ページ主導のミーティング

ページは、必要なコンテキスト、ミーティングの目標、主要な決定事項を記載した高品質の書面ドキュメントと定義されています。

参加者は、ミーティングの開始時にページを読み、ずっと参照するように求められます。そうすれば、全員が文字通り同じページを見ているので、以下の点でミーティングの効果を高めることができます。

• 明瞭さを最大化する
• 情報を効果的に共有する
• 意思決定プロセスを促進する

• 業務を前に進める

参加者は、ページを読みながら自分のコメントをページに追加することもできます。これは、より明確で包括的なディスカッションを促進するのに役立ちます。これにより、ページ主導のミーティングには、従来のミーティングには欠けていることが多い独自の活力が加わります。

行動科学者のグループであるアトラシアンの Team Anywhere Lab は、アトラシアンのチームと共に、ページ主導のミーティング形式の有効性をテストしました。いくつかの重要な調査結果を紹介します。

• ページ主導のミーティングの出席者は、対照群と比較して、ミーティング後に活力を感じる可能性が 29% 高く、不満を感じる可能性が 23% 低かった。
• ページ主導のミーティングの 85% が目標を達成したのに対し、対照群のミーティングの場合は 69% だった。
• ページ主導のミーティングの出席者は、ミーティングで時間を非常に有効に使ったと評価した。

ページ主導のコラボレーションは、意思決定や合意形成が必要な場合に最も効果的です。

以下に、ページ主導のミーティングが役に立つシナリオをいくつか挙げます。

• プロジェクトの進捗や状況が行き詰まっていて、その行き詰まりを解消する必要がある。
• チームや関係者の意思決定が必要である。

• アイデア、作業結果の例、クライアントから示されたプロジェクトの範囲などについて、意見やフィードバックが必要である。

まだお迷いでしたら、メリットを見てみましょう。ページ主導のミーティングでは、次の点を強化できます。

1. 明確性: 書面によるコミュニケーションは、思考を研ぎ澄まし、重要なことだけに注意を集中し続けるのに役立ちます。適切に記述されたページによって、共通認識の中にあるギャップが浮き彫りになります (そして、そのギャップを埋めることができます)。最後に、ページはハイブリッド ミーティング中や仮想ミーティング時に一致を図るのにも役立ちます。
2. 包括性: コメントによって、意見を述べる機会がすべての人に平等に与えられ、会議室 (仮想) で一番大きな声だけが聞こえる状態を避けるのに役立ちます。
3. 透明性: 決定事項と理論的根拠は明確に文書化され、参照できるので、誰も自分がすべきことやその理由を推測する必要はありません。
4. 永続性: 口頭やスライドベースのミーティングとは異なり、ページ主導のミーティングでは、ミーティングのやり取りを書面にしたドキュメントが保存されます。そのドキュメントはいつでも参照でき、今後の意思決定のための情報として使用できます。
5. 効率性: コンテキストを迅速に設定できるので、ミーティングの貴重な時間を無駄にすることなく、問題を解決し、一緒に意思決定を行うことができます。