関係者のコミュニケーション計画

下調べをする (30 分)

ホワイトボードか共有の文書で表を作成します。「対象者、チャネル、コミュニケーション、リンク/詳細情報」という列見出しを設けます。行に「毎日 1 回、週 1 回、2 週間に 1 回、月 1 回、四半期に 1 回、年 1 回、随時」というラベルを付けます。

参加者全員に、各自でブレインストーミングをして情報発信の対象者 (関係者) のリストを作成して、ミーティングに持参するよう依頼します。このリストに含まれる対象者は、エグゼクティブスポンサー、チームメンバー、リーダーシップチーム、パートナーチーム、隣接関係のチーム、下流チームなどです。

可能であればミーティングの進行役は、チームがこれまでに関係者と取ったコミュニケーション内容のリストを作成して持参します。なお、このリストには、コミュニケーションの理由とよく使うチャネルも含めます。このリストには、Slack チャネルを通じて発信する些細な意思決定に関するアップデートなどの日常連絡も、ランチ学習会やタウンホール発表のような 1 回限りのコミュニケーションも含まれます。

目標を定義する (10 分)

関係者とのコミュニケーション計画の策定にあたり、達成しようとする目標を説明する文 (文章) を作成します。{名詞} + {動詞} (誰がどうする) の書式に沿って書きます。誰か 1 人にホワイトボードへの板書を依頼して、グループ全体でブレーンストーミングを行います。目的文は完璧である必要はありません。「80 % くらい」の完成度を目指して、アクティビティの時間を区切って行います。目的文は必要に応じて後からいつでも推敲できます。

コミュニケーション計画の目標例:

• 関係者との信頼を構築する
• 二度手間や依存関係のボトルネックに起因するリスクを削減する
• 自分たちの作業内容や下流での作業に加わり得る影響について下流チームに情報を提供する

関係者を定義する (5 分)

参加者を 2 ～ 4 人のグループに分けて、各自が事前準備として行った関係者に関するブレーンストーミングをレビューします。コミュニケーション計画に組み入れるべき主要関係者について、少人数のグループ内で確認します。関係者一人ひとりについて、プロジェクトやチームとの関係を定義します。たとえば、意思決定権を持つ関係者、スパーリングのパートナー、専門的な貢献者、障害を排除する担当者などを定義します。

大人数のチームに戻って結果を発表し、定義している関係者について全体の合意を得るための作業を行います。

コミュニケーション方法を定義する (15 分)

次に、関係者との最も効果的なコミュニケーション方法を決定します。

共有する情報の内容と情報共有に使うツールについて考えます。たとえば、直属のチームとは、細かい更新情報の共有や相互の意見交換に特化したチャットルームを通じてコミュニケーションを取るのが適切かもしれません。