Роли и обязанности на практике
Доска команды после завершения четвертого этапа очного сценария «Роли и обязанности».
Эта команда провела собрание с помощью Zoom. Протокол и итоги беседы были добавлены в Confluence.
Что вам понадобится
Видеоконференция с функцией демонстрации экрана или место для собраний
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблон)
Магнитно-маркерная доска
Маркеры
Стикеры
Таймер
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Что такое должностные роли и обязанности?
В эффективной командной работе ролями обычно называют должности или сферы деятельности, например менеджер проекта, а обязанностями — конкретные задания и функции, связанные с ролью. Вот несколько примеров обязанностей менеджера проекта.
- Планирование и разработка идеи проекта
- Формирование команды и руководство ею
- Отслеживание прогресса проекта и установление сроков
- Решение проблем
- Управление бюджетом и взаимодействие с заинтересованными сторонами
Оценка эффективности проекта
Зачем разыгрывать сценарий «Роли и обязанности»?
Четкое определение ролей и обязанностей участников команды помогает им понять свои задачи и вклад в достижение общих целей. Согласно исследованию, опубликованному Small Group Research, такая ясность позволяет устранить недоразумения, уменьшить дублирование задач и повысить эффективность командной работы.
Когда следует уточнять роли и обязанности
Однозначное определение ролей в начале проекта формирует четкие ожидания, сводит к минимуму путаницу, повышает продуктивность и укрепляет сотрудничество.
Кроме того, раннее определение ролей помогает избежать двойной работы и конфликтов, а также дает уверенность в том, что все участники команды слаженно работают на общие цели.
Также важно пересматривать и корректировать распределение ролей по мере продвижения проекта или при изменениях организационной структуры, чтобы команды все время работали организованно и эффективно.
Пять преимуществ определения ролей и обязанностей
- Подотчетность. Однозначное определение ролей помогает уменьшить двойную работу, оптимизирует процессы и сводит к минимуму потери времени и ресурсов. В конечном итоге от этого выигрывает весь проект.
- Ясность. Точное понимание ролей и обязанностей способствует эффективной командной работе.
- Повышение вовлеченности сотрудников. Четко прописанные роли и обязанности ведут к более качественному взаимодействию, что, в свою очередь, на 72 % повышает вовлеченность и продуктивность сотрудников (Atto Time).
- Удовлетворенность работой. Около 75 % сотрудников, чьи роли четко расписаны, чувствуют больше энтузиазма и отмечают более высокую степень удовлетворенности своей работой по сравнению с теми, кто до конца не понимают свою роль (Effectory).
- Повышение производительности. Сотрудники с точно определенными ролями работают на 53 % рациональнее и на 27 % продуктивнее (Effectory).
Как определить роли и обязанности в команде
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Определите и обсудите обязанности участников команды
- Выявите неназначенные обязанности
- Зафиксируйте подтвержденные роли участников команды
1. Подготовительный этап 5 мин
Как бы вы ни разыгрывали сценарий — очно или удаленно, — отправьте команде сообщение с объяснением сути мероприятия, чтобы все понимали, какую работу предстоит обсудить. В начале сеанса вспомните миссию команды, чтобы обрисовать общую зону ее ответственности.
Затем подготовьте общий документ для использования всей командой. Это может быть таблица на странице Confluence или наш готовый шаблон. Если вы решили создать документ с нуля, добавьте в него следующие столбцы:
- Позиция
- Обязанности (по мнению других)
- Обязанности (по моему мнению)
Неназначенные обязанности
СОВЕТ. БОЛЬШИЕ ГРУППЫ
В команде больше 4 человек? Если в команде 6–8 участников, отведите на сценарий 90 минут.
Если в команде 9 человек или больше, разделите сценарий на несколько семинаров длительностью 1 час.
2. Определите роли в команде 5 мин
Определите различные роли в команде. Запишите свою роль в этом проекте под своим именем в столбце Роли.
Если роль исполняют сразу несколько участников команды, запишите ее в таблицу только один раз.
Некоторые участники команды могут исполнять по несколько ролей. Например, разработчик ПО может быть также менеджером проекта. В таких случаях рекомендуется записывать в таблицу каждую роль.
3. Определите свои обязанности 10 мин
Пусть каждый из коллег напишет 3–5 своих обязанностей по этому проекту в столбце «Обязанности (по моему мнению)».
СОВЕТ. КОНЦЕНТРАЦИЯ
Семинар должен быть посвящен ролям, а не людям.
Сконцентрировавшись на роли, команда сможет определить недостающие навыки независимо от состава участников.
4. Определите обязанности участников команды 10 мин
Определите, какие главные обязанности, по вашему мнению, относятся к ролям других участников. Запишите их в столбце Обязанности (по мнению других).
Если вам кажется, что обязанность нельзя однозначно отнести к одной из ролей, внесите ее в раздел для неназначенных обязанностей.
5. Уточните обязанности ролей 15 минут
Изучите обязанности, написанные коллегами для вашей роли в столбце Обязанности (по мнению других). Напротив каждой обязанности поставьте знак ✅, если вы согласны с ней, и ❌, если не согласны.
Если у вас возникли вопросы или замечания по обязанностям, указанным другими участниками, добавьте встроенные комментарии.
После обсуждения в группе исполнитель роли еще раз пересматривает все расхождения, отмеченные знаком ❌, и решает, принять ли эти дополнительные обязанности либо делегировать другим. Если обязанности пересекаются, определите для них основного исполнителя, а также возможных помощников или заместителей.
Все обязанности, оставшиеся без исполнителя или не принятые, переносятся в раздел для неназначенных обязанностей.
В некоторых организациях исполнителю роли может потребоваться подтверждение руководства, чтобы окончательно доработать свою роль в соответствии с результатами сценария.
6. Рассмотрите неназначенные обязанности 15 минут
Вместе с командой просмотрите обязанности, оставшиеся без исполнителей. Подумайте, можно ли привязать их к какой-либо имеющейся роли. Обсудите, почему эти обязанности можно или нельзя включить в ту или иную роль.
Если эти пункты не подходят ни к одной роли, возможно, потребуется создать новую роль или пересмотреть старую. Обязательно назначьте ответственного за поиск исполнителя этих функций, а также установите дату, когда вы вернетесь к этому вопросу.
Обратите внимание на обязанности, которые не хотят принимать на себя носители ни одной роли. Если такие есть, вынесите их на групповое обсуждение.
СОВЕТ. ОСТАНЬТЕСЬ ПРИ СВОИХ МНЕНИЯХ
Если команда не может прийти к единому мнению о некоторых ролях и обязанностях, пометьте их как вопросы, к которым вы вернетесь позже на собраниях меньшего масштаба.
7. Подведите итоги и определите следующие действия 5 мин
В конце сценария подведите итог, чтобы убедиться, что все в команде согласны с распределением ролей и обязанностей. Выберите ответственных за каждую роль и зафиксируйте согласованные роли и обязанности в совместно используемом документе.
Последующие действия
Поделитесь результатами
Поделитесь итоговым документом с командой, чтобы собрать обратную связь и выявить потенциальные пробелы или возможности.
Распространите документ с ролями и обязанностями среди ключевых заинтересованных сторон и руководителей. Не забудьте предупредить об этом команду.
Запланируйте вернуться к сценарию через три или шесть месяцев либо когда в команде произойдут серьезные изменения. Чем регулярнее вы будете разыгрывать такие сценарии, тем лучше это будет получаться.
Связанные игры
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
