clientes.

Una vez que hayas decidido que deseas seguir adelante con tu proyecto, debes prepararte para crearlo. Esta sección te preparará para comenzar tu proyecto de la mejor manera. Continúa recibiendo comentarios de las partes interesadas y de otros equipos a medida que vas concretando los detalles para asegurarte de que todos están de acuerdo con la forma en que se aborda el proyecto y su plazo de desarrollo.