Dzień bez spotkań, czyli dzień intensywnej pracy

CEL GRY

Wygospodarować czas na intensywną pracę i rozwiązywanie problemów.

Przygotowanie się z wyprzedzeniem (60 min)

Spisz swoje uzasadnienie dla „dnia intensywnej pracy”. Możesz skorzystać z gry w „5 × dlaczego”, aby dowiedzieć się, jak codzienne interakcje i spotkania wpływają na zespół. Do uporządkowania swoich pomysłów możesz także użyć plakatu projektu. Celem jest przygotowanie prezentacji koncepcji „dnia intensywnej pracy” dla kierownictwa w swojej organizacji.

Początkowo dzień intensywnej pracy można zorganizować na próbę, aby zobaczyć, czy taki pomysł sprawdzi się w danej organizacji, a także pozwolić zespołom na przyzwyczajenie się do takiego trybu pracy. Przeprowadzony w ten sposób eksperyment można następnie ocenić poprzez sprawdzenie wzrostu prędkości usuwania zaległości i przeprowadzanie ankiety. Pamiętaj, że najbardziej korzystne jest zorganizowanie takiego dnia dla swojego zespołu i wszystkich współpracujących z nim zespołów w tym samym terminie.

ZDOBĄDŹ POPARCIE

Udostępnij lub przedstaw swoją propozycję zespołowi i poproś go o opinię. Dla menedżerów dzień wolny od nieustannych spotkań to wspaniały sposób na rozpoczęcie tygodnia oraz szansa na przebrnięcie przez część niekończącej się listy rzeczy do zrobienia i zbliżenie się do swojego zespołu.

USTAL DZIEŃ

Wskazanie w porozumieniu ze wszystkimi dnia, który ma być „dniem intensywnej pracy”, może być trudne. Możesz więc przeprowadzić ankietę lub podjąć decyzję samodzielnie, kierując się nakładaniem stref czasowych, jeśli pracujesz w organizacji globalnej.

Poniedziałek to doskonały kandydat na dzień intensywnej pracy, pod warunkiem, że pozwalają na to strefy czasowe. Godzinne spotkanie poświęcone planowaniu zaraz po poniedziałkowym spotkaniu stand-up może wydawać się bowiem boleśnie powolnym początkiem tygodnia. Zamiast tego zespoły mogą wykorzystać ten dzień, aby zakończyć bieżący sprint i zamknąć jak najwięcej zgłoszeń. Następnie podczas wtorkowego porannego spotkania poświęconego planowaniu nowego sprintu mogą szybko ocenić, czy osiągnęli cele poprzedniego sprintu.

PODEJDŹ STRATEGICZNIE DO SPOTKAŃ

Skróć swoje standardowe spotkania. Może nawet wykorzystaj tę okazję, aby odwołać zebrania, które nie mają wartości dodanej. Wszystkie spotkania z dnia intensywnej pracy możesz też ewentualnie przenieść na inny dzień.

Spotkania, których należy unikać w dniu intensywnej pracy:

• Spotkania zespołu
• Spotkania odgórne (np. spotkania kierownictwa z pracownikami)
• Spotkania indywidualne (w miarę możliwości)

Spotkania, które nadal można zaplanować na dzień intensywnej pracy:

• Sesje robocze/sesje pracy wspólnej
• Wspólna praca specjalistów z różnych działów nad złożonymi problemami
• Rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami zewnętrznymi (jeśli inne terminy nie są dostępne)

Spotkania stand-up, o ile są krótkie i cenne — zespoły mogą same o tym zdecydować.

INFORMUJ I ZACHĘCAJ

Upewnij się, że zespoły wiedzą, na czym polega koncepcja „dnia intensywnej pracy”. Wyślij zaproszenia do udziału w wydarzeniu z kalendarza, przygotuj wskazówki, jak najlepiej wykorzystać taki dzień, i zapewnij wsparcie zespołom dyżurującym, które mogą wymagać dodatkowych zasobów podczas dnia intensywnej pracy.

Ważne jest, aby każdy wiedział, czego się spodziewać po tej zmianie i jakie korzyści chcesz w ten sposób osiągnąć. W przypadku niektórych zespołów składających się z przedstawicieli różnych działów przełożenie cotygodniowych spotkań będzie wymagało pewnego wysiłku. Przypomnij im o korzyściach płynących z braku ciągłego przerywania pracy i większej ilości produktywnego czasu, a następnie, po wprowadzeniu dnia intensywnej pracy, monitoruj, czy korzyści te są faktycznie osiągane.