My User Manual
Personal user manuals are helpful tools for sharing your working style, communication preferences, and other details, making it easier for teams to work together.
PREP TIME
30m
Run TIME
90m
Persons
3-10
5-second summary
- Prep your user manual using a template.
- Share your user manual with your team.
- Save your user manual to share with others in the future.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
PLAY resources
How to write a user manual
Help your teammates understand how best to work with you.
¿Qué es un manual de usuario personal?
Un manual de usuario personal para el trabajo es un documento que describe el estilo de trabajo, las preferencias, los puntos fuertes y los hábitos de comunicación de una persona.
¿Por qué reproducir la estrategia de Mi manual de usuario?
La reproducción de la estrategia de Mi manual de usuario crea un espacio seguro y específico para que se reduzcan los malentendidos entre los equipos al aclarar las expectativas y compartir la mejor manera de colaborar con un compañero de trabajo específico. Las investigaciones demuestran que hacer explícitas las preferencias de los procesos de trabajo favorece la colaboración.
¿Cuándo debes crear un manual de usuario personal?
Deberías crear un manual de usuario en el trabajo cuando te unas a un nuevo equipo, asumas un puesto de liderazgo o inicies un proyecto que requiera una colaboración estrecha. También puede ser útil durante las actividades de formación de equipos o cuando surgen problemas de comunicación. Básicamente, es beneficioso cuando quieres mejorar la claridad y el trabajo en equipo con los compañeros.
5 ventajas de los manuales de usuario personales
- Comunicación mejorada: aclara tu estilo de comunicación preferido, lo que, según las investigaciones, reduce los malentendidos y mejora el rendimiento.
- Colaboración más sólida: los compañeros obtienen información sobre la mejor manera de trabajar, lo que fomenta un trabajo en equipo más eficaz.
- Incorporación más rápida: los nuevos miembros del equipo pueden entender rápidamente tus puntos fuertes, preferencias y hábitos de trabajo, lo que acelera la integración.
- Prevención de conflictos: al establecer expectativas claras, las investigaciones muestran que ayudas a prevenir posibles conflictos o frustraciones en torno a los estilos de trabajo y las interacciones.
- Aumento de la productividad : cuando los compañeros saben cómo interactuar contigo de forma eficiente, se reduce el tiempo dedicado a la falta de comunicación y se aumenta la productividad general.
1. Prep your personal user manual
1. Prepara la estrategia 5 min
Antes de aplicar una estrategia de red de equipos, recomendamos establecer el cartel de equipo. Realizar una estrategia de cartel de equipo definirá el propósito del equipo y lo que implica el éxito. Esto ayuda al equipo a entender qué colaboradores se necesitan para alcanzar los objetivos.
Escribe el objetivo estratégico del equipo en la parte superior de la plantilla o pizarra compartida.
Trabajar
- ¿Cuál es tu entorno laboral y de vida?
- ¿Desde dónde sueles trabajar?
¿Cuál es tu horario de trabajo?
comunica
- ¿Cuáles son las mejores formas de comunicarse contigo?
- ¿Cuáles son las peores formas de comunicarse contigo?
¿Qué canales de comunicación prefieres?
Feedback
- ¿Cómo te gusta recibir comentarios?
¿Con qué formatos te gustan más los comentarios?
Valores
¿Cuáles son tus tres valores principales en la vida?
Logros
¿Cuál es el logro del que más te enorgulleces?
Consejo: PERSONALIZA LA PLANTILLA
Encontrarás indicaciones en la plantilla, pero te animamos a que le des tu propio estilo con colores llamativos, memes y otros elementos.
2. Set the stage
1. Prepara la estrategia 5 min
Define los distintos roles del equipo y escribe tu rol en este proyecto bajo tu nombre en la columna "Funciones".
Si varios miembros del equipo tienen el mismo rol, incluye el rol solo una vez en la tabla.
Algunos miembros del equipo pueden desempeñar varios roles, como un ingeniero de software que también hace de gestor de proyectos. En esos casos, se recomienda incluir cada rol en la tabla.
- Esta actividad está pensada para que los miembros del equipo sepan cómo pueden crear las condiciones propicias para que todo el mundo dé lo mejor de sí mismo.
- No se presionará a nadie para que comparta algo si no se siente cómodo haciéndolo.
- Esta reunión es un espacio seguro. Nada de lo que compartan se usará en su contra.
Consejo: EMPLEADOS NUEVOS
Cuando los nuevos empleados comiencen, asígnales la tarea de crear y presentar su manual de usuario en sus primeros 90 días.
3. Share your personal user manual
1. Prepara la estrategia 5 min
Pide a cada persona que identifique entre 3 y 5 de sus responsabilidades principales en este proyecto en la columna "Responsabilidades (lo que pienso)".
Follow-up
Comparte los resultados
Comparte con el equipo el documento definitivo para recopilar comentarios sobre cualquier posible carencia u oportunidad.
Distribuye el documento de roles y responsabilidades con las principales partes interesadas y los miembros del equipo de liderazgo, e informa al equipo sobre esta acción.
Considera la posibilidad de revisar esta estrategia cada tres o seis meses o cuando el equipo experimente cambios importantes. La práctica regular hará que este proceso sea más fluido.
Variations
Test the waters
Reúne a los propietarios de los equipos de la red y prepárate para evaluar el estado de la red. Cada equipo verá una valoración de su estado por categorías específicas y con emoticonos. Asegúrate de que todos entienden las categorías y pueden preguntar sus dudas. Los propietarios pueden valorar sus relaciones de equipo de forma asincrónica o en tiempo real. Se puede utilizar una tabla, una lista o una pizarra para la evaluación, y en las reuniones presenciales, puntos o pegatinas.
Add some personality
Have team members complete a personality test or training together, such as DiSC, Strengths Finder, or Myers-Briggs. Share and discuss the results as a team.
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