Rôles et responsabilités en action
Un tableau blanc d'une équipe après avoir terminé la quatrième étape d'une session Rôles et responsabilités en présentiel.
Cette équipe a organisé une réunion sur Zoom et a utilisé Confluence pour consigner et résumer sa conversation.
Ce dont vous aurez besoin
Vidéoconférence avec partage d'écran ou espace de réunion
Outil de collaboration digitale (voir le modèle)
Tableau blanc
Marqueurs
Post-its
Chronomètre
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Quels sont les rôles et les responsabilités du poste ?
Dans un travail d'équipe efficace, les rôles correspondent à des titres de fonction ou à des postes, tels que celui de chef de projet, tandis que les responsabilités incluent des tâches et des devoirs spécifiques associés à un rôle. Voici quelques exemples de responsabilités d'un chef de projet :
- Planification et développement d'idées de projets
- Constitution et encadrement de votre équipe
- Suivi de l'avancement des projets et définition des délais
- Résolution des problèmes
- Gestion du budget et des parties prenantes
Évaluation de l'efficacité des projets
Pourquoi exécuter un scénario Rôles et responsabilités ?
Les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe doivent être clarifiés pour que chacun comprenne quelles sont ses tâches et comment il doit contribuer à la réalisation des objectifs de l'équipe. Selon une étude publiée par Small Group Research, cette clarification évite les malentendus, réduit le chevauchement des tâches, et améliore l'efficacité et la collaboration.
Quand faut-il clarifier les rôles et les responsabilités ?
La clarification des rôles dès le début du projet permet de définir des attentes claires, de limiter la confusion, et d'améliorer la productivité et la collaboration.
En définissant d'emblée les rôles, vous pouvez également éviter le chevauchement des tâches, réduire les conflits et vous assurer que tous les membres de l'équipe sont mobilisés autour des mêmes objectifs.
À mesure de l'avancement des projets et de l'évolution des frameworks organisationnels, il est indispensable de procéder à des réévaluations périodiques et de mettre à jour les rôles pour maintenir l'alignement et l'efficacité opérationnelle.
5 avantages de la définition des rôles et des responsabilités
- Responsabilité : une définition claire des rôles permet de réduire les doublons, de simplifier les processus et de limiter les pertes de temps et de ressources, pour une exécution plus efficace des projets.
- Clarté : la clarification des rôles et des responsabilités assure une collaboration plus efficace au sein de l'équipe.
- Engagement accru des employés : une communication efficace, qui est souvent le résultat d'une définition claire des rôles et des responsabilités, entraîne une hausse de 72 % de l'engagement et de la productivité des employés (Atto Time).
- Satisfaction au travail : environ 75 % des employés dont les rôles sont bien définis sont plus passionnés par leur travail et déclarent être plus satisfaits au travail que ceux dont les rôles sont ambigus (Effectory).
- Productivité accrue : les employés dont les rôles sont clairement définis sont 53 % plus performants et 27 % plus efficaces au travail (Effectory).
Méthode pour définir les rôles et les responsabilités de votre équipe
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Déterminer et valider les responsabilités au sein de l'équipe
- Identifier les responsabilités non assignées
- Documenter les rôles approuvés au sein de l'équipe
1. Préparer le scénario 5 MIN
Que les réunions aient lieu en présentiel ou à distance, envoyez à l'équipe un message expliquant le scénario pour vous assurer que tout le monde comprend le sujet de la réunion à venir. Au début du scénario, passez en revue la mission de l'équipe afin de contextualiser l'ensemble des responsabilités de l'équipe.
Préparez ensuite le document de collaboration que l'équipe utilisera. Vous pouvez créer un tableau sur une page Confluence ou utiliser notre modèle prêt à l'emploi. Si vous créez votre propre document, ajoutez-y les colonnes suivantes :
- Rôle
- Responsabilités (selon les autres)
- Responsabilités (selon moi)
Responsabilités non assignées
CONSEIL : GRANDS GROUPES
Votre groupe est composé de plus de quatre personnes ? Prévoyez 90 minutes pour les groupes de six à huit participants.
Pour les groupes composés de neuf participants ou plus, divisez le scénario en sessions plus petites d'une heure.
2. Identifier les rôles des membres de l'équipe 5 MIN
Définissez les différents rôles au sein de votre équipe pour le projet et notez le vôtre sous votre nom dans la colonne « Rôles ».
Si plusieurs membres de l'équipe ont le même rôle, n'indiquez ce rôle qu'une fois dans le tableau.
Certains membres de l'équipe peuvent avoir plusieurs rôles, par exemple, ingénieur logiciel et chef de projet. Dans ce cas, il est conseillé de mentionner chaque rôle dans le tableau.
3. Identifier vos responsabilités 10 MIN
Demandez à chaque membre de l'équipe d'identifier ses 3 à 5 responsabilités principales dans le cadre de ce projet dans la colonne « Responsabilités (selon moi) ».
CONSEIL : FOCALISEZ VOTRE ATTENTION
Faites en sorte que la session se concentre sur les rôles, et non sur les personnes.
Ainsi, l'équipe peut identifier les lacunes à combler pour réussir dans ce rôle, indépendamment des membres de l'équipe.
4. Identifier les responsabilités des membres de l'équipe 10 MIN
Dans la colonne « Responsabilités (selon les autres) », notez les principales responsabilités correspondant, selon vous, à chacun des autres rôles.
Si une responsabilité à laquelle vous pensez ne correspond pas clairement à un rôle, ajoutez-la à la section dédiée aux responsabilités non assignées.
5. Clarifier les rôles et les responsabilités 15 MIN
Lisez ce que les autres ont écrit à propos de votre rôle dans la colonne « Responsabilités (selon les autres) ». Ajoutez une coche (✅) si vous acceptez une responsabilité ou une croix (❌) si vous la refusez.
Ajoutez des commentaires contextuels si vous avez des questions ou des commentaires concernant les responsabilités des autres.
À la suite d'une discussion d'équipe, le titulaire du rôle passe en revue toutes les croix (❌) et décide d'assumer ou de déléguer des tâches supplémentaires. En cas de chevauchement de tâches, un propriétaire principal est désigné, ainsi que d'éventuels contributeurs ou propriétaires secondaires.
Toutes les responsabilités non revendiquées ou non acceptées sont transférées dans la section des responsabilités non assignées.
Selon la structure de votre organisation, le titulaire du rôle peut avoir besoin de l'approbation de sa direction pour finaliser son rôle, comme indiqué dans ce processus.
6. Passer en revue les responsabilités non assignées 15 MIN
Passez en revue les responsabilités non assignées collectivement afin de déterminer si elles correspondent à des rôles existants et pourquoi elles peuvent ou non convenir à des rôles spécifiques.
Si ces responsabilités ne correspondent à aucun rôle, cela signifie qu'un nouveau rôle est nécessaire ou qu'un rôle existant doit être redéfini. Il est important de désigner une personne chargée d'identifier le propriétaire de ces tâches et de fixer une date pour le suivi.
Soyez attentif aux responsabilités qu'aucun rôle n'est prêt à assumer. Si vous en identifiez, signalez-les au groupe pour qu'il en discute plus en détail.
CONSEIL : ACCEPTEZ DE NE PAS ÊTRE D'ACCORD
Si l'équipe n'arrive pas à se mettre d'accord sur certains rôles ou certaines responsabilités, inscrivez-les en tant qu'éléments de suivi sur lesquels travailler plus tard lors de plus petites réunions.
7. Résumer et identifier les étapes suivantes 5 MIN
Pour terminer, résumez les rôles et les responsabilités afin de vous assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde. Désignez des propriétaires spécifiques pour les différents rôles, et mettez à jour le document partagé avec les rôles et responsabilités convenus.
Suivi
Partagez
Partagez le document final avec l'équipe pour recueillir son avis sur les éventuelles lacunes ou opportunités.
Distribuez le document des rôles et des responsabilités aux principales parties prenantes et aux principaux dirigeants en veillant à en informer l'équipe.
Prévoyez de passer en revue ce scénario avec l'équipe tous les trois ou six mois, ou à chaque changement important au sein de l'équipe. Une pratique régulière facilitera le processus.
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