Affiche de projet informatique

Les affiches de projet s'enrichissent au fil des sessions en équipe, donc ne cherchez pas à la terminer en une fois. Lors de la première session, tentez de définir le domaine du problème. Ensuite, communiquez vos conclusions aux parties prenantes dès que possible afin de recueillir leur feedback, dont vous tiendrez compte lors de sessions futures à mesure que votre projet évoluera.

L'affiche est divisée en trois parties pour appuyer cette évolution :

Définition du problème – Expliquez pourquoi il est important de résoudre ce problème pour les clients et l'entreprise. Soyez clairs quant aux objectifs, aux solutions possibles et aux personnes et/ou aux systèmes affectés.

Élaboration d'une solution – Développez des approches possibles et convenez de la meilleure solution. Expliquez comment vous en êtes arrivés là, les clés de la réussite, mais aussi comment d'autres systèmes et équipes seront affectés.

Préparation au lancement du projet – Cartographiez vos étapes importantes en vous concentrant sur la création de valeur client itérative et assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent leur rôle lorsque vous vous préparez au lancement.

DÉROULEMENT DES SESSIONS

Prévoyez 60 minutes avec votre équipe. Collectez et communiquez à l'avance toute information pertinente (par exemple, notes issues des tests utilisateurs, analyses, feedback client, étude de marché, etc.).

Débutez la première session en distribuant le modèle d'affiche de projet et en donnant les instructions. Lors des sessions suivantes, vous pourrez commencer par (rapidement !) passer en revue les modifications apportées à l'affiche.

Parcourez les différents points avec votre équipe en veillant à vous mettre d'accord sur chacun d'entre eux avant de passer au suivant. Si vous êtes bloqués, ou si des membres de l'équipe ne partagent pas les mêmes idées, prenez le temps d'en discuter pour trouver un consensus. Si ce n'est pas possible, un membre de l'équipe devra assurer un suivi pour recueillir plus d'informations et les communiquer. Finalement, le propriétaire à temps plein du projet (c'est-à-dire le responsable du projet) ou le sponsor exécutif pourrait avoir à trancher les divergences d'opinions en décidant de la voie à suivre.

DÉFINITION DU PROBLÈME

Cette partie ne devrait pas prendre plus d'une heure. Rassemblez quelques personnes pour exposer les grandes lignes de votre projet. Incluez suffisamment de détails pour que les personnes extérieures à votre équipe puissent comprendre la raison d'être du projet et ses objectifs.

Quel est le problème – Cette partie devrait inclure un énoncé bref et clair des raisons pour lesquelles vous cherchez à résoudre ce problème et des personnes à qui cela profitera.

Solutions possibles – En groupe, réfléchissez aux méthodes possibles pour résoudre le problème que vous venez de définir. Cette partie peut facilement prendre plusieurs heures. Alors, utilisez un chronomètre pour vous forcer à ne pas y consacrer plus de 20 minutes. À l'issue de cette session, vous devriez obtenir un énoncé de la solution qui convient à tout le monde, ainsi qu'un bref résumé des alternatives potentielles.

Équipes affectées – À ce stade, restez dans les grandes lignes. Cette session a seulement pour objectif de comprendre qui impliquer dans les prochaines phases à mesure que votre projet se précise.

ÉLABORATION D'UNE SOLUTION

Le moment est venu de préciser votre projet. En vous servant de la première partie comme d'un guide, commencez à définir quelques détails de votre projet. À ce stade, il ne s'agit pas d'un plan de projet complet, mais plutôt d'une feuille de route en vue d'un futur plan détaillé. Veillez à impliquer vos parties prenantes et d'autres équipes adjacentes lorsque vous évaluez et élaborez ensemble les solutions possibles.

Détails de la solution – Abordez en détail la solution que vous avez choisie et ce que vous allez livrer en cours de route.

Validation – À quelles questions avez-vous dû répondre pour parvenir à cette solution et quelles données ou autres informations avez-vous utilisées pour y répondre ? Puisque ce document est vivant, vous devriez également ajouter des questions ouvertes auxquelles vous êtes en train de répondre dans cette section.

Visualisation de la solution – Personne ne veut lire un pavé de texte. Utilisez cette section pour visualiser les choses. Collaborez avec un architecte pour schématiser les flux d'information entre les systèmes et capturer les résultats. N'hésitez pas à ajouter un tableau blanc ou une capture d'écran de l'outil de dessin que vous utilisez ! Lorsque vous disposerez d'une vue technique de la solution, mettez-vous à la place des utilisateurs et cartographiez leur expérience avec la solution.

Mesure de la réussite – Définissez les clés de la réussite en vous concentrant sur le résultat que vous fournirez à l'entreprise. Plus il est spécifique et mesurable, meilleur c'est. Cela dit, le résultat va varier d'un projet à l'autre. Si vous rencontrez des difficultés pour définir la réussite, interrompez cette session et essayez d'exécuter le scénario Objectifs, signaux et mesures avant de passer à l'étape suivante.

Décrivez les impacts du projet dans un tableau. Quels seront les systèmes et les équipes affectés par votre projet ? Quels systèmes et équipes devront être revus pour que vous puissiez livrer votre projet ? À l'issue de cette étape, vous devriez avoir une liste de systèmes et d'équipes affectés par votre projet, des éventuelles dépendances vis-à-vis d'autres équipes, ainsi que de l'importance relative de chaque impact.

À VOS MARQUES, PRÊTS…

(Si vous avez le temps à la fin de la section « Élaboration d'une solution », vous pouvez également compléter la section « Préparation au lancement du projet ». Sinon, prévoyez 30 minutes supplémentaires ou désignez une personne qui sera chargée de faire une première ébauche et de la partager avec votre équipe à des fins de revue.)

Maintenant que vous avez une idée de votre solution, de son impact sur les autres équipes et de la valeur que vous apportez aux clients, prenez le temps de définir la priorité de ce projet et ses avantages par rapport à d'autres projets possibles de votre organisation/équipe. À ce stade, vous pourriez décider de poursuivre le projet ou de le repousser à plus tard si vous avez déjà trop de pain sur la planche. N'oubliez pas que vous cherchez à maximiser la valeur ajoutée pour vos clients !

Une fois que vous avez décidé de poursuivre votre projet, vous devez vous préparer à l'exécuter. Cette section va vous préparer au lancement et à partir du bon pied. Continuez à recueillir les commentaires de vos parties prenantes et d'autres équipes pour vous assurer que tous les participants sont d'accord avec votre approche du projet et sa durée.