Werkomsovereenkomsten in de praktijk
Deze softwareontwikkelaars bespreken hun werkovereenkomsten via Zoom en gebruiken Trello om hun inbreng vast te leggen.
Een campagneteam op afstand brainstormt en stemt over welke werkovereenkomsten ze gaan naleven. Hun inbreng leggen ze vast in Confluence.
Een fondsenwervingsteam heeft het spel Werkovereenkomst afgerond.
Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Op locatie
Vergaderruimte
Whiteboard of een groot vel papier
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Markers
Post-its
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Spelinstructies
1. Voorbereiding 5 MIN.
Dit spel bestaat uit drie delen. In de stappen hieronder nemen we de details van elk van deze onderdelen door. Het doel is om je te focussen op hoe samenwerking het succes van je team bevordert, zonder uren te verspillen aan vergaderingen!
- Team: voltooi en bekijk het voorbereidend werk asynchroon.
- Leider: bereid je voor om de toon te zetten.
- Iedereen: bereik overeenstemming en bespreek onderwerpen tijdens een live workshop.
Begin met het aanmaken van een samenwerkingsdocument, zoals een Trello-bord of Confluence-pagina. Je kunt de hierboven gelinkte sjablonen gebruiken voor vergaderingen op locatie en op afstand. Als de vergadering op locatie is, kun je (optioneel) een whiteboard voor je concepten gebruiken om de samenwerking bevorderen. Zorg er dan wel voor dat je de resultaten vastlegt voor toekomstig gebruik.
2. Voorbereiding van het team 5 MIN.
Stuur de sjabloon voorafgaand aan de live workshop naar je teamleden. Geef context over werkovereenkomsten en waarom deze zo belangrijk zijn om je team te laten slagen. Zorg ervoor dat je het document markeert als een concept of als werk in uitvoering. Deel je teamposter, zodat alle teamleden vertrouwd raken met wat je als team doet en waarom. Heb je niet duidelijk op een rijtje wat het doel en de doelstellingen van je team zijn? Begin dan met het spelletje Teamposter.
Vraag je teamleden om het volgende te delen:
- Naam
- Werklocatie en tijdzone
- Werktijden en verplichtingen
- Werkomgeving en voorkeuren
- Hoe ik graag feedback krijg
- Informatie over jezelf. Beperk dit voor deze oefening tot een of twee punten. Moedig teamleden voor bonuspunten aan om te linken naar hun gebruikershandleiding, waarin ze vertellen hoe ze het liefste te werk gaan.
TIP: MAAK JE GEBRUIKERSHANDLEIDING AAN
Een geweldige manier om nieuwe teamleden, aannemers, projectteams, belanghebbenden en netwerkteams snel te onboarden bij je team is door een gebruikershandleiding op te stellen die uitlegt hoe je graag werkt.
TIP: OMGAAN MET TIJDZONES
Heb je een verspreid team dat in meerdere tijdzones werkt? Dan kan het helpen om samenwerkingsvensters in kaart te brengen. Zo weet iedereen op welke tijdstippen jullie het beste gezamenlijke activiteiten kunnen doen.
3. Voorbereiding van de teamleider 10 MIN.
Vraag de teamleider voorafgaand aan de live workshop om alvast een concept te maken van de volgende twee secties in de sjabloon.
Communicatiekanalen
Bedenk hoe je team effectief gaat communiceren. In die space vul je het kanaal, het doel, de doelgroep en eventuele standaarden voor communicatie in. Je kunt bijvoorbeeld Confluence gebruiken voor de documentatie van de officiële bron van waarheid voor een project en Slack als je dagelijkse communicatieruimte voor je team.
Escalatieproces
Elk goed team weet dat je pas kunt slagen als je een planning maakt. Bedenk hoe je wilt dat het team escaleert als er een urgente issue is waarover geen consensus kan worden bereikt. Vul in wie de beslisser is, hoe je omgaat met een escalatie, welke mate van transparantie je biedt en hoe je anderen op de hoogte brengt van de beslissing.
Weet je niet zeker hoe je met escalaties moet omgaan? Probeer dan ons DACI-framework voor besluitvorming. Je kunt ook met je team samenwerken aan een Clean Escalations-traject, waarin de opties voor escalatie worden beschreven en dat helpt om betere beslissingen te nemen.
4. Bereid de ruimte voor 5 MIN.
Leg aan het begin van de vergadering het team uit dat jullie als groep een aantal gedragsovereenkomsten gaan aanmaken die de samenwerking bevorderen.
Vraag het team om het volgende te doen:
- Wees open en nieuwsgierig
- Luister aandachtig en stimuleer iedereen om mee te doen
- Zorg voor zo min mogelijk afleiding en zoveel mogelijk verbinding: telefoons weg, webcams aan en 'Niet storen' ingeschakeld
- Onderbreek of overheers het gesprek niet
- Onthoud dat dit in de toekomst wordt aangepast als de omstandigheden veranderen
Neem als team vijf minuten de tijd om het conceptdocument dat van tevoren is voorbereid in stilte door te lezen. Dit is ook het moment waarop teamleden kunnen reageren op de pagina. Begin de discussiefase en vraag iedereen om iets te vertellen dat ze over een ander teamlid hebben geleerd.
TIP: HET GAAT OM MENSEN, NIET OM HET PROCES
Dit spel gaat over samenwerken als mensen. Duiken er ideeën op over werkbeheer, zoals het vastleggen van technische processen of de workflow voor projectmanagement? Breng het team dan weer op het goede spoor en maak een afspraak om specifieke taakbeheerprocessen met de betrokken teamleden te bespreken.
5. Zet communicatiekanalen op 10 MIN.
Neem tien minuten de tijd om de sectie Communicatiekanalen met het team te bespreken.
Gespreksstarters:
- Moet er iets worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd?
- Wanneer moeten we kijken of dit werkt?
- Hoe willen we dat andere teams, leiders of belanghebbenden met ons communiceren?
TIP: KOM TOT EEN COMPROMIS, NIET TOT EEN CONSENSUS
Heb je moeite om het eens te worden over de beste manier om als team resultaten te boeken? Het komt vaak voor dat teamleden verschillende voorkeuren hebben; het ene teamlid gebruikt misschien liever Slack, terwijl een ander liever een live Zoom-gesprek voert. Gebruik stemmen om tot een fijn compromis te komen om het als team uit te proberen. Vergeet niet dat dit geen definitief besluit is en dat het altijd kan worden veranderd. In de loop van de tijd ga je als team leren en verbeteren.
6. Vergaderingen organiseren 30 minuten
Vul de sectie Vergaderingen in. Begin met het overkoepelende principe dat focustijd erg belangrijk is. Om tijd vrij te maken voor een effe doorwerken-dag kunnen jullie wat regels bedenken om dit mogelijk te maken: minder vergaderingen is beter en zorgt voor asynchrone communicatie in plaats van synchrone communicatie. Ben je benieuwd hoe je de vergadercultuur van je bedrijf kunt veranderen? Begin met onze cursus Effectief vergaderen.
Gespreksstarters:
- Wat zijn het gewenste doel en de gewenste resultaten?
- Wat voor soort vergaderingen willen we?
- Wie neemt deel aan de vergaderingen? Wat zijn hun rollen en teams?
- Welke media en hulpmiddelen hebben we nodig?
- Hoe nemen we deel aan de vergaderingen?
- Hoe regelen we de follow-up?
- Wanneer moeten we kijken of dit werkt?
VOORBEELD: IDEEËN
Hier is een voorbeeld van een brainstormsessie van een team over vergaderingen.
De ideeën variëren van producten tot gedrag en procesverbeteringen.
7. Escalatiebeheer 10 MIN.
Lees samen het hoofdstuk over het escalatieproces. Bespreek als team welke acties je gaat ondernemen en neem een beslissing. Zorg ervoor dat het hele team het eens is.
8. Voortdurende verbetering 10 MIN.
Een van de belangrijkste dingen die je als team moet doen, is vooruit plannen om samen te leren en je aan te passen. Bespreek de rituelen en communicatiestandaarden.
Gespreksstarters:
- Feedback delen
- Geleerde lessen
- Successen vieren
- Persoonlijke mijlpalen
Opvolgen
Controleer regelmatig
Lees de werkovereenkomsten van je team regelmatig opnieuw door, vooral tijdens de onboarding van nieuwe teamleden, tijdens reorganisaties van het team, wanneer het team of het werk verandert of wanneer een overeenkomst niet meer kan worden nageleefd. Dit is vooral belangrijk als je team voorheen op kantoor werkte en nu hybride of volledig op afstand werkt. Je rituelen en overeenkomsten moeten worden aangepast aan verschillende geografische gebieden, tijdzones en technologieën.
Neem de overeenkomsten met je team door en stem over welke overeenkomsten jullie willen aanhouden of wijzigen. Laat je teamleden vervolgens brainstormen, voorstellen doen en stemmen over de vraag of er nieuwe overeenkomsten moeten worden toegevoegd.
Kan een overeenkomst niet worden nagekomen? Denk dan na over wat er in de weg staat.
Zoals elke richtlijn zijn werkovereenkomsten vergelijkbaar met een spier die je regelmatig moet aanspannen. Bespreek de overeenkomsten vaak en zet de link naar je teampagina vast in Atlas. Zo moedig je teamgenoten aan om ze elk kwartaal te bekijken. Houd deze documentatie open en top-of-mind tijdens alle grote projecten of elk moment van conflict.
Variaties
Reflecties
Test je werkovereenkomst aan de hand van een aantal reflecties:
- Denk aan teams die goed kunnen samenwerken. Wat doen zij dat wij kunnen overnemen?
- Wat kunnen we in dit team doen om eerder gemaakte fouten van andere teams uit de weg te gaan?
VOORBEELD: BELEMMERINGSBORD
Bekijk hoe een team hun uitdagingen in een belemmeringsbord vastlegt.
Richt je op uitdagingen
Verzamel voorafgaand aan de Werkovereenkomsten-sessie knelpunten waarmee het team momenteel te maken heeft. Dit kan met behulp van een belemmeringsbord (zie voorbeeld), een Retroperspectief of aan de hand van al bekende uitdagingen. Neem deze mee en deel ze tijdens de sessie uit. Dit helpt om de werkovereenkomsten beter te onderbouwen.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
