5 Whys Analysis
If a project does not meet expectations despite your team’s efforts, take a moment to identify the root cause. The 5 Whys Analysis Play helps your team ask "why" multiple times until they uncover the core issue.
PREP TIME
5m
Run TIME
30m
Persons
3-8
5-second summary
- Select one problem statement.
- Ask “why” five times to determine the root cause.
- Propose a solution.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
- Optional: physical whiteboard, markers, and timer.
PLAY resources
How to run a 5 Whys analysis
Help your team get to the root of a problem – whether you're in post-mortem or exploring new opportunities.
В чем заключается метод пяти «почему»?
Пять «почему» — это метод решения проблем, при котором нужно задавать вопрос «Почему?» пять раз, чтобы выявить причину, лежащую в основе неурядиц.
Зачем разыгрывать сценарий анализа по методу пяти «почему»?
Для того, чтобы превратить настоящую или прошлую проблему в решение. Анализ по методу пяти «почему» поможет понять, почему проект не оправдывает ожиданий. Под вашим руководством команда сформулирует имеющуюся проблему и будет постепенно сужать ее до тех пор, пока не найдет удовлетворительного решения.
Когда следует проводить анализ по методу пяти «почему»?
Метод пяти «почему» можно применить практически к любой проблеме, команде или отрасли. Команды Atlassian используют этот метод, когда проекты идут не так, как планировалось, и необходимо выявить первопричину, чтобы подобное не повторялось.
Пять преимуществ метода пяти «почему»
- Выявление первопричин, а не симптомов: многократно спрашивая «почему», можно добраться до происхождения сложностей, а не просто устранить симптомы.
- Улучшение навыков решения проблем: этот метод учит людей критически мыслить и проверять предположения.
- Предотвращение будущих проблем: анализ пяти «почему» помогает справиться с первопричинами проблем, а не довольствоваться временными исправлениями. Благодаря этому схожие проблемы возникают реже.
- Непрерывное совершенствование: формируется культура поиска более эффективных способов решения проблем.
- Сплочение команды: в ходе анализа участники обмениваются разнообразными точками зрения, что помогает сделать более содержательные выводы и достичь согласованности.
1. Identify your problem
1. Подготовительный этап 5 мин
Заранее сформулируйте одну проблему. Это может быть что-то, с чем команда сталкивается в настоящее время, или проблема, возникшая в прошлом и требующая решения.
Если команда удаленная, создайте документ для совместной работы (см. приведенные шаблоны) и заранее поделитесь им с командой. Если команда собирается в офисе, нарисуйте на доске следующие столбцы:
Проблема 1
Проблема 2
Проблема 3
Проблема 4
Проблема 5
Как мы можем решить проблему?
2. Set the stage
1. Подготовительный этап 5 мин
В начале собрания сообщите команде следующее.
- Мы будем копать глубоко, чтобы докопаться до сути проблемы.
- Мы собрались, чтобы изучать, а не обвинять
3. Ask, “Why?”
1. Подготовительный этап 5 мин
Спросите команду по поводу первоначально сформулированной проблемы: «Почему это произошло?». Попросите команду подумать о следующем:
- Почему это случилось?
- В чем причина [проблемы]?
- Какие решения привели к [проблеме]?
- При каких условиях возникла [проблема]?
- Какие вторичные факторы способствовали возникновению [проблемы]?
Поставьте таймер на 5 минут. Предложите каждому участнику команды самостоятельно подумать над ответами и занести их в документ для совместной работы или на доску. Затем всей командой выберите один из ответов и запишите его.
СОВЕТ. ПРОГОЛОСУЙТЕ
Проголосуйте за формулировки проблемы, которые будут рассматриваться в дальнейшем. Попробуйте улучшение Trello «Голосование» или предложите участникам команды добавить +1 к формулировкам, которые они выбрали.
4. Determine your next problem statement
1. Подготовительный этап 5 мин
Определите, какие главные обязанности, по вашему мнению, относятся к ролям других участников. Запишите их в столбце Обязанности (по мнению других).
Если вам кажется, что обязанность нельзя однозначно отнести к одной из ролей, внесите ее в раздел для неназначенных обязанностей.
5. Repeat, "Why?"
1. Подготовительный этап 5 мин
Изучите обязанности, написанные коллегами для вашей роли в столбце Обязанности (по мнению других). Напротив каждой обязанности поставьте знак ✅, если вы согласны с ней, и ❌, если не согласны.
Если у вас возникли вопросы или замечания по обязанностям, указанным другими участниками, добавьте встроенные комментарии.
После обсуждения в группе исполнитель роли еще раз пересматривает все расхождения, отмеченные знаком ❌, и решает, принять ли эти дополнительные обязанности либо делегировать другим. Если обязанности пересекаются, определите для них основного исполнителя, а также возможных помощников или заместителей.
Все обязанности, оставшиеся без исполнителя или не принятые, переносятся в раздел для неназначенных обязанностей.
В некоторых организациях исполнителю роли может потребоваться подтверждение руководства, чтобы окончательно доработать свою роль в соответствии с результатами сценария.
СОВЕТ. ПЯТЬ, ШЕСТЬ, СЕМЬ, ВОСЕМЬ «ПОЧЕМУ»
Иногда для установления первопричины может потребоваться меньше или больше пяти «почему»
6. Identify the underlying cause
1. Подготовительный этап 5 мин
Вместе с командой просмотрите обязанности, оставшиеся без исполнителей. Подумайте, можно ли привязать их к какой-либо имеющейся роли. Обсудите, почему эти обязанности можно или нельзя включить в ту или иную роль.
Если эти пункты не подходят ни к одной роли, возможно, потребуется создать новую роль или пересмотреть старую. Обязательно назначьте ответственного за поиск исполнителя этих функций, а также установите дату, когда вы вернетесь к этому вопросу.
Обратите внимание на обязанности, которые не хотят принимать на себя носители ни одной роли. Если такие есть, вынесите их на групповое обсуждение.
ПОДСКАЗКА. Смелее!
Чувствуете уверенность? Тогда предложите руководителям критически важных для вас команд провести этот сценарий со своими командами. Если в сети выявятся пробелы, для начала проведите в командах сценарий Роли и обязанности.
7. Propose solutions
Est. time: 10 min
Обсудите тип отношений между вашей командой и командами, которые вы отнесли к критически важным. Мы называем это «силой взаимодействия». Проведите линии, чтобы указать силу взаимодействия с каждой командой.
Сила взаимодействия:
- Сплошная линия: систематическое взаимодействие (например, регулярные собрания или выделенный канал в Slack).
- Штриховая линия: ситуативное взаимодействие. Например, личные контакты и сотрудничество по необходимости (при возникновении инцидентов или проблем).
- Пунктирная линия: отношения, требующие новых методов сотрудничества.
Для более сложных взаимодействий внутри сети ниже предложен вариант сценария для работы с ответственными за отношения.
Follow-up
Поделитесь результатами
Поделитесь итоговым документом с командой, чтобы собрать обратную связь и выявить потенциальные пробелы или возможности.
Распространите документ с ролями и обязанностями среди ключевых заинтересованных сторон и руководителей. Не забудьте предупредить об этом команду.
Запланируйте вернуться к сценарию через три или шесть месяцев либо когда в команде произойдут серьезные изменения. Чем регулярнее вы будете разыгрывать такие сценарии, тем лучше это будет получаться.
Variations
Breakout
Соберите ответственных за отношения из каждой команды в вашей сети и приготовьтесь оценить ее состояние. В качестве оценки состояния каждой команды по отдельным категориям присваивается эмодзи. Донесите значение категорий до всех присутствующих и дайте им возможность задать вопросы. Ответственные за отношения могут оценивать отношения в команде асинхронно или в реальном времени. Оценки можно давать в инструменте для работы с таблицами, списками или досками. Для личных встреч можно использовать точки или наклейки.
Still have questions?
Start a conversation with other Atlassian Team Playbook users, get support, or provide feedback.
Other plays you may like
Совместная работа
Роли и обязанности
Проясняйте обязанности каждого участника и определяйте дефициты навыков и квалификации.
Планирование проекта
Сеть команд
Определяйте и оптимизируйте отношения между командами в начале проекта.
Планирование проекта
Запуск проекта
Выработайте консенсус по целям, срокам, рамкам задач и принятию решений.
Продуктивность
Рабочие соглашения
Установите единые нормы, которые помогут команде сплотиться и эффективно работать над достижением общих целей.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
