What is the DACI decision-making framework?
DACI is een afkorting voor een structuur die het besluitvormingsproces vereenvoudigt. Teams moeten hierbij de rollen en verantwoordelijkheden definiëren van de belangrijkste belanghebbenden die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces. Hier staat DACI voor:
- D = Driver: de persoon die verantwoordelijk is voor het bijeenbrengen van belanghebbenden, het verzamelen van alle nodige informatie en het bepalen van de scope van de beslissing, en de persoon die er ook voor zorgt dat er op de afgesproken datum een beslissing wordt genomen.
- A = Approver: The one person (yes: one!) who makes the decision. This turns the approver role from a passive “rubber stamp” into a very active “decision maker” role.
- C = Contributors: People who have subject-area knowledge and can make recommendations – i.e., they have a voice, but not a vote.
-
I = Informed: People whose work may be affected by the decision, and should be informed once it’s been made – i.e., no vote, no voice.
Why use the DACI decision-making process?
A survey conducted by McKinsey & Company found that projects utilizing the DACI framework have a 25% higher success rate in meeting their objectives and timelines compared to those that do not use the framework.
When to run a DACI Play
Run the DACI Play using our template anytime you launch a new project or encounter a roadblock in an ongoing one. Here are some additional situations where DACI is beneficial:
1. Complex decisions: Involving multiple stakeholders and departments.
-
Example: Deciding on a new product launch strategy.
2. High-stakes decisions: With significant organizational consequences.
-
Example: Making strategic market entry decisions.
3. Cross-functional projects: Requiring collaboration across different areas.
-
Example: Developing a software feature.
4. Resource allocation: Deciding on budget, personnel, or time allocation.
-
Example: Allocating the marketing budget.
5. Process improvements: Enhancing or implementing processes.
-
Example: Introducing a new project management tool.
5 benefits of the DACI framework
- Accountability: DACI clearly assigns role and responsibilities, reducing confusion and increasing efficiency.
- Improved communication: DACI keeps all relevant stakeholders in the loop and defines upfront how their inputs are considered.
- Reduced decision-making time: DACI streamlines the decision-making process, leading to faster resolutions.
- Enhanced collaboration: DACI promotes collaboration with different stakeholders and creates and environment where team are working toward a common goal.
- Higher quality decisions: DACI minimizes the risk of oversight and ensures decisions are well-informed.
Netwerk van teams in de praktijk
Het werkwijzen-team heeft het spel fysiek uitgevoerd met behulp van de Mural-sjabloon.
Wat heb je nodig?
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Whiteboard
Markers
Sticky notes
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Andere sjablonen
Spelinstructies
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Define and assign DACI roles
- Fill out the DACI template and related information
- Summarize and share the decisions made
1. Voorbereiding 15 minuten
Bereid een document voor waarin het strategische doel van het team bovenaan staat. Tijdens dit spel wordt het netwerk van teams dat samenwerkt om dit gemeenschappelijke doel te behalen in kaart gebracht. Daarnaast biedt het je team een plan van aanpak om met verschillende teams aan je projecten te kunnen werken. We raden je aan om een teamposter te maken om het doel van het team vast te stellen voordat je dit spel uitvoert. Het is een goed idee om feedback van leidinggevenden te verzamelen voor afstemming en duidelijkheid.
Maak een code aan met de vijf teamsoortcategorieën:
- Leveringsteams: teams die producten en services creëren en aan gebruikers leveren (bijvoorbeeld ontwikkelingsteams)
- Serviceteams: teams die interne of externe klanten ondersteunen door binnenkomende tickets te behandelen
- Managementteams: teams van leidinggevenden/managers die beslissingen nemen en context creëren voor andere teams
- Projectteams: tijdelijke teams die plannen maken en uitvoeren om specifieke initiatieven te voltooien
- Bedrijfsteams: teams die winst en verlies genereren en aan behoeften die zich tijdens het klanttraject voldoen
Creëer gebieden voor de vier categorieën die van invloed zijn:
- Kernteam: de personen die toegewijd zijn aan je doel
- Leg de teamnaam, de leden en de naam van de teamleider bovenaan in het document vast. Dit moeten dezelfde personen zijn als die voor de vergadering zijn uitgenodigd.
- Risico’s voor het behalen van succes: teams die een risico vormen voor het niet-behalen van je doel
- Voeg hier alle belangrijke belanghebbenden en sponsors toe.
- Betrokken bij het behalen van succes: teams die invloed kunnen hebben op het behalen van je doel
- Buiten de radar: teams die op dit moment niet van cruciaal belang zijn voor het behalen van je doel
Bepaal wanneer je de vergadering houdt en nodig alle leden van je team uit om deel te nemen. Om de communicatielijnen open te houden, raden we aan om in dit stadium niemand buiten je team uit te nodigen. Voor deze oefening definiëren we een team als een groep personen die werken om een gemeenschappelijk doel te behalen met een vastgestelde scope en verantwoordelijkheid voor de resultaten. Deel het conceptdocument of de categorieën met je team zodat ze context kunnen creëren en van tevoren verhelderende vragen kunnen stellen. Als je al een klanttraject in kaart hebt gebracht, moeten de teams die bijdragen aan die klantervaring al op je radar staan.
TIP: Uitvoeren in kleinere groepen
Als je meer dan 10 teamleden hebt, raden we aan om het spel in kleinere groepen uit te voeren door break-outruimtes te maken om de communicatie binnen teams te bevorderen. Combineer vervolgens de documentatie en roep iedereen weer bij elkaar om samen de resultaten te bekijken.
2. De situatie schetsen: netwerkkaart 5 MIN.
Herinner je team eerst aan de bedrijfsresultaten en streefdeadlines die je verwacht te behalen. Leg uit dat je het netwerk van teams gaat definiëren die samenwerken om dit gemeenschappelijke doel te behalen, zodat je met hen een goede relatie kunt onderhouden en succes kunt behalen.
Beoordeel als team de definities van de verschillende teamsoorten. Laat je teamleden weten dat er geen foute antwoorden zijn. Opmerking: het is prima als verschillende teamleden in deze stap teamsoorten en soorten betrokkenheid anders definiëren. Deze verschillen los je namelijk op in stap 4.
TIP: Wanneer je het spel kunt uitvoeren
De beste manier om dit spel uit te voeren voor de beste resultaten is als onderdeel van een projectkick-off, maar het is een onderdeel dat van cruciaal belang is voor teamvorming op elk moment dat de neuzen van alle teamleden dezelfde kant op moeten.
3. Identificeer je netwerk 15 minuten
Vraag alle teamleden om alleen en in stilte teams aan het document toe te voegen. Elk teamlid dient de teamnaam te vermelden en deze in een invloedscategorie te plaatsen. Zo wordt een uitgebreidere kaart gecreëerd door groepsdenken te vermijden, stillere teamleden de kans te geven om meer open betrokken te zijn en een inclusieve communicatie-ervaring te creëren.
Type of team:
- Delivery teams: Teams that create products and provide them to users, such as development teams
- Service teams: Teams that support internal or external customers by handing incoming tickets
- Leadership teams: Leaders and managers who guide decision-making and establish a framework for other teams to operate effectively
- Project teams: Temporary teams that build and execute plans to complete specific initiatives
- Business teams: Groups that manage profit and loss responsibilities while addressing key points in the customer journey
Level of influence:
- Core team: Teams and/or stakeholders highly involved in guiding the direction of a project
- Critical to success: Teams that hold significant influence, as their expertise and contributions are essential to achieving project goals
- Involved in success: Teams with a moderate level of influence. While they may not directly shape key decisions or lead critical phases, their support, and collaboration contribute to the smooth execution of the project
- Off the radar: Teams with no direct influence on the success of your project
4. Breng je netwerk in kaart 20 MIN.
Als facilitator dien je dubbele teaminvoeren te fuseren en alle plekken te identificeren waar teams in verschillende invloedssoorten zijn ingedeeld. Kom vervolgens als team tot een akkoord over waar je team past binnen het netwerkteam. Hiervoor is het mogelijk nodig om te stemmen!
Als je meer dan vijf teams in de categorie Risico’s voor het behalen van succes hebt ingedeeld, stem dan om de meest invloedrijke teams te bepalen.
Wijs van je teamleden voor elk van deze netwerkteams van cruciaal belang een relatie-‘eigenaar’ toe en documenteer deze. Dit is de persoon die een goede relatie met dit team stimuleert en verantwoordelijk is voor het onderhouden van de communicatie, het geven van updates en het bieden van advies als dat nodig is. Als je geen voor de hand liggende kandidaat kunt vinden voor de rol van eigenaar, kun je standaard de teamleider als eigenaar benoemen.
Optioneel: Stop hier! Als je een nieuw team bent of een minder complex netwerk hebt, heb je misschien niet meer nodig. Als je team een gedeeld inzicht in het netwerk heeft, weet wat er nodig is om succesvol te zijn en weet waar ze zich tijdens het werk op moet richten, dan ben je klaar. Gefeliciteerd!
Als je verder wilt gaan, neem dan een korte pauze en kom dan weer bij elkaar. Je kunt de activiteiten ook opsplitsen over een aantal dagen om rekening te houden met verschillende tijdzones of workloads.
5. Bepaal de interactiesterkte 15 minuten
Het is nu tijd om te bespreken hoe sterk de interactie is tussen je team en elk team waarvan je hebt vastgesteld dat het van cruciaal belang is. Teken strepen om aan te geven hoe sterk de belangrijkste interacties tussen teams zijn.
Interactiesterkte:
- Doorgetrokken streep: er vinden systemische interacties plaats (bijvoorbeeld een geplande vergadering of een speciaal Slack-kanaal).
- Onderbroken streep: er wordt gebruik gemaakt van incidentele interacties. Voorbeelden hiervan zijn het afhankelijk zijn van een persoonlijke relatie en reactieve samenwerking (veroorzaakt door een incident of probleem).
- Gestippelde streep: deze relatie vereist nieuwe samenwerkingsmethoden.
Voor meer uitdagende netwerkinteracties vermelden we hieronder suggesties voor een variatie die uitgevoerd kan worden met je relatie-eigenaren.
6. Assign relationship owners 10 MIN
Assign and document a relationship “owner” from the core team for each of these “critical to success” and “involved in success” teams. This person will champion a healthy relationship with this team by maintaining communication, giving updates, and consulting as needed. If you can’t find a natural fit for the owner, ownership can default to the team lead.
Optional: Stop here! If you’re a newly formed team or have a less complex network, this may be enough. If your team has a shared understanding of the network, what it will take to be successful, and where to focus your efforts, then you’re done. Congratulations!
If you’d like to continue, take a quick break and then regroup.
TIP: Go bold!
Feeling bold? Why not ask the leaders from your critical teams to run this Play with their teams? If you identify network gaps, start by running the Roles and Responsibilities Play across teams.
7. Identify the health of each team relationship 5 MIN
Discuss the type of relationship you have between your team and each team you’ve determined to be critical. We call this your “interaction strength.” Draw lines to indicate the interaction strengths with each team.
Interaction strength:
- Solid line: Systemic interactions are happening (for example, a recurring meeting or dedicated Slack channel).
- Dashed line: Interactions are employed ad hoc. Examples are reliance on a personal relationship and collaboration that is reactive (incident or issue-driven).
- Dotted line: This relationship requires new collaboration methods.
For more challenging network interactions, run the variation below with your relationship owners.
Opvolgen
Neem je document door nadat je het hebt voltooid om de sterke en zwakke punten van je netwerk te vast te stellen. Vind de teams waarmee je je interactiesterkte kunt verbeteren. Dit zijn de teams waarop je je moet richten terwijl je eraan werkt om je netwerk van teams te versterken. Denk na over manieren om dit mogelijk te maken.
De beste eerste stap is om in te plannen wanneer de relatie-eigenaar contact opneemt met het desbetreffende netwerkteam. De relatie-eigenaar is verantwoordelijk voor het verstrekken van updates aan de groep over actiepunten voor verbetering.
Heb je iets nieuws uitgeprobeerd dat goed werkte? Deel dit met onze Teamwork Lab-community!
Variaties
De gezondheid van het netwerk verbeteren 10 MIN.
Verzamel je relatie-eigenaren en bereid je voor op het netwerkgezondheidsonderdeel van het proces. Elk van de netwerkteams die voor jou van cruciaal belang zijn ontvangt een gezondheidsbeoordeling voor elk van de onderstaande categorieën. Zorg ervoor dat iedereen de kans heeft gehad om de categorieën te bekijken en verhelderende vragen te stellen voordat je verder gaat. Eigenaars kunnen het netwerkteam asynchroon of onafhankelijk live beoordelen.
Als je het bovenstaande spel in een document of werkbeheertool hebt uitgevoerd, raden we je aan om voor elke categorie hieronder een tabel of lijst toe te voegen, of om voor het beste resultaat je netwerkkaart te verplaatsen naar een whiteboard-tool. Als je een digitale whiteboard-tool gebruikt, raden we de afbeeldingen hieronder aan. Met behulp van een van de aanbevolen sjablonen is dit veel eenvoudiger! Als je het spel fysiek uitvoert, kun je ook verschillende sets van stippen of stickers gebruiken.
Categorieën voor netwerkgezondheid en voorgestelde vervolgstappen
Zichtbaarheid:
- Storm: teams kunnen elkaars werk moeilijk zien.
- Regen: teams kunnen het werk van andere teams zien, maar hebben moeite om het te begrijpen.
- Wolk: teams weten waar ze werk van hoog niveau kunnen vinden, maar vinden het moeilijk om hierbij betrokken te zijn.
- Zon: transparantie staat centraal. We hebben gedeeld inzicht.
Suggestie:
- Maak een projectposter aan om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.
Coördinatie:
- Boos: teams kunnen niet samenwerken om gecoördineerde plannen te maken.
- Verdrietig: teams coördineren met behulp van gunsten en ruilen.
- Neutraal: teams stemmen alleen plannen op hoog niveau af.
- Blij: teams stellen samen prioriteiten om gecoördineerde plannen te maken.
Suggestie:
- Voer het spel rollen en verantwoordelijkheden uit om duidelijkheid te krijgen over hoe de teams gaan samenwerken.
- Probeer gebruik te maken van transparante besluitvorming aan de hand van DACI.
Afstemming:
- Opgeheven hand: teams denken niet dat ze op één lijn hoeven te zitten, maar samenwerking is van cruciaal belang om succes te kunnen behalen.
- Duim omlaag: teams vinden het moeilijk om op één lijn te komen als het gaat om doelen en prioriteiten.
- Duim neutraal: teams denken dat ze op één lijn zitten, maar er kunnen waarschuwingssignalen vastgesteld worden.
- Duim omhoog: teams zijn flexibel genoeg om voortdurend op één lijn te blijven en kunnen zich aanpassen aan doelen en prioriteiten.
Suggesties:
- Zoek strategische afstemming met behulp van doelen, signalen en maatregelen.
- Breng het klanttraject in kaart om gedeeld inzicht in je klant te krijgen.
Kennis en feedback:
- Zitten: teams kunnen belangrijke opgedane kennis of feedback niet effectief delen.
- Lopen: slechts één team deelt opgedane kennis of feedback.
- Fiets: teams delen opgedane kennis of feedback, maar voeren geen veranderingen door.
- Auto: teams hebben een wijze vastgesteld waarop zij van elkaar kunnen leren en verder kunnen groeien.
Suggestie:
- Voer een teamoverschrijdende retrospective uit.
GERELATEERDE SPELLEN
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
%20(1).png?cdnVersion=2484)
.png?cdnVersion=2484)