¿Qué es un manual de usuario personal?
Un manual de usuario personal para el trabajo es un documento que describe el estilo de trabajo, las preferencias, los puntos fuertes y los hábitos de comunicación de una persona.
¿Por qué reproducir la estrategia de Mi manual de usuario?
La reproducción de la estrategia de Mi manual de usuario crea un espacio seguro y específico para que se reduzcan los malentendidos entre los equipos al aclarar las expectativas y compartir la mejor manera de colaborar con un compañero de trabajo específico. Las investigaciones demuestran que hacer explícitas las preferencias de los procesos de trabajo favorece la colaboración.
¿Cuándo debes crear un manual de usuario personal?
Deberías crear un manual de usuario en el trabajo cuando te unas a un nuevo equipo, asumas un puesto de liderazgo o inicies un proyecto que requiera una colaboración estrecha. También puede ser útil durante las actividades de formación de equipos o cuando surgen problemas de comunicación. Básicamente, es beneficioso cuando quieres mejorar la claridad y el trabajo en equipo con los compañeros.
5 ventajas de los manuales de usuario personales
- Comunicación mejorada: aclara tu estilo de comunicación preferido, lo que, según las investigaciones, reduce los malentendidos y mejora el rendimiento.
- Colaboración más sólida: los compañeros obtienen información sobre la mejor manera de trabajar, lo que fomenta un trabajo en equipo más eficaz.
- Incorporación más rápida: los nuevos miembros del equipo pueden entender rápidamente tus puntos fuertes, preferencias y hábitos de trabajo, lo que acelera la integración.
- Prevención de conflictos: al establecer expectativas claras, las investigaciones muestran que ayudas a prevenir posibles conflictos o frustraciones en torno a los estilos de trabajo y las interacciones.
- Aumento de la productividad : cuando los compañeros saben cómo interactuar contigo de forma eficiente, se reduce el tiempo dedicado a la falta de comunicación y se aumenta la productividad general.
Mi manual de usuario en acción
Un miembro del equipo comparte su manual de usuario en Confluence por Zoom.
Un documento de Mi manual de usuario incluyen elementos como la configuración del trabajo y las preferencias de comunicación.
Este equipo se ha reunido para compartir sus manuales de usuario en persona y por videollamada.
Material necesario
Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Recursos de la estrategia
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
Cómo escribir un manual de usuario
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Prepara tu manual de usuario con una plantilla
- Comparte tu manual de usuario con tu equipo
- Guarda tu manual de usuario para compartirlo con otros en el futuro
1. Prepara tu manual de usuario personal 30 min
Antes de la reunión, pide a cada miembro del equipo que rellene un manual de usuario con una de las plantillas incluidas o que cree la suya propia. Diles que pueden completar las indicaciones que quieran explicar a los demás. Aquí tienes unos cuantos consejos para ponerte manos a la obra:
Trabajar
- ¿Cuál es tu entorno laboral y de vida?
- ¿Desde dónde sueles trabajar?
¿Cuál es tu horario de trabajo?
comunica
- ¿Cuáles son las mejores formas de comunicarse contigo?
- ¿Cuáles son las peores formas de comunicarse contigo?
¿Qué canales de comunicación prefieres?
Feedback
- ¿Cómo te gusta recibir comentarios?
¿Con qué formatos te gustan más los comentarios?
Valores
¿Cuáles son tus tres valores principales en la vida?
Logros
¿Cuál es el logro del que más te enorgulleces?
Consejo: PERSONALIZA LA PLANTILLA
Encontrarás indicaciones en la plantilla, pero te animamos a que le des tu propio estilo con colores llamativos, memes y otros elementos.
2. Sentar las bases 5 min
Invita a los miembros del equipo a que asistan a la reunión con sus manuales de usuario personales. Para los equipos remotos, organiza una videoconferencia con pantalla compartida. Para los equipos presenciales, ten una sala de reuniones que te permita compartir tu manual de usuario. Si compartes una copia física, asegúrate de compartir también una copia digital de tu manual de usuario. A continuación, comparte las reglas de la obra.
- Esta actividad está pensada para que los miembros del equipo sepan cómo pueden crear las condiciones propicias para que todo el mundo dé lo mejor de sí mismo.
- No se presionará a nadie para que comparta algo si no se siente cómodo haciéndolo.
- Esta reunión es un espacio seguro. Nada de lo que compartan se usará en su contra.
Consejo: EMPLEADOS NUEVOS
Cuando los nuevos empleados comiencen, asígnales la tarea de crear y presentar su manual de usuario en sus primeros 90 días.
3. Comparte tu manual de usuario personal 30-60 min
Cada miembro del equipo presenta su manual de usuario al resto y responde a las preguntas que tengan los compañeros sobre el contenido.
Seguimiento
Archiva los manuales de usuario del equipo en el espacio de Confluence o en cualquier otro espacio compartido para que las personas que se incorporen al equipo más adelante puedan ponerse al día rápidamente.
Variantes
Tantea el terreno
Si la reunión va a ser más corta, intenta limitar la plantilla a preguntas sobre el horario laboral, el entorno ideal, las preferencias de comunicación y los estilos de aprendizaje antes de profundizar en temas más extensos y profundos.
Añade un poco de personalidad
Pide a los miembros del equipo que hagan una prueba de personalidad o alguna formación juntos, como DiSC, StrengthsFinder o Myers-Briggs. Compartid y comentad los resultados en equipo.
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