¿Qué es una reunión basada en una página?
Definimos una "página" como un documento escrito de gran calidad que expone el contexto necesario, los objetivos que hay que cumplir y las decisiones clave.
A los participantes se les pide que lean la página al principio de la reunión y que la consulten en todo momento. De esa forma, nadie parte de una página en blanco (literalmente) y todo el mundo está en sintonía, lo que garantiza una reunión más eficaz y, además:
- Se maximiza la claridad.
- La información se transmite de forma eficaz.
- Se facilita el proceso de toma de decisiones.
-
El trabajo se saca adelante.
Los participantes también pueden añadir sus propios comentarios a la página a medida que la van leyendo, lo que puede contribuir a fomentar un debate más claro e inclusivo. De este modo, a las reuniones basadas en una página se añade una dinámica única de la que suelen carecer las reuniones tradicionales.
¿Cuán eficaces son las reuniones basadas en una página?
El laboratorio de Team Anywhere de Atlassian, un grupo de científicos del comportamiento, probó la eficacia del formato de reunión basada en una página con los equipos de Atlassian. Estas son algunos de los resultados clave:
- Los asistentes a las reuniones basadas en una página tenían una probabilidad un 29 % mayor de sentirse con energía después de la reunión y un 23 % menor de sentirse frustrados, en comparación con el grupo de control.
- El 85 % de las reuniones basadas en una página lograron su objetivo, frente al 69 % de las reuniones de control.
- Los asistentes a las reuniones basadas en una página consideraron que en ellas el tiempo se aprovechó considerablemente mejor.
¿En qué casos deberías llevar a cabo una reunión basada en una página?
La máxima eficacia de la colaboración basada en una página se consigue cuando hay que tomar decisiones o generar consenso.
Estas son algunas situaciones en las que puede venir bien hacer una reunión basada en una página:
- El progreso de un proyecto o una situación se ha estancado y hay que desatascar la situación.
- Necesitas que tu equipo o las partes interesadas tomen una decisión.
Necesitas opiniones o comentarios sobre algo: una idea, una tarea, el alcance del proyecto de un cliente o cualquier otra cuestión.
5 ventajas de las reuniones basadas en una página
¿Aún no te has convencido? Pasemos a explicar las ventajas. Las reuniones basadas en una página pueden mejorar lo siguiente:
- La claridad: la comunicación escrita ayuda a agudizar las ideas y a centrarse únicamente en lo que importa. Una página bien redactada pondrá de relieve las carencias en la percepción común (y las eliminará). Por último, la página también ayuda a alinear al personal durante las reuniones híbridas y virtuales.
- La inclusividad: los comentarios le dan a todo el mundo la misma oportunidad de opinar y garantizar que la voz cantante de la sala (virtual) no sea la única que se escucha.
- La transparencia: las decisiones y los motivos quedan claramente documentados y accesibles, por lo que nadie tiene que efectuar conjeturas sobre lo que hace ni el porqué.
- La durabilidad: a diferencia de las reuniones orales o con diapositivas, las reuniones basadas en una página conservan un documento escrito de las interacciones de la reunión. Se pueden consultar en cualquier momento y emplear para fundamentar decisiones en el futuro.
- La eficiencia: se puede definir el contexto con rapidez, lo que libera un tiempo precioso de la reunión para resolver problemas y tomar decisiones juntos.
Material necesario
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital
Recursos de la estrategia
Plantillas de Atlassian
El proceso de cinco pasos para preparar y dirigir una reunión basada en una página
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Crea tu plantilla de reuniones basadas en una página y compártela en la invitación a la reunión.
- Empieza la reunión con una lectura previa en silencio de la página.
- Utiliza la página para dirigir la reunión, documentar las decisiones y compartir los resultados.
1. Decide si una reunión basada en una página es la decisión adecuada 5 min
La máxima eficacia de las reuniones basadas en una página se consigue cuando hay que tomar una decisión o llegar a un consenso sobre algo. Estas son unas cuantas preguntas que debes plantearte:
- ¿Has estado impulsando algo que se está estancando?
- ¿Necesitas que tus compañeros de equipo o las partes interesadas tomen una decisión?
-
¿Necesitas que el personal reaccione a tu trabajo o te dé comentarios al respecto?
Si has respondido alguna de estas preguntas con un "sí", lo mejor es hacer una reunión basada en una página.
Cuando tengas la certeza de que conviene hacer una reunión basada en una página, crea una página con la herramienta de colaboración que prefieras. Para esto, Confluence viene de maravilla.
Consejo: Conoce a tu público
No hace falta seguir esta estrategia o plantilla en cada reunión. La máxima eficacia de esta estrategia se consigue cuando se aplica a la toma de decisiones o a la creación de consenso.
2. Elabora tu página 30 min
Para maximizar la claridad, la página debe incluir siempre la finalidad, el alcance, los resultados deseados y los puntos de debate clave de la reunión. Lo ideal es que sea justo en la parte superior como, por ejemplo, así:
| Finalidad/alcance de la reunión | Este apartado ayuda a que los asistentes entiendan qué tipo de conversación quieres tener, los tipos de comentarios que quieres que se hagan y los tipos de preguntas que quieres que se planteen. Por ejemplo:
|
|---|---|
| Resultados de la reunión | Ten claro el resultado que esperas de la reunión. |
| Puntos de debate clave | Plantea los puntos de debate clave desde el principio para que los lectores sepan lo que se va a comentar. |
He aquí un ejemplo con contenido:
Nuestro siguiente paso para las iniciativas de DEI
| Finalidad/alcance de la reunión | Analizar los problemas/impedimentos |
|---|---|
| Resultados de la reunión | Esbozar un plan que se compartirá con todo el personal |
| Puntos de debate clave |
|
Tu página debe adaptarse a la medida de tu público y los objetivos de la reunión. Por ejemplo, puedes optar por añadir:
La declaración del problema: escribe una frase inicial directa y memorable sobre el problema que pretendes resolver. Transmíteles a tus lectores la información más importante que deben saber.
El trasfondo: explica por qué organizas esta reunión y por qué importa el resultado. Ayúdale al lector a dar con el elemento más relevante de tu mensaje con un encabezado claro como, por ejemplo, "Por qué esto es importante", u otro encabezado ingenioso que llame su atención.
- ¿Qué ha pasado hasta la fecha? Contextualiza para los lectores que sean nuevos en el proyecto.
- Explica sucintamente las tendencias, los datos históricos, tu estrategia y el progreso efectuado hasta la fecha.
-
Usa listas de viñetas para posibilitar una lectura rápida de la página.
La solución propuesta: si tienes en mente alguna solución que prefieras, ¡cuéntasela a los demás! Explica claramente lo que recomiendas y por qué.
- Respáldala con datos.
- Identifica todos los supuestos y explica tus ideas.
-
Deja claro dónde faltan cuestiones por aprender.
Próximos pasos: ¿qué te gustaría que pasara una vez acabada la reunión? Esto es especialmente útil si sabes que la reunión no resolverá del todo el asunto en cuestión.
Una sección de preguntas frecuentes puede ser una forma fantástica de abordar las preguntas más comunes de forma rápida y anticipada.
Nuestro siguiente paso para las iniciativas de DEI
Enunciado de problema
Durante el último mes mantuvimos varias conversaciones con personas, equipos y grupos sobre cómo podemos aumentar aún más la diversidad.
Contexto
Por qué es importante: todos estamos de acuerdo en que tenemos una base de DEI sólida y queremos utilizarla para acelerar el progreso.
Solución propuesta
En resumen: nos proponemos tres objetivos clave para el año que viene:
- Lanzar un programa de líderes emergentes
- Aumentar la diversidad en todos los niveles, específicamente en el equipo ejecutivo
- Ofrecer aún más transparencia en cuanto a nuestro proceso de contratación
Pasos siguientes
Cómo funciona: el equipo de personal esbozará un plan para cada objetivo y lo compartirá con todo el personal esta semana. Ponte en contacto con cualquier miembro del equipo si tienes ideas o sugerencias.
Una vez creada tu página, asegúrate de incluirla en la invitación a la reunión para los asistentes.
3. Dirige la reunión apoyándote en la página 20 min
Empieza por compartir el objetivo de la reunión para informar (o recordar) a los asistentes por qué están allí. Explica cómo se espera que participen y recuerda que una reunión basada en una página puede ser una experiencia nueva para ellos.
Luego, diles que hagan una lectura previa silenciosa de la página para que puedan entender el mensaje y prepararse para aportar ideas u ofrecer soluciones a los problemas. De este modo, se beneficiarán de la claridad de los demás y comprenderán todo el contexto de la reunión.
- Deja unos 5 minutos para la lectura previa o añade tiempo según el nivel de detalle de la página.
-
Permite que los participantes comenten y voten a favor de las cosas de las que les gustaría hablar.
Y ahora, ¡que empiece el debate! Dirige la reunión con la página y los comentarios añadidos a modo de guía.
4. Impulsa una decisión o los próximos pasos (y quién es el responsable de ellos) 10 min
Para que quede más claro si la solución que propones está aprobada, incluye una casilla de verificación para cada aprobador de tu página.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
El objetivo es terminar la reunión con un resultado, una solución o los próximos pasos claros. Si tu objetivo es encontrar una solución a un problema, puedes ayudar a aumentar la claridad incluyendo una casilla de verificación para cada aprobador de tu página.
Cuando llegue el momento de cerrar la reunión, pide a los participantes que marquen la casilla si aprueban la decisión. Si no están preparados para marcar la casilla, pueden darte motivos que sirvan de base para los próximos pasos.
Nuestro siguiente paso para las iniciativas de DEI
Enunciado de problema
Durante el último mes mantuvimos varias conversaciones con personas, equipos y grupos sobre cómo podemos aumentar aún más la diversidad.
Contexto
Por qué es importante: todos estamos de acuerdo en que tenemos una base de DEI sólida y queremos utilizarla para acelerar el progreso.
Solución propuesta
En resumen: nos proponemos tres objetivos clave para el año que viene:
- Lanzar un programa de líderes emergentes
- Aumentar la diversidad en todos los niveles, específicamente en el equipo ejecutivo
- Ofrecer aún más transparencia en cuanto a nuestro proceso de contratación
Pasos siguientes
Cómo funciona: el equipo de personal esbozará un plan para cada objetivo y lo compartirá con todo el personal esta semana. Ponte en contacto con cualquier miembro del equipo si tienes ideas o sugerencias.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Actualiza la página para reflejar los comentarios 10 min
Tras la reunión, la página puede permanecer como un espacio que incluya todos los comentarios y las decisiones que se hayan tomado sobre tu proyecto. Puede ser una fuente de información permanente y duradera que se pueda consultar en cualquier momento.
Hay algunas cosas que puedes hacer para que cumpla este propósito:
- Documenta cualquier decisión cerca de la parte superior de la página: incluye lo que se decidió y por qué. Esto facilita ver de un vistazo el resultado de la reunión.
- Anticípate a las preguntas futuras: si tus asistentes tenían preguntas que no estaban respondidas en la propia página, aclararlas podría ayudar a resolver esas dudas para los futuros lectores.
- Refuerza las ideas: es posible que algunos comentarios hayan dado ideas sobre cómo mejorar o reforzar la recomendación en la página. Puede tener sentido añadirlos directamente al contenido de la página.
El [fecha] recibimos la aprobación para continuar con [recomendación]. Se eligió porque [motivos].
Consejo: Actualiza tu página
Las reuniones basadas en una página dan como resultado información duradera y de mayor calidad. A diferencia de una reunión que se presenta solo verbalmente o con diapositivas, después de una reunión basada en una página, la página sigue teniendo vigencia.
Por eso, vale la pena invertir un poco de tiempo después de la reunión para actualizar la página y reflejar lo que ocurrió en la reunión.
Seguimiento
Cuando hayas actualizado la página, compártela con los asistentes a la reunión y con las partes interesadas que deberían estar informadas de la decisión, pero que no estuvieron presentes en la reunión.
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