IT プロジェクトポスター

プロジェクト ポスターは、チームでいくつかセッションを重ねながら埋めていくため、一気に完成させなければという心配は無用です。最初のセッションでは、問題点の定義に集中します。次に、その内容をできるだけ早く関係者と共有し、フィードバックを得て、プロジェクトの進展に応じて今後のセッションに取り入れます。

ポスターはこの進化に対応できるように、次の 3 つのパートに分かれています。

問題点を定義する – この問題を解決することがお客様とビジネスにとってなぜ重要なのかを説明します。目標や考えられる解決策のほか、誰や何に影響するかを明確にします。

ソリューションを練り上げる – 考え得るアプローチを構築して、最善のソリューションについての合意を形成します。その結論に到達した理由、成功するとどうなるか、他のシステムやチームにどのような影響を及ぼすかについて詳述します。

準備を整える – 反復的に顧客価値を提供することに焦点を当てながらマイルストーンを計画し、キックオフの準備をするにあたってチーム全員に自らの役割を認識させます。

各セッションの実施方法

チームメンバーと 60 分間の時間を確保します。関連する情報をあらかじめ収集および共有しておきます (例：ユーザーテスト、分析、顧客フィードバック、市場調査などのメモ)。

プロジェクトポスターのテンプレートと指示を共有して、最初のセッションを開始します。今後のセッションは (簡潔に!) このポスターの変更点を確認することから開始できます。

質問をしながら進行し、次に進む前に各質問について基本的な合意を形成します。行き詰まったり、チーム メンバーの考えがまったく異なっていたりする場合は、時間を割いて話し合い、合意形成に努めます。合意に至らなかった場合、チームの誰かがフォローアップタスクを担当し、さらに詳しい情報を集めて共有します。最終的には、プロジェクトのフルタイムオーナー (プロジェクトリーダー) またはエグゼクティブスポンサーが単純に進むべき方向を決断し、意見の相違を解決しなければならない場合があります。

問題を定義する

この部分には 1 時間以上かけないようにします。数人でプロジェクトの概要を計画します。チーム以外の人でもプロジェクトを遂行する理由とその目的を理解できる程度の詳細情報を含めます。

問題は何か: このエリアには、なぜこの問題の解決を試みるのか、また誰にメリットがあるのかについて、明確かつ簡潔な声明を記載します。

考えられる解決策: 先ほど定義した問題を解決する方法について、グループでブレーンストーミングします。この部分は時間を費やしがちなので、タイマーを用意して 20 分以上かけないようにします。ここで得られる結果は、皆が目指すソリューションに関する説明と取り得る代替手段の要約となります。

影響を受けるチーム: この段階では概略に留めます。目的は単に、プロジェクトをより具体的化していく次のステップで誰を関与させるべきかを把握することです。

ソリューションを練り上げる

ここからは、プロジェクトをより具体化していきます。最初のセクションを手引きとして、プロジェクトの詳細を構築し始めます。この時点ではまだ完全なプロジェクト計画とはなりませんが、後に詳細を計画するときにロードマップとして使用します。利害関係者や近くの他チームの協力を得ながら、可能なソリューションを評価し、共同設計していきます。

ソリューションの詳細: 選択したソリューションと、その過程で何を提供していくかをより具体的に決めていきます。

検証: このソリューションに至るまでにどのような質問に答えなければならなかったか、またそれらの質問に答えるために、どのようなデータや情報を使用したかを記載します。これは随時更新される文書であるため、このセクションに答える過程で未解決の質問も追加します。

ソリューションの視覚化: 文字の羅列だけでは誰も読みたがらないため、このセクションでは情報を視覚的に表現します。アーキテクトと協働してシステム間の情報の流れを描き、結果を捉えます。ホワイトボードの写真や使用している描画ツールのスクリーンショットなどを自由に追加しましょう。ソリューションの技術面を可視化できたら、今度はユーザーの側に立って、ユーザーがどのようにソリューションを体験していくかを詳細に示します。

成功の測定: ビジネスに対して提供する成果に焦点を当てながら、成功したらどうなるかを定義します。具体性と測定可能性が高いほどよいですが、その程度はプロジェクトに応じて異なります。成功の定義が難しいようであれば、このセッションを中断して、次のステップに進む前に「目標、シグナル、指標」プレイを実施してください。

プロジェクトの影響を表にまとめます。プロジェクトによって、どのシステムやチームが影響を受けるでしょうか。プロジェクトを実現させるにあたって、どのシステムやチームに変更の必要性が生じるでしょうか。このステップが終わるときには、プロジェクトの影響を受けるシステムやチーム、あなたと他のチームとの依存関係、各影響の相対的な重要度がリストアップされている必要があります。

開始準備

(「ソリューションを練り上げる」セクションの終了時に時間が余っている場合は、「準備を整える」セクションにも取り組んでください。時間がない場合は、30 分間を追加するか最初の草案作成に誰かを任命して、その草案をチームでレビューします)。

ソリューション、それが他のチームにどう影響するか、そしてどのような価値をお客様に提供するかを把握できたところで、ここからはいくらか時間をとって、組織やチームが取り組んでいる他のプロジェクトと比べながら、このプロジェクトとそのメリットを優先順位付けします。この時点で、当該プロジェクトに取り組むか、スケジュールがいっぱいの場合は後で取り組むかを決定できます。目的はできるだけ多くの価値をお客様に提供することであるのを忘れないでください。

プロジェクトを前進させることを決定したら、それを構築する準備が必要です。このセクションでは、最良の状態でプロジェクトをキックオフできるよう準備します。関係者や他のチームから継続的にフィードバックをもらい、プロジェクトへの取り組み方や所要期間について、関与するすべての人がより具体的に理解できるようにします。