Avvio della gestione delle modifiche
Guida il tuo team nel processo di gestione delle modifiche, dall'approvazione della modifica alla modifica completata!
USA QUESTA STRATEGIA PER...
Allineare il tuo team sul valore e sullo scopo della modifica.
Scegliere il piano d'azione.
Se hai problemi con la , le o il documento nel Controllo salute, questa strategia potrebbe essere di aiuto.
Persone
4-8
Ora
60 minuti
Difficoltà
Medio
Esecuzione della strategia
Se il tuo progetto prevede un piano tecnico di gestione delle modifiche, assicurati che tutti abbiano la possibilità di esaminarlo prima di questa sessione.
Passaggio 1
Crea una dichiarazione del problema (5 min)
Dai il benvenuto al gruppo e presenta i tuoi obiettivi per la sessione:
- Definisci i punti chiave da includere nelle tue comunicazioni sulla gestione delle modifiche.
- Identifica i canali di comunicazione che utilizzerai.
- Definisci la sequenza di tutte le attività necessarie per la modifica.
- Chiarisci i ruoli e le responsabilità di ogni membro del team.
Passaggio 2
Come ci siamo arrivati? (10 min)
Chiedi allo sponsor della modifica di delineare l'obiettivo e lo scopo della modifica. In particolare, cosa ha innescato la modifica, chi l'ha approvata e perché.
Dopo il briefing e una breve sessione di domande e risposte, chiedi al gruppo di dedicare 2-5 minuti per una riflessione individuale su cosa succederà se non apporti la modifica. Quindi, invita le persone a parlarne a livello di gruppo e registra le riflessioni in modo da poterle consultare nel passaggio successivo.
Passaggio 3
Decidi i principi guida (10 min)
Il team è con ogni probabilità nuovo e non ha ancora lavorato insieme in questo contesto. Prendi un pezzo di butcher paper o una pagina Confluence e, a turno, condividete le idee sui principi guida del team, ad esempio; "comunicare spesso e in modo tempestivo tra di noi e con i nostri clienti" oppure "anche quando non siamo d'accordo sui dettagli, sosterremo le decisioni prese durante le riunioni del team".
Dopo aver definito una serie di principi, stabilite di registrarli in una posizione dove potete consultarli durante le riunioni del team.
Passaggio 4
Definisci la bozza dei messaggi per i clienti (10 min)
Chiunque sia interessato da una modifica vuole sapere perché sta avvenendo, indipendentemente dal fatto che si tratta di clienti interni o esterni. In gruppo, rispondete alle seguenti domande su una lavagna o su un documento condiviso. Questi punti chiave serviranno da base per tutte le comunicazioni con i clienti.
- Cosa cambia?
- Quando avverrà la modifica?
- Chi è interessato e come?
- In che modo la modifica influirà su di loro e sul loro team?
Mentre cercate le risposte a queste domande, probabilmente vi verranno in mente altre domande che i clienti potrebbero avere. Ottimo! Registra anche quelle domande (e le relative risposte!)
Passaggio 5
Definisci la priorità dei tuoi canali di comunicazione (10 min)
In gruppo, conducete un esercizio di brainstorming su tutti i canali che potete utilizzare per comunicare con i clienti interessati dalla modifica: canali Slack, moltissime e-mail, riunioni plenarie a livello di azienda e reparto, domande frequenti sui siti Web, focus group, ecc.
Valuta ogni canale di comunicazione utilizzando la seguente scala:
- Numero di clienti che raggiungerà (molti, alcuni o pochi).
- Livello di impegno necessario per la consegna (alto, medio o basso).
Con un po' di fortuna, riuscirete a identificare i canali di comunicazione che consentono di raggiungere molti clienti senza troppi sforzi. Tuttavia, ci saranno alcune eccezioni che giustificano l'assegnazione della priorità a canali più impegnativi che hanno un impatto solo su pochi clienti, soprattutto se si tratta di clienti fondamentali per il successo della modifica.
Suggerimento
Affinché le modifiche che introduci abbiano un impatto elevato, valuta la possibilità di formare una rete di promotori all'interno dei team chiave dell'organizzazione per favorire la diffusione del tuo messaggio e la creazione di un ambiente positivo e costruttivo.
Fase 6
Stabilisci una sequenza per il processo di gestione delle modifiche (20 min)
Ora che hai definito la priorità dei tuoi canali di comunicazione e sai quali messaggi vuoi consegnare, devi capire la tempistica. Molte modifiche hanno una scadenza: puoi lavorare a ritroso a partire da quella data o adottare un approccio più agile e stimare il livello di impegno del team per attuare ogni fase della modifica e determinare milestone fondamentali.
Inizia registrando tutto ciò che è già rilevante sul calendario (ad esempio eventi aziendali, festività, impegni dei fornitori).
Successivamente, scegli le date, i responsabili e i messaggi di livello elevato per le comunicazioni destinate a un elevato numero di clienti (idealmente, dai priorità ai canali a basso impegno). Pianifica di inviare quelle comunicazioni due volte: la prima per annunciare la modifica imminente e la seconda volta per informarli che la modifica è in corso o è appena stata implementata.
Quando conosci le date delle tue comunicazioni più ampie, stabilisci chi sono le persone da contattare e/o da formare PRIMA di inviarle. Potrebbe essere presente, ad esempio, un piccolo gruppo di detrattori molto espliciti in grado di far deragliare il tuo piano. Abbiamo scoperto che anticipare chi saranno quelle persone e coinvolgerle nei focus group o sollecitare un loro feedback nelle prime fasi del processo aiuta a trasformare le loro obiezioni in suggerimenti costruttivi.
Infine, rivedi la sequenza delle attività e assicurati che siano presenti cicli di feedback integrati e di avere previsto il tempo necessario per inserire i commenti. Non dimenticare di stabilire delle milestone, in modo da poter celebrare le piccole vittorie lungo il percorso 👍
Passaggio 7
Definisci i ruoli, le responsabilità e la strada da seguire (15 min)
Hai completato all'80% del tuo piano di gestione delle modifiche, ma non fermarti qui! L'ultimo 20% è ciò che garantirà la corretta esecuzione del tuo piano attentamente studiato.
Rivedi ogni attività nella tempistica che hai appena creato. Per ogni attività, assegna un promotore (responsabile della raccolta dei dati e del rispetto della programmazione stabilita), collaboratori (esperti in materia) e un approvatore che ha l'ultima parola sul completamento e sulla qualità dell'attività.
Per le comunicazioni destinate a un vasto pubblico, prevediamo la presenza di 1-2 collaboratori del team principale del progetto e 1-2 collaboratori esterni al team. Questa varietà di punti di vista ci aiuta a garantire che vengano considerate tutte le possibilità.
Non dimenticare di assegnare ruoli e responsabilità per i cicli di feedback. I nostri team IT utilizzano un canale Slack privato per esaminare e coordinare i feedback che arrivano dopo ogni comunicazione. Ciò garantisce che tutti sappiano chi sta rispondendo a cosa e che tutte le risposte siano coerenti. Consente inoltre di attuare un modello di tipo "follow the sun" per distribuire le risposte del feedback alle aziende distribuite a livello globale.
Suggerimento
Il processo di gestione delle modifiche spesso coinvolge un team interfunzionale i cui membri riportano a leader diversi. Prima di coinvolgere queste persone, assicurati di parlarne prima con i loro responsabili. È possibile, infatti, che per la tua attività debbano dedicarti una buona parte del loro tempo!
Hai colto nel segno?
Assicurati di eseguire una sessione completa di Controllo salute o prevedere un punto di controllo con il tuo team per vedere se stai migliorando.
Follow-up
- Trasforma la tua sequenza di attività in una roadmap per la gestione delle modifiche con la macro Planner della roadmap di Confluence. Ti aiuterà a vedere le date chiave, i responsabili e le milestone in una visualizzazione swimlane intuitiva.
- Redigi un testo che fornisca una risposta alle domande più frequenti che vari clienti avranno sulla modifica.
- La modifica richiede approvazioni, revisioni o aggiornamenti delle policy? In tal caso, contatta subito il tuo team di sicurezza e conformità.
- Avere un quadro dei risultati positivi ottenuti contribuirà a creare allineamento tra gli stakeholder. Inizia eseguendo la strategia Obiettivi, segnali e misure per stabilire i criteri del successo. Quindi utilizza la strategia Obiettivi e risultati chiave (OKR) per creare un documento che comunichi le tue priorità e misure del successo agli stakeholder.
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