Il livello successivo delle attività di gestione dei progetti
Che tu sia un project manager in carriera o un principiante, sei la persona a cui l'intero team di progetto si rivolge per ricevere assistenza. La cosa migliore che puoi fare per loro (e, in ultima analisi, per il successo del progetto), è lasciare che si concentrino sui loro compiti, sicuri del fatto che tu hai provveduto a tutto. Il problema è che i progetti sono bestioline subdole. Proprio quando pensi di essere arrivato in fondo, ti imbatti in dipendenze o ti rendi conto di aver creato la cosa sbagliata.
Abbiamo scoperto che, troppo spesso, i team di progetto sono così impazienti che si immergono nella modalità di esecuzione prima di capire perché il progetto è importante o di cosa hanno realmente bisogno i loro clienti. I team dimenticano di considerare quali compromessi sono disposti a fare quando decidono come affrontare un compito, come misurare il successo e chi deve essere tenuto informato sui progressi compiuti. Inoltre, troppo spesso capita che nei piani di progetto la gestione del rischio sia considerata un aspetto secondario o viene del tutto ignorata. In qualità di project manager, il tuo lavoro è addomesticare la bestia.
Se ti senti sopraffatto, rincuorati. Ti aiutiamo noi. In questa pagina troverai una raccolta di strategie selezionate manualmente da aggiungere al tuo kit di strumenti per la gestione dei progetti. Ogni attività affronta diverse fasi del progetto, dall'ideazione alla pianificazione fino all'esecuzione.
Le 8 principali strategie per la gestione dei progetti
Conosci già la pianificazione, l'ambito e il budget. Ecco otto attività poco conosciute che possono aiutare il team a rimanere focalizzato, a informare gli stakeholder e a tenere i rischi sotto controllo.
Avvio del progetto
Per la maggior parte dei project manager la fase di avvio coincide con il momento in cui trasmettono le informazioni. Ma tu puoi fare di meglio! Esegui questa strategia per rendere interattiva la riunione e uscirne sapendone di più rispetto a quando sei entrato. Riempi l'ordine del giorno con attività che creano consenso su obiettivi, milestone e processo decisionale.
Poster progetto
Questa strategia ti spinge a esplorare lo spazio del problema, a prendere atto di ipotesi e rischi, e a riflettere sulle possibili soluzioni in modo da comprendere il problema prima di dedicarti alla risoluzione. Inoltre, ti permette di creare un documento dinamico da condividere con i membri del team di progetto e gli stakeholder.
Trade-off slider
Ogni progetto comporta innumerevoli decisioni. Se tutte devono essere riassegnate al project manager, il lavoro alla fine subirà una battuta d'arresto. Questa strategia consente al tuo team di progetto di prendere decisioni quotidiane in modo autonomo perché permette di comprendere quali sono i fattori prioritari da ottimizzare e quali possono essere gestiti con un certo grado di flessibilità.
Analisi pre-mortem
Si tratta di una svolta rispetto alla classica analisi retrospettiva di progetto. Condurrai un'attività di brainstorming su tutte le possibili cause di insuccesso del progetto e preparerai un piano per affrontare i rischi maggiori finché c'è tempo. Esegui questa strategia con il tuo team nella fase centrale del progetto.
Obiettivi, segnali e misure
Tutti i membri del team di progetto sono allineati sull'obiettivo? E per quanto riguarda le misure del successo? (Ne sei proprio sicuro?) All'inizio del progetto, dedica 90 minuti per concordare l'obiettivo principale, identificare i segnali che ti fanno capire di essere sulla strada giusta e definire i criteri di misurazione del successo.
Piano delle comunicazioni con gli stakeholder
Quando le attività sono in corso, è facile dimenticare di comunicare con gli stakeholder del progetto. Questa strategia ti guida nella creazione e nella documentazione di un piano di comunicazione che individua le persone da tenere informate, i contenuti da comunicare, nonché la frequenza e i canali di comunicazione.
Mappatura delle dipendenze
Se sei come noi, molti dei tuoi progetti sono attività interfunzionali che coinvolgono non solo più team, ma più reparti. Mappando le dipendenze in modo proattivo, puoi prevenire i colli di bottiglia (e le notti insonni trascorse a preoccuparti).
Retrospettiva
Dopo che il risultato finale sarà stato consegnato e tu avrai festeggiato con il tuo team (a proposito: non saltare mai i festeggiamenti!) dedica un'ora a riflettere su come sono andate le cose e a identificare le opportunità di miglioramento per la prossima volta. Ricordati di definire la retrospettiva come uno spazio sicuro per una discussione sincera.
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Monitoraggio dello stato del team del progetto
Utilizza il Controllo salute per condurre un'autovaluzione rispetto a otto attributi che caratterizzano i team a prestazioni elevate e per tenere traccia dei progressi compiuti nel corso del tempo.
Riunisci il team di progetto per una discussione onesta su come state lavorando insieme.
Altre risorse
Perché la gestione dei progetti è un tema su cui non si finisce mai di imparare.
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