Prioriteringsmatrix voor al je activiteiten
Visualiseer het relatieve belang van de projecten binnen je eigen team en vergelijk dat met de door andere teams opgegeven taken.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
Kwartaal- en jaarplannen te maken die, gelet op de beschikbare middelen, de grootste impact hebben.
Als uit de gezondheidsmonitor blijkt dat je moeite hebt met of kan dit spel je op weg helpen.
Mensen
3-6
Voorbereidingstijd
30 minuten
Tijd
60 min.
Moeilijkheidsgraad
Moeilijk
Het spel spelen
Sommige taken krijg je gewoon niet gedaan. En dat is niet erg, zolang je maar afspreekt om de cruciale zaken als eerste aan te pakken en van daaruit verder te werken.
Materiaal
Whiteboard of presentatiebord
Markers
Post-its
Indexkaarten
Voorbereiding
Vul voorafgaand aan de sessie een indexkaart in voor elke werktaak die je prioriteit geeft. Deze werkzaamheden mogen van omvang verschillen (taken, userstory's, projecten, initiatieven enz.), maar het is veel eenvoudiger als alles op dezelfde schaal is zodat je appels met appels vergelijkt.
Op elke kaart moet de vier factoren worden beschreven waarmee je rekening houdt:
- Beschrijving
- Verwachte uitkomst
- Niveau van inspanning
- Risico's en afhankelijkheden
BIJVOORBEELD...
Gebruik onderstaand patroon voor al je indexkaarten.
Stap 1
Schets de situatie (5 min.)
Breng de groep in de juiste mindset: we zijn één bedrijf met een gemeenschappelijk doel, ook al zijn er meerdere teams bij betrokken.
Als we op basis daarvan onze prioriteiten stellen, maken we een goede kans om tot een gezamenlijk inzicht te komen in wat ons wel en niet zal helpen om onze opdracht tot een goed einde te brengen. Doen we dat niet, dan lopen we het risico met elkaar te concurreren en de zaken die er het meest toe doen uit te stellen.
Stap 2
De matrix opzetten (5 min.)
Teken een raster van 2x2 op een whiteboard of een vel papier en schrijf bovenin de belangrijkste doelstellingen van je team. Schrijf bij de x-as 'urgentie' met links van de as 'eerder' en rechts 'later'. Bij de y-as schrijf je 'impact' met onderaan de as 'laag' en bovenaan 'hoog'.
Noteer boven de matrix de belangrijkste doelstelling van je team. (Of, als je die hebt, de top twee doelstellingen.)
Tip:
Het wordt veel makkelijker om de metaforische poolster van je team te bepalen als het 'gedeeld begrip' in je gezondheidsmonitor op groen staat. Probeer anders het OKR-, Doelen, Signalen en Maatregelen -of Elevator Pitch-spel te doen voordat je begint met je taken prioriteren.
Stap 3
Het werk van je eigen team prioriteren (20 min.)
Plak als groep de kaarten op het bord en verdeel ze op basis van de impact op je doelstellingen en hoe snel ze moeten worden uitgevoerd.
Bespreek de verdeling met de groep en verplaats de kaarten totdat ze gelijkmatig over het bord zijn verspreid. Het komt vaak voor dat in het begin alle kaarten linksboven worden geplaatst, maar het is belangrijk dat je ze verspreidt.
Stap 4
Bepaal de grens (10 min.)
Teken twee bogen over het bord om de noodzakelijke taken te scheiden van de minder belangrijke taken die je waarschijnlijk niet zult doen.
Alles in de linkerbovenhoek staat vast, omdat het gewoon gedaan moet worden. Wat in dit gebied staat is van cruciaal belang om het doel te bereiken.
Alles rechtsonder wordt waarschijnlijk uitgesteld. Dit betekent niet dat deze taken nooit worden gedaan, maar pas als het belangrijkere werk is gedaan.
Probeer de noodzakelijke taken te beperken tot ongeveer 40% van je teamcapaciteit, en de minder belangrijke tot 30%. Dit geef je enige ruimte om tegemoet te komen aan de verzoeken die je van andere teams hebt gekregen, en niet te vergeten de urgente of belangrijke taken die op je pad kunnen komen.
Tip:
Het voelt wellicht ongemakkelijk wanneer je de taken afspreekt die je wilt uitstellen of zelfs niet kunt doen. Focus de groep op jullie poolster; zo neemt de meeste spanning weg.
Stap 5
Vragen opnemen (15 min.)
Als je de verzoeken van andere teams afweegt tegen wat er al op je bord ligt, stel jezelf dan de volgende vragen:
Zijn de doelen van het andere team van cruciaal belang? (Op bedrijfsniveau bijvoorbeeld?)
Hoe wordt het doel van het andere team beïnvloed als je niet op hun verzoek ingaat?
Teken, als je de afweging(en) voor jezelf duidelijk hebt, opnieuw de lijnen en bekijk wat je nu kunt bereiken. Wanneer je ingaat op een verzoek en je eigen doel komt daarmee in gevaar, meld dit dan en bespreek de opties.
Zijn de doelen van beide teams van cruciaal belang? Vraag dan aan je leidinggevende of er extra mensen kunnen worden ingezet.
Is het doel van het andere team van cruciaal belang en dat van jou niet? Neem dan de taak gewoon aan.
Is het doel van beide teams niet van cruciaal belang? Bespreek dan de kleine verschillen in de taken en kom tot een akkoord.
Tip:
Wat het resultaat van deze oefening ook is, communiceer de genomen beslissingen, de daaruit voortvloeiende risico's voor het bereiken van je doelstellingen en de redenen daarvoor.
BIJVOORBEELD...
Bekijk hieronder een prioriteitsmatrix die is opgesteld door een van onze teams.
Is het gelukt?
Organiseer een volledige gezondheidsmonitorsessie of stel een controlemoment in om samen met je team te zien of er verbetering is.
En nu…
Maak de resultaten van deze sessie bekend aan je hele projectteam, je belanghebbenden en iedereen voor wie het werk van invloed kan zijn. Benadruk waarom je de lijnen zo hebt getrokken en welke risico's nog overblijven.
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.
