What is the DACI decision-making framework?
DACI è un acronimo inglese che semplifica il processo decisionale richiedendo ai team di definire i ruoli e le responsabilità dei principali stakeholder coinvolti nel processo decisionale. Ecco come si suddivide l'acronimo DACI:
- D = Driver: la persona responsabile di "guidare" gli stakeholder, raccogliere tutte le informazioni necessarie, determinare l'ambito della decisione e far prendere una decisione entro la data concordata.
- A = Approver: The one person (yes: one!) who makes the decision. This turns the approver role from a passive “rubber stamp” into a very active “decision maker” role.
- C = Contributors: People who have subject-area knowledge and can make recommendations – i.e., they have a voice, but not a vote.
-
I = Informed: People whose work may be affected by the decision, and should be informed once it’s been made – i.e., no vote, no voice.
Why use the DACI decision-making process?
A survey conducted by McKinsey & Company found that projects utilizing the DACI framework have a 25% higher success rate in meeting their objectives and timelines compared to those that do not use the framework.
When to run a DACI Play
Run the DACI Play using our template anytime you launch a new project or encounter a roadblock in an ongoing one. Here are some additional situations where DACI is beneficial:
1. Complex decisions: Involving multiple stakeholders and departments.
-
Example: Deciding on a new product launch strategy.
2. High-stakes decisions: With significant organizational consequences.
-
Example: Making strategic market entry decisions.
3. Cross-functional projects: Requiring collaboration across different areas.
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Example: Developing a software feature.
4. Resource allocation: Deciding on budget, personnel, or time allocation.
-
Example: Allocating the marketing budget.
5. Process improvements: Enhancing or implementing processes.
-
Example: Introducing a new project management tool.
5 benefits of the DACI framework
- Accountability: DACI clearly assigns role and responsibilities, reducing confusion and increasing efficiency.
- Improved communication: DACI keeps all relevant stakeholders in the loop and defines upfront how their inputs are considered.
- Reduced decision-making time: DACI streamlines the decision-making process, leading to faster resolutions.
- Enhanced collaboration: DACI promotes collaboration with different stakeholders and creates and environment where team are working toward a common goal.
- Higher quality decisions: DACI minimizes the risk of oversight and ensures decisions are well-informed.
Rete di team in azione
Il team Practices ha eseguito la strategia in presenza utilizzando il modello Murale.
Cosa ti servirà
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Strumento di collaborazione digitale (vedi i modelli)
Lavagna
Pennarelli
Sticky notes
Timer
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Altri modelli
Istruzioni per eseguire questa strategia
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Define and assign DACI roles
- Fill out the DACI template and related information
- Summarize and share the decisions made
1. Preparazione 15 minuti
Prepara un documento che riporti in alto l'obiettivo strategico del team. Questa strategia mapperà la rete di team che perseguono insieme questo obiettivo comune. Inoltre, fornirà al tuo team un piano d'azione per lavorare con team diversi sui tuoi progetti. Prima di eseguire questa strategia, ti consigliamo di creare un poster del team per consolidare l'obiettivo del team stesso. Può essere una buona idea raccogliere i feedback della leadership per garantire allineamento e chiarezza.
Crea una chiave con le cinque categorie di tipi di team:
- Team di consegna: team che creano cose e le consegnano agli utenti (ad esempio, i team di sviluppo)
- Team di assistenza: team che supportano i clienti interni o esterni gestendo i ticket in entrata
- Team di leadership: team di leader/manager che prendono decisioni e creano un contesto per altri team
- Team di progetto: team temporanei che costruiscono ed eseguono piani per completare iniziative specifiche
- Team aziendali: team che generano i profitti e le perdite e soddisfano le esigenze nel percorso del cliente
Crea aree per le quattro categorie di influenza:
- Team principale: le persone che si dedicano al tuo obiettivo
- Inserisci il nome del team, i membri e il nome del team leader all'inizio del documento. Dovrebbe trattarsi delle stesse persone invitate al meeting.
- Fondamentali per il successo: team che rappresentano un rischio di fallimento per il raggiungimento del tuo obiettivo
- Aggiungi qui tutti gli stakeholder e gli sponsor principali.
- Coinvolti nel successo: team che potrebbero avere un impatto sul successo del tuo obiettivo
- Fuori dal radar: team che al momento non sono fondamentali per il successo del tuo obiettivo
Scegli un orario per il meeting e invita tutti i membri del tuo team a partecipare. Per mantenere aperte le linee di comunicazione, nessuno al di fuori del tuo team dovrebbe essere invitato in questa fase. Per i fini dell'esercizio, definiremo un team come un gruppo di persone che lavorano per un obiettivo comune con ambiti e responsabilità ben definiti per i risultati. Condividi la bozza del documento o le categorie con il tuo team in modo che possa creare un contesto e porre domande in anticipo. Se hai già completato una mappa del percorso del cliente, dovresti prendere in considerazione i team che contribuiscono all'esperienza del cliente.
SUGGERIMENTO: crea gruppi più piccoli
Se il team è composto da più di 10 membri, dovresti eseguire la strategia in gruppi più piccoli creando stanze secondarie in modo da agevolare la comunicazione all'interno del team. Successivamente, unisci la documentazione e raggruppa di nuovo le persone per esaminare insieme il risultato.
2. Preparazione della scena: mappa della rete 5 MINUTI
Inizia ricordando al tuo team i risultati aziendali e le scadenze che ti sei prefissato. Spiega che definirai la rete dei team che perseguono insieme questo obiettivo comune in modo tale da poter mantenere queste relazioni sane e raggiungere il successo.
Come team, rivedi le definizioni dei diversi tipi di team. Specifica ai membri del team che non esistono risposte sbagliate. Nota: non c'è problema se le persone definiscono i tipi di team e i tipi di coinvolgimento in modo diverso in questo passaggio. Risolverai queste differenze nella fase 4.
SUGGERIMENTO: quando eseguire la strategia
Idealmente questa strategia dovrebbe essere eseguita come parte del lancio di un progetto per garantire risultati ottimali, ma è una componente fondamentale della preparazione del team ogni volta che un team deve scendere in pista.
3. Identificazione della rete 15 minuti
Chiedi a tutti i membri del team di contribuire al documento in modo indipendente e silenzioso. Ogni membro del team dovrebbe indicare il nome del team e inserirlo in una categoria di influenza. Questo creerà una mappa più completa evitando il pensiero di gruppo, permettendo ai membri del team più silenziosi di interagire in modo più aperto e creando un'esperienza di comunicazione inclusiva.
Type of team:
- Delivery teams: Teams that create products and provide them to users, such as development teams
- Service teams: Teams that support internal or external customers by handing incoming tickets
- Leadership teams: Leaders and managers who guide decision-making and establish a framework for other teams to operate effectively
- Project teams: Temporary teams that build and execute plans to complete specific initiatives
- Business teams: Groups that manage profit and loss responsibilities while addressing key points in the customer journey
Level of influence:
- Core team: Teams and/or stakeholders highly involved in guiding the direction of a project
- Critical to success: Teams that hold significant influence, as their expertise and contributions are essential to achieving project goals
- Involved in success: Teams with a moderate level of influence. While they may not directly shape key decisions or lead critical phases, their support, and collaboration contribute to the smooth execution of the project
- Off the radar: Teams with no direct influence on the success of your project
4. Mappatura della rete 20 MINUTI
In qualità di facilitatore, raggruppa le voci di team duplicate e identifica i luoghi in cui i team sono stati collocati in tipi di influenza diversi. Quindi, come team, raggiungi un accordo sulla collocazione del tuo team all'interno del team di rete. Potrebbe essere necessario metterla ai voti!
Se hai più di cinque team nella categoria Fondamentali per il successo, mettila ai voti per determinare i team più influenti.
Tra i membri del tuo team, assegna e documenta un "responsabile" della relazione per ciascuno di questi team di rete fondamentali. Questa persona assicurerà un rapporto sano con questo team, sarà responsabile del mantenimento della comunicazione e fornirà aggiornamenti e consulenza, se necessario. Se non riesci a trovare il responsabile più adatto, puoi assegnare questo ruolo al team leader.
Facoltativo: fermati qui! Se il tuo team è nato da poco o hai una rete meno complessa, questo potrebbe essere sufficiente. Se il tuo team ha una comprensione condivisa della rete, di cosa servirà per avere successo e di dove concentrare gli sforzi, allora il gioco è fatto. Congratulazioni!
Se vuoi continuare, fai una breve pausa e poi riorganizzati. Puoi anche suddividere le attività in alcuni giorni per tenere conto di fusi orari o carichi di lavoro diversi.
5. Determinazione della forza di interazione 15 minuti
Ora è il momento di discutere la forza di interazione tra il tuo team e ogni team che hai ritenuto fondamentale. Disegna delle linee per indicare la forza delle interazioni più importanti tra i team.
Forza di interazione:
- Linea continua: sono in corso interazioni sistemiche (ad esempio, un meeting programmato o un canale Slack dedicato).
- Linea tratteggiata: vengono utilizzate interazioni ad hoc, come l'affidamento su una relazione personale e una collaborazione reattiva (basata su imprevisti o ticket).
- Linea punteggiata: questa relazione richiede nuovi metodi di collaborazione.
Per interazioni di rete più impegnative, di seguito puoi trovare suggerimenti per una variante da eseguire con i responsabili della relazione.
6. Assign relationship owners 10 MIN
Assign and document a relationship “owner” from the core team for each of these “critical to success” and “involved in success” teams. This person will champion a healthy relationship with this team by maintaining communication, giving updates, and consulting as needed. If you can’t find a natural fit for the owner, ownership can default to the team lead.
Optional: Stop here! If you’re a newly formed team or have a less complex network, this may be enough. If your team has a shared understanding of the network, what it will take to be successful, and where to focus your efforts, then you’re done. Congratulations!
If you’d like to continue, take a quick break and then regroup.
TIP: Go bold!
Feeling bold? Why not ask the leaders from your critical teams to run this Play with their teams? If you identify network gaps, start by running the Roles and Responsibilities Play across teams.
7. Identify the health of each team relationship 5 MIN
Discuss the type of relationship you have between your team and each team you’ve determined to be critical. We call this your “interaction strength.” Draw lines to indicate the interaction strengths with each team.
Interaction strength:
- Solid line: Systemic interactions are happening (for example, a recurring meeting or dedicated Slack channel).
- Dashed line: Interactions are employed ad hoc. Examples are reliance on a personal relationship and collaboration that is reactive (incident or issue-driven).
- Dotted line: This relationship requires new collaboration methods.
For more challenging network interactions, run the variation below with your relationship owners.
Follow-up
Ora che hai completato il tuo documento, identifica i punti di forza e di debolezza della tua rete. Individua i team con cui hai bisogno di migliorare la tua forza di interazione. Questi sono i team su cui dovresti concentrarti mentre lavori per rafforzare la tua rete di team, quindi rifletti bene su come raggiungere il tuo obiettivo.
Innanzitutto, il responsabile della relazione dovrebbe riservare del tempo sul calendario per confrontarsi con il proprio team di rete. Il titolare della relazione è responsabile di fornire aggiornamenti al gruppo sulle azioni di miglioramento.
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Varianti
Come migliorare lo stato della rete 10 MINUTI
Riunisci i responsabili della relazione e prepara il terreno per la componente del processo sullo stato della rete. Ogni team di rete fondamentale riceverà una valutazione dello stato per ciascuna delle categorie riportate in basso. Prima di continuare, assicurati che tutti abbiano avuto la possibilità di controllare le categorie e porre domande. I responsabili possono valutare il team di rete in modo asincrono o indipendente dal vivo.
Se hai eseguito la strategia di cui sopra in uno strumento di gestione dei documenti o del lavoro, ti suggeriamo di aggiungere una tabella o un elenco per ogni categoria sottostante o, idealmente, di trasferire la mappa della rete su uno strumento di lavagna. Se utilizzi uno strumento di lavagna digitale, ti consigliamo le immagini che seguono. Usare uno dei modelli consigliati renderà tutto molto più semplice! Se svolgi il tuo lavoro in presenza, puoi usare anche insiemi di punti o adesivi diversi.
Categorie relative allo stato della rete e passaggi successivi suggeriti
Visibilità:
- Tempesta: i team fanno fatica a vedere il lavoro di ciascun membro.
- Pioggia: i team possono vedere il lavoro degli altri team, ma fanno fatica a comprenderlo.
- Nuvola: i team sanno dove trovare il lavoro di alto livello ma hanno difficoltà a partecipare.
- Sole: la trasparenza la fa da padrona. Abbiamo una comprensione condivisa.
Suggerimento:
- Crea un poster del progetto per fare in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
Coordinamento:
- Arrabbiato: i team non sono in grado di lavorare insieme per costruire piani coordinati.
- Triste: i team si coordinano tramite favori e scambi.
- Neutrale: i team allineano solo i piani di alto livello.
- Felice: i team stabiliscono insieme le priorità per costruire piani coordinati.
Suggerimento:
- Esegui la strategia Ruoli e responsabilità per fare chiarezza sul modo in cui i team lavoreranno insieme.
- Prova ad adottare un processo decisionale trasparente con il modello DACI.
Allineamento:
- Mano alzata: i team non pensano di aver bisogno di allinearsi, ma la partnership è fondamentale per il successo.
- Pollice in giù: i team fanno fatica ad allinearsi su obiettivi e priorità.
- Pollice neutro: i team credono di essere allineati, ma compaiono segnali di avvertimento.
- Pollice in su: i team si allineano e si adattano in modo fluido agli obiettivi e alle priorità.
Suggerimenti:
- Trova un allineamento strategico tramite il modello Obiettivi, segnali e misure.
- Crea una mappa del percorso del cliente per costruire una comprensione condivisa del cliente.
Nozioni acquisite e feedback:
- Posizione seduta: i team non sono in grado di condividere nozioni acquisite o feedback chiave in modo efficace.
- Camminata: solo un team condivide nozioni acquisite o feedback.
- Bicicletta: i team condividono nozioni acquisite o feedback ma non apportano alcuna modifica.
- Macchina: i team hanno trovato un modo per imparare gli uni dagli altri e crescere.
Suggerimento:
- Conduci una retrospettiva con più team.
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