IT プロジェクトのキックオフ

このプレイの目的

マイルストーン、スコープ、目的に向けてチームの足並みを揃えます。

キックオフアクティビティに取りかかる (40 ～ 60 分)

キャパシティ計画 (10 分)

全員に、いつもの 1 週間で行うすべての活動を書き出してもらいます (さまざまなプロジェクトに関する作業を行う、バグを修正する、インシデントに対応する、管理タスクを行う、繰り返し会議を行う、コーヒーを買いに行く、廊下で不意におしゃべりをする、個別面談をするなど)。各カテゴリーに費やす時間を推定します。

チーム全体のキャパシティを表にまとめます。各人を同じ役割ごとにグループ化し、それぞれの役割、名前、このプロジェクトに 1 週間あたり何時間かけているかを記録します。役割ごとに時間数を合計します。

チームとしての優先順位 (15 分)

グループ全体でブレインストーミングを行い、プロジェクトの目標を達成するために遂行する必要のあるタスクをすべて挙げます。タスクごとに別々のインデックスカードを使ってタスクを書き出します。各インデックスカードの裏面には、ほかのタスクとの関係の有無と具体的内容を書いておきます。依存関係の特定は特に重要です。「依存する相手」、「支える相手」などを特定します。

準備ができたら、優先順位を決めます。タスクが書かれたカードをすべてテーブルに置くか壁に貼り、並べ替えながら順番を決めます。タスクが15個を超える場合、作業のカテゴリーごとにグループ分けし、各カテゴリー内で優先順位付けします。

タスクが「中止可能」なラインより上か下かを判断するときは、検討事項を定義します。条件に合意できたら、ランク付けしたタスクに対して線を引きます。

依存関係に注意します。10 個ものタスクが依存するタスクの優先度が低く設定されないよう調整します。

エンゲージするためのルール (15 分)

チーム全体で順守したいルールや規範について、グループでブレインストーミングしてもらいます。それぞれをポストイットに書き出していきます。

1 つずつアイデアを出し合い、自分の案が書かれたポストイットを壁の空きスペースに貼っていきます。類似するアイデアをグループにまとめます。

大筋で合意している部分と、合意に向けて議論する必要がある部分を明確にします。整理できたら、それらのルールを今後どのように実施すべきかを話し合い、取るべき行動を書き出します。

役割と責任 (20 分)

チーム内でどのような役割があるかを定義し、同じ役割を担う人ごとにグループ分けして座ってもらいます。

各グループに自らの主要な責務を 3 個から 5 個、他の役割の主要な責務を 1、2 個書いてもらいます。

行の見出しを各役割とし、列の見出しを「私が私の仕事だと思うこと」および「他者が私の仕事だと思うこと」とする表を作り、各自やチームが挙げたそれぞれの責務を入れていきます。各自が挙げた責務とチームが挙げた責務との差について話し合い、担当者がいない責務をすべて書き留めます。

依存関係のマッピング (15 分)

システム、チーム、他のプロジェクトのうち、プロジェクトによって影響を受けるものをブレインストーミングで挙げていきます。それぞれについて、責任を負う所有者を割り当て、依存関係のタイプと説明を書いていきます。

プロジェクトで不具合が生じそうなものすべてを書き出していきます。思いつくものすべてを書き出したら、影響が低いもの、リスクがなさそうなものを排除します。残ったものについて、潜在的な影響度を「高」、「中」、「低」とランク付けし、それぞれに所有者を割り当てます。所有者は、リスク緩和計画の草案作成と緩和計画の所有者の特定に対して責任を負います。

ここで、プロジェクトの期間全体にわたって、これらの依存関係とリスクのすべてについてどう先手を打っていくかを考えます。グループで、先にブレインストーミングで挙げたリスクや依存関係の利害関係者をすべてリストアップします。各利害関係者に関して、連絡を取り合う頻度を決めます (毎週、毎月、四半期ごと、随時)。

マイルストーンマッピング (10 分)

ホワイトボードまたは模造紙に水平の線を引きます。左端に「今日」と記し、右端は何も書かないでおきます。このプロジェクトに関してすでにグループで合意されているマイルストーンを記入していきます。

マイルストーンとは、お客様に価値を提供する時点を意味します。出荷に関する作業は繰り返し整理して、頻繁にフィードバックをもらうことを推奨します。

エレベーター ピッチ (10 分)

目下のプロジェクトに関する下記の声明を全員に作成してもらいます。1 人ずつ異なるバージョンを 2、3 個作ります。作る数が多いほど、良いものになっていきます。

[ニーズ/要求] を必要とする [ターゲット顧客のタイプ] にとって、[ソリューション] は、[主なメリット] をもたらす [成果物のタイプ] となります。

自分が作った中で最高のピッチをグループに披露するよう全員に促します。全員で話し合って「最善」のバージョンを編み出します。話し合いは 5 分間に制限します。後でいつでも非同期的に手直しできます。

DACI (10 分)

プロジェクトに関する決定のデフォルトの推進者 (D)、承認者 (A)、貢献者 (C)、報告先 (I) を誰にするか、全員に挙げてもらいます。

D = Driver (推進者)。関係者を集め、必要な情報をすべて照らし合わせ、合意された期日までに意思決定を完了させる人です。意思決定の内容によっては、プロジェクトのフルタイム所有者がこの役割を務める場合があります。

A = Approver (承認者)。意思決定を下す人です。1 人で担当します。

C = Contributor (貢献者)。意思決定に影響する知識や専門知識を持つ人です。意見は述べますが、投票権はありません。

I = Informed (報告先)。最終決定について知らされる人です。

見解が一致した役割を 1 ページに記録していき、該当する利害関係者すべてに回覧します。

関係者のコミュニケーション (15 分)

チーム内外のすべての「利害関係者」をブレインストーミングで書き出していきます。利害関係者の各グループ (すなわち、ターゲットオーディエンス) について、プロジェクトとの関係を定義します。たとえば、意思決定権を持つ関係者、スパーリングのパートナー、専門的な貢献者、障害を排除する担当者などを定義します。チーム自体も忘れずに含めてください。

各関係者との最も効果的なコミュニケーション方法を決定します。共有する情報の内容と情報共有に使うツールについて考えます。たとえば、直属のチームとは、細かい更新情報の共有や相互の意見交換に特化したチャットルームを通じてコミュニケーションを取るのが適切かもしれません。

下記の行を設けて表を作成します。

• 毎日 1 回
• 週 1 回
• 2 週間に 1 回
• 月額
• 四半期に 1 回
• 年 1 回
• 随時

頻度ごとに連絡先、使用チャネル、連絡内容、詳細や具体的データへのリンクを書き出します。

最初の 2 ステップの後、時間が足りない場合、このステップはミーティング後に所有者が行っても構いません。