Wat heb je nodig?
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Presentatiebord voor persoonlijk gebruik
Rode, gele en groene beoordelingen
Notitieblokken
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Andere sjablonen
Wat is een teamgezondheidscontrole?
Teamgezondheidscontroles, ofwel teamgezondheidsmonitors, zijn net als medische controles voor het welzijn van een team, waarbij de nadruk ligt op emotioneel welzijn, relaties, balans tussen werk en privé en efficiëntie.
Het doel is om problemen te identificeren en aan te pakken die van invloed kunnen zijn op functionaliteit en productiviteit door statistieken zoals geluk, moreel, communicatie, vertrouwen en psychologische veiligheid te evalueren.
Wat zijn de acht kenmerken van gezonde teams?
Op basis van de resultaten van het jarenlange onderzoek van Atlassian en ons werk binnen honderden interne en externe teams hebben we acht kenmerken vastgesteld die zorgen voor een gezond en doeltreffend team. De kenmerken zijn:
- Teamcohesie: binnen ons team is sprake van wederzijds vertrouwen en respect dat nodig is om een doeltreffend team te vormen waarbinnen gezonde samenwerking mogelijk is. Tussen onze leden is een sterk gevoel van verbondenheid.
- Gebalanceerd team: ons team bestaat uit de juiste mensen met de juiste vaardigheden en met de juiste, duidelijk omschreven rollen. Hierdoor kunnen we met succes de waarde leveren waarvoor dit team verantwoordelijk is.
- Bemoedigende verschillen: we zoeken naar verschillende standpunten vanuit verschillende bronnen, zowel intern als extern, geven er een stem aan en we nemen de tijd om met respect met verschillen om te gaan.
- Gedeeld begrip: we hebben dezelfde kennis over, en inzichten in, onze missie, doelen en belangrijkste mijlpalen om ons strategisch plan als team doeltreffend uit te voeren.
- Waarde en statistieken: we begrijpen welke waarde we leveren en welke waarde we als bedrijf hebben, wat onze definitie van succes is en hoe waarde wordt bijgehouden en gemeten. Uiteindelijk maken we gebruik van onze statistieken om beslissingen te nemen en actie te ondernemen waar en wanneer dat nodig is.
- Geschikte manieren van werken: onze manieren van samenwerken binnen het team zorgen ervoor dat we ons werk doeltreffend uit kunnen voeren, of we nu op afstand of op dezelfde locatie werken. Hieronder vallen de tools die we gebruiken, hoe we communiceren en samenwerken en hoe we beslissingen nemen.
- Betrokkenheid en support: andere teams weten hoe en wanneer ze contact met ons op kunnen nemen. Teams doen dit doeltreffend en krijgen voortdurend de ondersteuning die ze nodig hebben om voortgang te maken. We weten precies van wie we afhankelijk zijn en wie van ons afhankelijk is.
- Continue verbetering: we maken altijd tijd om onze successen te vieren en om serieus te reflecteren op, actie te ondernemen voor onze kansen om te verbeteren en deze te benutten. We hebben regelmatige en doelbewuste feedbackmomenten binnen en buiten het team om beslissingen te nemen voor verbeteringen.
Wanneer moet je een teamgezondheidsmonitor uitvoeren?
We raden aan om elk kwartaal een teamgezondheidsmonitor uit te voeren om je tijdens je traject te helpen een dreamteam te worden.
Drie voordelen van betrokken teams
Driemaandelijkse gezondheidsmonitors kunnen helpen om de voordelen van betrokken teams te benutten. Volgens Gallup hebben betrokken teams het volgende:
- Meer winstgevendheid: bedrijven met zeer betrokken werknemers zijn 21% winstgevender dan bedrijven met werknemers die niet zijn betrokken.
- Verlaging van de verloopcijfers: bedrijven met betrokken werknemers ervaren een daling van 43% in verloopcijfers.
- Verhoogde productiviteit: betrokken teams zijn 18% productiever dan teams met een lage betrokkenheid.
Een teamgezondheidscontrole uitvoeren
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Beoordeel de gezondheid van het team aan de hand van de acht kenmerken van succesvolle teams
- Selecteer drie kenmerken om de nadruk op te leggen
- Brainstorm over oplossingen en stel een verbeteringsplan op
1. Start een gezondheidsmonitorspel voor teams 5 MIN.
Plan als vergaderingsleider 90 minuten in met je team om dit spel uit te voeren. Stuur een korte omschrijving van het spel en beoordeel de kenmerken. Bereid de vergadering voor op basis van je opzet:
- Opzet op afstand: kopieer onze sjabloon en nodig je team uit.
-
Opzet op locatie: verzamel schrijfmateriaal (presentatiebord, whiteboard), rode, gele en groene stiften en notitieblokken
De gespreksleider is ook verantwoordelijk voor de organisatie van het spel. Het is optioneel om een notulist aan te wijzen of dat ook door de gespreksleider te laten doen.
Dag team!
Ik heb onlangs een agenda-uitnodiging gestuurd voor een gezondheidsmonitorspel voor teams. Het doel van dit spel is om de gezondheid van ons team te evalueren op basis van de acht kenmerken van succesvolle teams. Deze workshop duurt ongeveer 90 minuten.
Hier is een korte voorvertoning van de acht kenmerken die we gaan beoordelen:
1. Teamcohesie
2. Een evenwichtig team
3. Verschillen worden bemoedigd
4. Gedeelde inzichten
5. Waarde en statistieken
6. Geschikte werkwijzen
7. Betrokkenheid en ondersteuning
8. Voortdurende verbetering
Je hoeft niets van tevoren voor te bereiden. Kom bereid om deel te nemen naar de vergadering.
Bedankt!
Tip: voor grotere groepen
Als je team uit 8 of meer personen bestaat, kun je het beter in subgroepen verdelen en hierbinnen de oorspronkelijke beoordelingen voor elk kenmerk langslopen. Kom vervolgens weer bij elkaar en beoordeel samen het volledige team.
2. Deel de agenda en de regels 2 MIN.
Herhaal aan het begin van de vergadering het doel van de gezondheidsmonitor: beoordelen hoe goed je team samenwerkt en de volgende stappen voor verbetering identificeren.
Vervolgens deel je de planning van de workshop en de regels.
- 5 min: inleiding/regels/vragen
- 35 min: evaluatie van de gezondheidsmonitor (~8 minuten per kenmerk)
- 10 min: prioriteer kenmerken/bepaal de top 3
- 20 min: break-outsessie - brainstormoplossingen en volgende stappen
- 15 min: groepsverslagen/actie-items/volgende stappen
1. Je bent aanwezig en attent.
2. Je bent eerlijk. Accepteer dat we de wereld allemaal door een andere bril zien en omarm deze verschillen.
3. Luister met als doel om elkaar beter te begrijpen, en niet om de ander te corrigeren.
4. Doe suggesties op basis van de kenmerken. Stel vragen als je opheldering nodig hebt en kijk niet neer op je team/functie.
5. Blijf niet aan de zijlijn zitten.
6. Ik (de gespreksleider) praat minder dan jij.
7. We vergelijken geen teams! Je resultaten zijn voor jou alleen. En als je een paar rode en gele kleuren krijgt, raak dan niet ontmoedigd. Dit is heel normaal naarmate teams evolueren en het is onwaarschijnlijk dat ze ooit helemaal groen gaan zijn. Deze oefening is bedoeld om je team te helpen bij het identificeren van mogelijkheden voor verbetering.
8. Onthoud altijd de hoofdrichtlijn met terugwerkende kracht: wat we ook ontdekken, we begrijpen en geloven echt dat iedereen zijn best heeft gedaan, gezien wat ze op dat moment wisten, hun vaardigheden en capaciteiten, de beschikbare resources en de huidige situatie.
3. Stel stemcriteria vast 2 MIN.
Je deelnemers worden allemaal gevraagd om te stemmen op hoe goed zij vinden dat het team presteert aan de hand van kenmerken door middel van een:
- 'duim omhoog' (groen)
- 'duim zijwaarts' (geel)
- 'duim omlaag' (rood).
Het perspectief van je team op rood, geel en groen gaat uniek zijn. Maak gebruik van je intuïtie en maak je geen zorgen over het vaststellen van gestandaardiseerde criteria voor elke kleur. Dat leidt namelijk alleen maar af van het gesprek.
Leg aan je team uit dat zij, als een kenmerk wordt beoordeelt, worden gevraagd om te stemmen. Dit kan door een duim omhoog, zijwaarts of omlaag te geven.
In het geval van een vergadering op locatie moet een notulist de stemmen noteren op een presentatiebord of whiteboard dat iedereen kan zien.
Tip: neem geen genoegen
Als je team de neiging heeft om ergens mee ‘genoegen te nemen’ of iets ‘wel oké’ te noemen terwijl dat niet echt zo is, begin dan met rood als standaardbeoordeling voor alle kenmerken, en laat groepen hun wijzigingen tot een groene beoordeling uitleggen.
4. Verzamel feedback en stem op elk kenmerk 35 minuten
Nu is het tijd voor de gespreksleider om deze instructies te volgen om de gezondheidsmonitor uit te voeren:
- Lees het kenmerk door. Gebruik als gespreksleider de bovenstaande lijst of onze sjabloon om elk kenmerk en de omschrijving te lezen.
- Vraag het team om na te denken over hoe ze elk kenmerk gaan beoordelen. Wij raden aan om te wachten met stemmen totdat iedereen er klaar voor is om groepsinvloed en vooringenomenheid te voorkomen.
- Stem tegelijkertijd als groep. Als jullie fysiek aanwezig zijn, tel dan af voordat je met duimen gaat stemmen. Als je op afstand zit, probeer dan je stem uit te brengen zonder beïnvloed te worden door anderen.
- Vraag het team als gedachten zijn nog vers in het geheugen liggen om 1 tot 2 minuten de tijd te nemen om hun gedachten of feedback vast te leggen. Probeer iedereen aan te moedigen om te bepalen ‘waarom’ ze op een bepaalde manier hebben gestemd en wat er in hun opkomt. Dit helpt ons om gaandeweg feedback te verzamelen, vooral omdat de kans klein is dat het team alle kenmerken zal behandelen.
- Een korte bepreking van 2-3 minuten over belangrijke gedachten. Hierdoor raken leden vertrouwd met het stemmen of leert iedereen de ‘temperatuur’ van de resultaten kennen, zodat ze bij de volgende stap makkelijker kunnen stemmen.
Zodra een aantal gedachten zijn vastgelegd, ga je verder met het volgende kenmerk. Plan voor elk kenmerk ongeveer 5 minuten in.
Tip: vragen die discussies uitlokken
- Waarom heb je gestemd voor deze beoordeling voor dit kenmerk?
- Welke feedback op dit kenmerk maakt je nieuwsgierig of wil je meer over weten?
- Waarom denk je dat anderen voor deze beoordeling hebben gestemd?
5. Denk na en stem over de drie belangrijkste kenmerken 10 MIN.
Beoordeel alle stemmen en feedback, kies 1 tot 3 aspecten uit waar het team actief aan wilt werken en die het team wilt verbeteren.
Dit kunnen voor de hand liggende aspecten zijn met rode of gele beoordelingen, maar het kunnen ook aspecten zijn waarvoor het team groene beoordelingen had verwacht, maar die enkele rode stemmen heeft gekregen.
6. Brainstorm over oplossingen 20 MIN.
Verdeel het team vervolgens in drie groepen: één om te brainstormen over oplossingen voor elk prioritair kenmerk. Geef elke groep 15 tot 20 minuten om oplossingen te bespreken, te documenteren en te delen. Hier volgen enkele vragen die je tijdens de brainstormsessie moet beantwoorden:
- Wat is het probleem?
- Hoe ziet succes er over zes maanden uit?
- Welke acties kunnen we ondernemen om dat resultaat te bereiken?
- Welke actie gaan we NU nemen?
7. Maak een verbeteringsplan 15 minuten
Deel actie-items, wijs eigenaren toe en definieer volgende stappen. Om de vaart erin te houden, moet je routinematige controles plannen om de voortgang bij te houden. De gespreksleiders moeten het team bedanken voor zijn inspanningen. Goed presterende teams gedijen bij gezamenlijke inspanningen, net zoals in een gezondheidsmonitorspel.
Opvolgen
Schedule your next 4Ls Play
Stel een regelmatige cadans in voor controlepunten van de gezondheidsmonitor. Gaan je rode en gele beoordelingen richting de kleur groen? Zijn groene beoordelingen veranderd in rode beoordelingen? Vier je overwinningen en ga je uitdagingen aan. Regelmatige controles helpen om het momentum vast te houden en probleemgebieden op te sporen voordat ze te destructief worden.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
Kies een gezondheidsmonitor die bij je team past
Het is net als een gezondheidscheck, maar dan minder invasief dan bij de dokter
Managementteams
Jullie zijn beïnvloeders en besluitvormers die werken aan een langetermijnvisie en initiatieven op hoog niveau. Je voert niet het dagelijkse werk voor projecten uit, maar geeft leiding aan mensen die dat wel doen.
Projectteams
Jouw missie is om geweldige resultaten te behalen voor je klanten, zoals het leveren van een nieuwe productfunctie, het uitvoeren van een tactisch project voor ‘het bedrijf’ of om iets nieuws te lanceren.
Serviceteams
Of je nu technisch of niet technisch bent, voor jou gaat het om reacties van hoge kwantiteit en kwaliteit. Je werk is gebaseerd op wachtrijen en je hebt waarschijnlijk dagelijkse of wekelijkse quota.