Accordi di cooperazione

Prima del workshop live della strategia, compila una bozza delle seguenti due sezioni del modello.

Canale di comunicazione

Considera come il tuo team comunicherà in pratica. Descrivi il canale, il suo scopo, il pubblico ed eventuali standard stabiliti per le comunicazioni. Ad esempio, potresti usare Confluence come origine di riferimento unica per la documentazione e la pianificazione e Slack per le comunicazioni quotidiane.

Processo di escalation

Come si suol dire, una mancanza di pianificazione è la pianificazione di un fallimento. Rifletti su come vuoi che il tuo team assegni i ticket urgenti o prenda decisioni quando non riesce a raggiungere un consenso. Indica chi sarà il decisore, come gestirai le escalation, quale livello di trasparenza fornirai e come informerai gli altri delle decisioni.

Hai dubbi su come gestire le escalation? Prova il nostro framework decisionale DACI. Puoi anche collaborare con il tuo team per definire un percorso per escalation corrette che delinei le opzioni per l'escalation e consenta un migliore processo decisionale.

Comincia il workshop ricapitolando lo scopo della riunione e stabilendo alcune regole, ad esempio chiedendo al team di:

• Mantenere una mente aperta e curiosa
• Praticare l'ascolto attivo e incoraggiare tutti a contribuire
• ridurre al minimo le distrazioni e massimizzare la connessione: riporre i telefoni, accendere le webcam e modalità «Non disturbare» attivata;
• evitare di interrompere gli altri e dare a tutti l'opportunità di parlare;
• tenere a mente che gli Accordi di collaborazione verranno perfezionati col tempo.

Quindi fai un riepilogo dei problemi attualmente incontrati dal team (sulla base delle informazioni raccolte prima del workshop). La presentazione dei problemi aiuterà a far nascere idee su come migliorare i modi di lavorare.

Dopodiché, dai cinque minuti al team per leggere in silenzio la bozza di documento a cui tutti hanno contribuito nella fase di preparazione del workshop. I membri del team possono anche commentare sulla pagina.

Per finire, chiedi a ogni persona di dire qualcosa di nuovo che ha imparato su un altro membro del team. Ciò aiuterà tutti a conoscersi meglio e animerà la conversazione.

Dedica dieci minuti a discutere e a modificare la sezione Canali di comunicazione con il team. Puoi apportare modifiche al documento digitale e/o annotare le idee su una lavagna fisica se la riunione avviene in presenza (non dimenticare di trasferire il contenuto della lavagna fisica nel documento digitale per una futura consultazione).

Per rompere il ghiaccio:

• Aggiunte, rimozioni o modifiche?
• Quando dovremmo verificare il funzionamento globale?
• Come vogliamo che altri team, leader o parti interessate comunichino con noi?

La collaborazione è essenziale per raggiungere gli obiettivi del team, ma non sempre è necessaria una riunione. Durante questa parte del workshop, il team discuterà di come, quando e perché utilizzare le riunioni sincrone o la comunicazione asincrona. Esempi di comunicazione asincrona sono l'invio di aggiornamenti scritti con Slack, di aggiornamenti video con Loom o il brainstorming con le lavagne Confluence.

(Stai cercando di decidere se sia meglio la comunicazione sincrona o asincrona? Scopri la differenza tra comunicazione sincrona e asincrona in modo da poter scegliere il mezzo più adatto a ogni situazione).

A mano a mano che limiti i casi in cui è necessaria una riunione, discuti delle seguenti domande con il tuo team, per valutare le riunioni esistenti e pianificare attentamente il futuro:

• Che tipo di riunioni sono necessarie?
• Quale formato di riunione ci aiuterà a raggiungere i nostri obiettivi? (Le riunioni dirette da una pagina sono particolarmente efficaci)
• Quali sono la cadenza e la durata opportune?
• Chi dovrebbe partecipare a una riunione e con quale ruolo?

• In quali riunioni verrà in principio autorizzato un dispositivo per prendere appunti basato sull'intelligenza artificiale?

Nei casi in cui la comunicazione asincrona è una buona alternativa, discuti delle seguenti domande con il tuo team:

• Quali tipi di comunicazione asincrona ci aiuteranno a raggiungere i nostri obiettivi? (ad esempio, messaggi scritti, video, brainstorming usando una lavagna ecc.)
• Chi dovrebbe essere coinvolto e con quale ruolo? (ad esempio, chi crea contenuti ed entro quando? Chi contribuisce ed entro quando? Chi rivede ed entro quando)?

• Quale dovrebbe essere la cadenza?

Trovare il giusto equilibrio tra comunicazione sincrona e asincrona può richiedere un po' di pratica. Termina questa parte della conversazione con questa domanda: quando dovremmo verificare se il metodo scelto sta funzionando?

Il team esamina e modifica la sezione dedicata alla procedura di escalation abbozzata dal leader. Discute di eventuali aggiunte o modifiche da apportare fino a raggiungere un accordo.

Gli Accordi di collaborazione stabiliti durante il workshop sono semplicemente un punto di partenza che può e deve essere aggiornato nel corso del tempo. Come ultima tappa del workshop occorre discutere di come gli Accordi saranno modificati a mano a mano che il team impara e cresce.

Per rompere il ghiaccio:

• Quando dovremmo rivedere questi Accordi di collaborazione e perché? (Ogni tre mesi, in base alle lezioni apprese, dopo una milestone importante ecc.)
• Come decideremo se un Accordo deve essere modificato?
• Che livello di trasparenza è necessario e/o consigliabile?
• Come condivideremo le modifiche?