¿Qué es una actualización semanal del equipo asincrónica?
Las actualizaciones asincrónicas, también conocidas como reuniones asíncronas, permiten a los participantes comunicarse y colaborar sin necesidad de interactuar en tiempo real (tiempo de sincronización) ni de responder inmediatamente.
Por qué usar actualizaciones semanales asincrónicas
El Teamwork Lab, un grupo de científicos del comportamiento dedicado a diseñar y validar las mejores formas de trabajar para los equipos modernos, probó la eficacia de reemplazar las reuniones presenciales por actualizaciones asincrónicas de vídeo de Loom en Atlassian. Las actualizaciones de estado semanales eran una opción perfecta para este experimento. Estos son algunos de los resultados clave:
- Más de 1000 Atlassians liberaron 5000 horas de trabajo en solo dos semanas.
En comparación con las actualizaciones escritas de Slack, la sensación de conexión con su responsable de los subordinados directos que recibieron actualizaciones de vídeo de Loom experimentó un gran aumento (un 38 % frente a un 9 %).
Cuándo y cómo realizar una actualización semanal del equipo
Las actualizaciones semanales del equipo deberían realizarse cada semana. Hay dos medios que puedes utilizar para realizar tu actualización semanal asincrónica del equipo:
- Mensaje escrito (p. ej. Slack)
-
Mensaje de vídeo (p. ej. Loom)
El Teamwork Lab de Atlassian descubrió que los mensajes de vídeo son más eficaces que los mensajes de Slack a la hora de crear equipos conectados que tengan objetivos claros y se sientan más reconocidos.
Ventajas de realizar actualizaciones semanales
- Claridad: ofrecer actualizaciones periódicas ayuda al equipo a mantenerse al día del progreso y del seguimiento de los objetivos.
- Impacto: dedicar tiempo cada semana a hacer una pausa y reflexionar sobre el progreso ofrece la oportunidad de analizar qué tareas tienen mayor impacto empresarial para trabajar de forma más inteligente, no más exigente.
- Proactividad: se detectan los problemas y obstáculos antes de que ocurran.
- Conexión: crea vínculos con tu equipo incluso cuando os encontréis en distintas zonas horarias mostrando tu trabajo y reconociendo el de los demás. Cuando se reconoce a las personas por su trabajo, su motivación y satisfacción laboral se disparan.
- Eficiencia: al llevar a cabo las actualizaciones de forma asincrónica, puedes invertir el valioso tiempo que tienes reservado a las reuniones en las partes de tu trabajo que requieren tiempo de sincronización.
- Desarrollo profesional: hacer actualizaciones semanales te da la oportunidad de compartir y celebrar tus logros. Eso mejora la motivación y el compromiso con el trabajo.
Material necesario
Herramienta de mensajería de vídeo o herramienta de comunicación escrita
Cómo realizar la actualización semanal del equipo
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Prepara la actualización del equipo con nuestras plantillas Comienzo de la semana y Resumen semanal.
- Graba o escribe la actualización.
- Compártela con tu equipo.
Plantilla Comienzo de la semana
1. Preparación 15 min
Reflexiona acerca de tus tres principales prioridades de la semana. Según las investigaciones, las personas son más eficaces si tienen un conjunto claro de prioridades principales.
A continuación, añade el "por qué" detrás de cada prioridad. Entender el impacto aumenta la motivación.
Por último, añade cualquier desafío u obstáculo con el que necesites ayuda y haz una pregunta específica (por ejemplo, pedir comentarios, buscar el contacto correcto o formación sobre un nuevo proceso). Incluye esto en tu plantilla Comienzo de la semana.
Plantilla Comienzo de la semana:
Mis principales prioridades para esta semana son:
1. [prioridad] + [por qué es una prioridad]
2. [prioridad] + [por qué es una prioridad]
3. [prioridad] + [por qué es una prioridad]
Retos con los que necesito ayuda:
1. [reto] + [la ayuda necesaria]
2. [reto] + [la ayuda necesaria]
2. Graba o escribe la actualización 15 min
Ahora que has utilizado la plantilla para reflexionar sobre qué compartir, tienes que decidir cómo quieres compartirlo.
Elige el formato, escrito o en vídeo, para realizar tus actualizaciones semanales. Optar por un vídeo de Loom puede simplificar y mejorar este proceso. Para los mensajes de vídeo, sé breve, de 3 a 5 minutos, y céntrate en actualizaciones clave más que en informes detallados. ¡No hay por qué ser perfecto ante la cámara!
Actualización por mensaje de vídeo de Loom:
Actualización escrita:
¡Hola equipo! ¡Feliz lunes! Echad un vistazo a la semana que tengo por delante:
Mis principales prioridades para esta semana son:
1. Escribir el blog sobre IA → queremos promocionar nuestras nuevas funciones de IA entre los usuarios
2. Revisar los candidatos a internos → la fecha límite para las entrevistas es la semana que viene
3. Planificar el calendario de contenidos para el mes que viene → los planes de publicación vencen con un mes de antelación
Retos con los que necesito ayuda:
1. Necesito que el equipo de IA revise la entrada del blog para asegurarse de que es precisa.
2. Necesito la opinión del equipo sobre las necesidades de los proyectos internos para poder evaluar a los candidatos en función de ellas.
Decidme si está todo claro o publicad una pregunta y me pondré en contacto con vosotros en 24 horas.
Consejo: Enciende la cámara
Según las investigaciones, las personas se sienten más conectadas cuando se activa la cámara en las grabaciones de vídeo.
3. Presentación 1 min
Ahora que has escrito o grabado la actualización, tienes que compartirla con tu equipo en su canal de comunicación preferido: Slack, un documento compartido o un correo electrónico.
No olvides responder a cualquier comentario que tu equipo pueda añadir, ¡aunque solo sea con emoticonos!
Mensaje para compartir tu actualización de vídeo de Loom:
Principales prioridades de esta semana [1 de junio de 2024]
Hola, equipo. ¡Feliz lunes!
Echad un vistazo a mis principales prioridades de esta semana [Loom 3 minutos]
Questions
- Añadid cualquier pregunta o comentario a Loom y los abordaré.
-
Si tenéis alguna pregunta sobre la priorización de tareas, no dudéis en poneros en contacto conmigo.
¡Que tengáis un buen comienzo de semana!
Mensaje para compartir tu actualización escrita:
Principales prioridades de esta semana [1 de junio de 2024]
Hola, equipo. ¡Feliz lunes!
Echad un vistazo a mis principales prioridades de esta semana:
Principales prioridades
1. [prioridad] + [por qué es una prioridad]
2. [prioridad] + [por qué es una prioridad]
3. [prioridad] + [por qué es una prioridad]
Retos con los que necesito ayuda:
1. [reto] + [la ayuda necesaria]
2. [reto] + [la ayuda necesaria]
Questions
-
Para cualquier pregunta o comentario, no dudéis en poneros en contacto conmigo.
¡Que tengáis un buen comienzo de semana!
Plantilla Resumen semanal
1. Preparación 15 min
Celebra tu arduo trabajo y el de tus compañeros de equipo compartiendo una actualización semanal del equipo. Empieza por reflexionar sobre tu trabajo de la semana. Estas son unas cuantas preguntas que debes plantearte:
- ¿En qué proyectos he avanzado?
- ¿Cómo avanzan mis proyectos con respecto a mis objetivos?
- ¿Qué problemas he resuelto?
- ¿Qué valor generará esto para mi equipo o empresa?
- ¿Hay algún dato importante que debiera compartir con el equipo?
Ahora piensa quién ha hecho un gran trabajo esta semana o te ha ayudado a hacer un gran trabajo:
- ¿Hay algo por lo que felicitar a todo el equipo?
-
¿Hay alguien que merezca un reconocimiento?
A continuación, traza a grandes rasgos los temas de conversación en la plantilla Weekly Wrap:
Plantilla Weekly Wrap:
Mis progresos o logros de esta semana:
1. [lo más destacado] + [efecto que ha causado]
2. [lo más destacado] + [efecto que ha causado]
3. [lo más destacado] + [efecto que ha causado]
Reconocimiento del equipo:
1. [equipo o persona a la que quieres felicitar] + [trabajo que ha hecho]
2. Grabar o anotar 5 min
De nuevo, elige el medio para compartir tus novedades.
Si vas a usar un mensaje de vídeo de Loom, intenta que no dure más de cinco minutos y no te preocupes porque salga perfecto. Cuantos más mensajes de vídeo compartas, más confianza adquirirás.
Mensaje de vídeo de Loom con las novedades:
Novedades por escrito:
¡Hola, equipo! ¡Feliz final de semana! Estos son mis momentos más destacados de esta semana:
Mis progresos o logros:
1. He publicado un nuevo blog de IA con testimonios de clientes sobre nuestro nuevo producto de IA.
2. He programado cinco entrevistas con becarios para la semana que viene.
3. He hecho un primer esbozo del calendario editorial del mes que viene. El equipo de marketing está añadiendo sus entradas de contenido promocional, y las enviarán para su revisión a principios de la semana que viene.
Reconocimiento del equipo:
1. Gracias a Kristen W. por incorporar los cambios en el blog sobre IA en 24 horas.
2. Gracias a Charlie A. por enseñarme a añadir imágenes a entradas de blog para que pudiera incluir fotos de clientes al artículo sobre IA.
3. Estoy haciendo grandes progresos en la creación de nuevos contenidos sobre IA para alcanzar nuestro objetivo de marketing del primer trimestre, y agradezco a todos los miembros del equipo que hayan aportado sus comentarios y experiencia.
Dadle al pulgar hacia arriba si os ha quedado todo claro o publicad una pregunta y os responderé en un plazo de 24 horas.
Consejo: ¡Que las felicitaciones no paren!
Recuerda responder a todos los comentarios que tu equipo añada en Loom, aunque solo sea un emoticono.
3. Presentación 1 min
Por último, comparte las novedades de tu resumen semanal en vídeo o por escrito a través del canal de comunicación preferido de tu equipo.
Mensaje para compartir tu vídeo de Loom con las novedades:
Resumen de esta semana [1 de junio de 2024]
Hola, equipo. ¡Feliz final de semana!
Echad un vistazo a mis novedades del cierre de la semana [Loom, 5 minutos]
Questions
Añadid cualquier pregunta o comentario que tengáis en Loom y os responderé cuanto antes.
¡Que tengáis un buen fin de semana!
Mensaje para compartir tus novedades por escrito:
Resumen de esta semana [1 de junio de 2024]
Hola, equipo. ¡Feliz final de semana!
Os paso mis momentos más destacados de esta semana:
Mis momentos más destacados
1. [lo más destacado] + [efecto que ha causado]
2. [lo más destacado] + [efecto que ha causado]
3. [lo más destacado] + [efecto que ha causado]
Reconocimiento del equipo:
1. [equipo o persona a la que quieres felicitar por su esfuerzo] + [trabajo que ha hecho]
Questions
Si tenéis alguna pregunta o comentario, no dudéis en poneros en contacto conmigo.
¡Que tengáis un buen fin de semana!
Consejo: La constancia es la clave.
Adoptar esta práctica como parte de tu rutina semanal te ayudará a convertir las novedades del equipo en una valiosa herramienta de comunicación y a aumentar su motivación.
Seguimiento
Adquiere el hábito de consultar las novedades de los demás y reaccionar ante ellas. Esto te ayudará a estar al día y a asegurarte de que tu trabajo tenga un gran impacto.
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