プロジェクト キックオフ実施中
アプリ開発者チームが Confluence を使用して、プロジェクト キックオフ プレイの準備を行います。
これらの映画製作者は、Trello と Zoom を使って最初の全編アニメーション映画プロジェクトを開始します。
デザイナーは、パッケージの再デザイン プロジェクトの開始準備における自分たちの使命について、ブレーンストーミングしました。
前提条件
リモート
画面共有を使用したビデオ会議
デジタル コラボレーション ツール (テンプレートを参照)
対面
ホワイトボード
付箋紙
マーカー
タイマー
オプションのテンプレート
アトラシアンテンプレート
このプレイを実行するための手順説明
1. 準備 30 分
プレイを実行する前に、プロジェクトの役割を決定します。プロジェクト スポンサー、プロジェクト リーダー、進行役、コア チーム、関係者を特定する必要があります。1 人のチーム メンバーが複数の役割を担当する場合があります。
- プロジェクト スポンサー (別名エグゼクティブ スポンサー): プロジェクトの提供から得られる利益または損失が最も多い幹部クラスの関係者。
- 進行役: ミーティングの流れと集中力の維持を担当します。
- プロジェクト リーダー: チームに提供している内容とその理由についてビジョンを提供します。
- コア チーム: プロジェクトの作業の実行を担当するチーム。
- 関係者: プロジェクトの成果に関するインサイト、情報、フィードバック、または既得権を持つすべての人。
ミーティングの前にプロジェクト スポンサー、プロジェクト リーダー、進行役同士を会わせて、ビジョン、ミッション、ミッション テストの下書きを事前に作成してください。ドラフトはプレイ実行時に、チーム全体によって後でレビューされて改訂されます。
- ビジョン: プロジェクトが完了したときにチームに与える影響。どのようなより大きな目標を達成しようとしていますか?
- ミッション: 製品ビジョンを達成する際のチームの仕事。プロジェクトを実現するための彼らの役割は何ですか?
- ミッション テスト: このプロジェクトが成功したことはどのようにわかりますか? これらのテストは私たちのミッションが順調かどうかを示し、完了に向けて進捗を定義します。
リモート チームの場合は、事前にチームと共有する場合は、上記のいずれかのテンプレートを使用してコラボレーション ドキュメントを作成します。
対面チームの場合は、ビジョン、ミッション、ミッション テストをセッションに持ち込んで、チーム全員が目にする場所に掲示します。
例: 準備チェックリスト
会話の指針となるチェックリストを使用して、あるチームがプロジェクト キックオフの準備をする方法をご覧ください。
2. 準備を整える 5 分
ミーティングの開始時に、チームに以下の原則を考慮してもらいます。
- コラボレーション: 私たちは発見の基盤構築のため共に取り組んでいます。
- 十分: セッションの目標は、プロジェクトの進行中に練り上げ続ける共通認識のために十分な情報を得ることです。すべてを揃える場ではありません。
- 可能性: 誰もが先入観から自由になってセッションを開始し、発見と革新の可能性を考慮します。
3. スポンサーから一言 5 分
参加者を歓迎して、プロジェクトとその組織への適合性について簡単に伝えることで、プロジェクト スポンサーにセッションを開いてもらいます。
4. 口火を切る 10 分
オープニングとなる短い話題を取り入れて、セッションの早い段階で意欲向上とコラボレーションを促します。
全員に自己紹介してもらい、プロジェクトでの役割を説明し、オープニングとなる質問に答えます。
アイスブレーカー プレイの例をご覧ください。
5. 目的を共有する 60 分
プロジェクト キックオフの最も重要な側面です。目的を共有すると、プロジェクトに関わる人々にインスピレーションと意味が提供されます。
プロジェクト リーダーが作成した最初のビジョン、ミッション、ミッション テストを共有することから始めます。
次に、参加者をチーム ビジョン、チーム ミッション、チーム ミッション テストの 3 つのグループ (チームがリモートでビデオ会議ソフトウェアにブレークアウト機能がある場合は、この部分に使用します) に分けます。
各グループに 20 分間与えて、最初の説明を練り上げます。
20 分したら、グループを再び集めて新しく改訂された説明を発表し、それについて話し合います。それらに同意を得た変更を加えて、プロジェクトに正式に承認するための投票を行います。新しい情報を明らかにしながら、プロジェクトの後半で情報を練り上げます (必要があります)。
ヒント: 親指サイン
親指サインで、プロジェクトの目的に合わせてチームを調整してみてください。
親指を上げる = 同意します
親指横向き = 賛成します
親指を下ろす = 懸念があります
6. クローズ 5 分
プロジェクト スポンサーにセッションで展開された内容に関するフィードバックをチームに提供して、参加者に参加への感謝の言葉を述べて、ミーティングを閉じてもらいます。
ヒント: ここからが始まりです
プロジェクト キックオフ プレイは柔軟性があり、チームに合わせて調整する必要があります。チームとプロジェクトを成功に導くことができるようなその他のプレイを実行できるかを確認します。
ヒント: お楽しみはここからです
仕事だけで遊びがないと、プロジェクト チームはつまらなくなります。キックオフ直後にバーチャル ゲームや親睦のための外出など、楽しいイベントを手配しましょう。
フォローアップ
マイルストーンの確認
別のセッションやプレイの最後に時間がある場合は、プロジェクトで提案されたタイムラインを調べます。主要なマイルストーンまたは成果物をハイライトします。プロジェクトが進むにつれて、チームとともにタイムラインを再確認して進捗状況に合わせて更新し、提案された日付を見積もり直します。
操作を試す
プロジェクトを掘り下げる準備ができたら、Jira プロジェクト管理テンプレートまたは Trello を使用して、プロジェクトを完了するために必要な作業のバックログを設定できます。
目標と主な成果をいくらか設定する良いタイミングかもれません。またはキックオフ セッション中にチームがプロジェクトの側面について決定を下す必要があると認識した場合は、DACI 意思決定フレームワーク プレイを試してその側面を解決するための次のステップを決定します。
その他のパターン
ピッチを追加する
ビジョン、ミッション、ミッション テストを作成したらエレベーター ピッチ プレイに追加して、それらを 1 つの価値のステートメントにきちんとまとめます。
ふりかえる
オープニングとなる話題に続いて、過去のプロジェクトから学んだことと、どのようにその教訓をこのプロジェクトに適用するかについての、簡単なふりかえりプレイを実行します。
作業合意
プロジェクトを成功させるための環境を作成するために、コア チームが合意した一連の運用ガイドラインを決定します。別の言い方をしましょう。どのように協力して作業を進めるのでしょうか?
作業合意プレイに従って、チームの文化や行動の基盤を築きます。プロジェクトを続行しながら合意内容を練り上げます。
役割と責任
プロジェクトの目的に合意した後、プロジェクトの個々の役割は何でしょうか?
役割と責任プレイを実行して、チーム メンバーそれぞれがプロジェクトの成功にどのように貢献するかを明確にします。またこのプレイによってスキルや機能のギャップを特定できるため、プロジェクトの早い段階でそのギャップに対処できます。
ヒント: 任意参加
全員がキックオフのすべての部分に参加しなければならないわけではありません。追加するその他のパターンはコア チームだけに留めてください。
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