Confluence と Jira Software を活用し、社内の様々な業務効率化を推進

マイクロアドは、データとテクノロジーをかけ合わせたマーケティングプラットフォームを提供する企業です。「アドプラットフォーム事業」では、ROI 最大化に向けたディスプレイ広告の出稿・管理を可能とし、国内最大規模の売上シェアを誇る DSP（Demand-Side Platform）「UNIVERSE Ads」や、メディア広告配信の最適化と包括管理を可能とする次世代 SSP（Supply SidePlatform）「MicroAd COMPASS」を展開。また、「データプラットフォーム事業」では、様々なデータを集積・分析して企業のマーケティング基盤の構築を支援する「UNIVERSE」を提供するなど、アドテクノロジー分野の総合サービス企業として成長を続けています。

同社では、社内業務の効率化を目指し、2015 年からアトラシアンのコラボレーションツール「Confluence」を、2016 年からはプロジェクト管理ツール「Jira Software」を活用しています。システム開発本部 IT 戦略グループ チーフアーキテクトの米田 慎輔氏は、「例えば、システム開発本部では、開発に関するワークフローや作成物のガイドラインを Confluence で明文化し、そのガイドラインに従って Jira Software でワークフローを構築することで、ガイドラインに沿った開発を行っています」と説明します。

Jira Service Desk (現 Jira Service Management) の活用も ― 開始契約書稟議にかかる期間が半分以下に

さらに、2019 年には IT サービスデスク機能を提供する「Jira Service Desk」を導入し、業務効率化を加速させています。導入の契機となったのが、IT サポート業務のタスク管理でした。米田氏は、「これまで、ユーザーからのサポート依頼は、IT 戦略グループのメンバーの個人チャットや口頭で直接寄せられていたため、情報や進捗状況の共有ができていないという課題が生じておりました。そこで Jira Software でヘルプデスクのプロジェクトを立ち上げてタスク管理を実施したのですが、Jira Software のライセンスがないユーザーはチケットを作成できず、私たちが内容をヒアリングしてチケットを作成しなければなりませんでした」と振り返ります。

「対してJira Service Desk では、リクエスト応対者である『エージェント』のみにライセンス費が発生し、サポート申請を行う側はライセンスが不要であるため、コストを抑えながら、この問題を解決できると判断したのです。これを 3 ユーザー 30 日間無料のトライアル期間を利用して検証しました」（米田氏）

法務部門も、契約書関連業務の効率化に Jira Service Desk を活用しています。契約書の作成は、①営業担当者の依頼を受けて、法務担当者が契約書を作成・確認し、クライアントと契約内容について合意し、②契約書締結のための社内稟議のワークフローを進め、③締結が完了した契約書データを保管する、という 3 つの工程で進められます。「これまでは、3 工程を別々のツールやサービスを利用して行っていたため、ステータス管理がうまくいかず、タイムラグや漏れが発生していました。この 3 つの作業を統合できる他のツールも検討しましたが、高額で導入に躊躇していたところ、Jira Service Desk で解決できるという提案を IT 戦略グループから受けて、活用に踏み出しました。結果、課題が解消され、様々な効果を享受しています」（小松氏）

管理・人事本部 法務グループの井手 あやか氏は「申請者が事前に設定されたフォーマットに合わせて必要項目を入力すれば、申請が終わるようになっています。また、必要項目の情報漏れをすぐに確認できるようになり、申請業務が効率化しました」と話します。小松氏も「契約書の稟議ステータスが可視化されてタスクが円滑に進むようになり、従来稟議に 5 ～ 7 日かかっていたものが、2 日程度に短縮されました」と語ります。