Piano delle comunicazioni con gli stakeholder
Spiega come fornirai agli stakeholder le informazioni giuste al momento più opportuno e tramite i canali adatti.
USA QUESTA STRATEGIA PER...
Ottimizza il modo in cui condividi le informazioni con gli stakeholder
Crea un piano di comunicazione per un progetto specifico o solo per le normali operazioni del tuo team
Se hai difficoltà con la Controllo salute, questa strategia potrebbe essere di aiuto.
o nel
Persone
2-6
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Tempo di preparazione
30 min
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Ora
60 minuti
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Difficoltà
Semplice
Esecuzione della strategia
Mentre lavori sul tuo piano, non dimenticare che anche tu e i tuoi compagni di team siete stakeholder del progetto!
Preparazione
Fare i compiti (30 minuti)
Crea una tabella su una lavagna o un documento collaborativo. Le intestazioni delle colonne dovrebbero essere le seguenti: "Pubblico, Canali, Comunicazioni, Link/Altre informazioni." Etichetta le righe come segue: "Giornaliero, Settimanale, Quindicinale, Mensile, Trimestrale, Annuale, Ad hoc".
Chiedi a tutti di venire alla riunione con il proprio elenco dettagliato del pubblico (stakeholder), che potrebbe includere: lo sponsor esecutivo, i membri del team, la leadership, i team con cui collabori, i team adiacenti o a valle, ecc.
Se disponibile, il facilitatore della riunione dovrebbe presentarsi alla riunione con un elenco delle comunicazioni esistenti del team con gli stakeholder, incluso il motivo di ogni comunicazione e i canali che utilizzi abitualmente. Questo elenco conterrà informazioni quotidiane come aggiornamenti sulle piccole decisioni prese tramite i canali Slack e comunicazioni una tantum come pranzi di formazione o riunioni plenarie.
Passaggio 1
Definire l'obiettivo (10 minuti)
Crea una dichiarazione, o un gruppo di dichiarazioni, descrivendo cosa intendi ottenere dalla preparazione di un piano di comunicazione con gli stakeholder. Usa il formato {SOSTANTIVO} + {VERBO}. Incarica una persona di scrivere alla lavagna mentre tutto il gruppo fa brainstorming. Le tue dichiarazioni degli obiettivi non devono essere perfette, quindi punta all'80% e inserisci l'attività in un timebox. Puoi sempre affinarle in un secondo momento, se necessario.
Esempi di obiettivi del piano di comunicazione:
- Creare fiducia con i nostri stakeholder.
- Ridurre i rischi derivanti dagli sforzi duplicati e dai colli di bottiglia legati alla dipendenza.
- Informare i team a valle in merito a ciò che stiamo facendo e a come ciò può influire sul loro lavoro.
Passaggio 2
Definire chi sono gli stakeholder (5 minuti)
Dividi il team in gruppi di 2-4 persone ed esamina i brainstorming degli stakeholder che tutti hanno preparato. Concorda, a livello di piccolo gruppo, gli stakeholder chiave da includere nel tuo piano di comunicazione. Per ogni stakeholder, definisci la relazione con il tuo progetto/team. Sono responsabili delle decisioni? Sparring partner? Collaboratori esperti? Un gruppo dedicato alla rimozione degli ostacoli?
Rivolgiti a tutto il team e cerca di ottenere il consenso sugli stakeholder del progetto.
Passaggio 3
Definire i metodi di comunicazione (15 minuti)
Determina il modo più efficace per comunicare con ogni stakeholder.
Pensa ai contenuti che condividerai e allo strumento che utilizzerai per condividerli. Ad esempio, con il tuo team diretto, potresti scegliere di comunicare tramite una chat room dedicata alla condivisione di aggiornamenti minori e alla richiesta reciproca di input.
Passaggio 4
Mettere insieme tutto per creare il piano di comunicazione (20 minuti)
Usa la tabella che hai preparato per iniziare a creare un piano di comunicazione:
- Ogni giorno
- Ogni settimana
- Ogni due settimane
- al mese
- Ogni tre mesi
- Ogni anno
- Ad hoc
Per ogni frequenza, annota il pubblico con cui comunicherai, i canali che utilizzerai, cosa comunicherai e i link a ulteriori dettagli o artefatti.
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Per esempio...
Ecco il piano di comunicazione con gli stakeholder utilizzato dal nostro team dedicato alle relazioni con gli sviluppatori.
Passaggio 5
Conclusioni (5 minuti)
Concorda un responsabile del piano generale delle comunicazioni. Puoi persino assegnare un responsabile per comunicazioni specifiche.
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Suggerimento
Organizzare ogni mese comunicazioni a livello di team, come le riunioni plenarie, può richiedere un grosso sforzo per alcune persone. Prendi in considerazione la rotazione delle responsabilità, per condividere il carico e dare una ventata d'aria fresca ai processi.
Hai colto nel segno?
Assicurati di eseguire una sessione completa di Controllo salute o prevedere un punto di controllo con il tuo team per vedere se stai migliorando.
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