Первый шаг к управлению изменениями
Проведите команду через все этапы процесса управления изменениями — от «изменение утверждено» до «изменение завершено».
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…
разъяснить команде важность и назначение изменения;
составить план действий.
Эта игра может помочь, если у вас обнаружились проблемы с , или в результате оценки работоспособности.
Сотрудники
4–8
Время
60 минут
Сложность
Средняя
Проведение игры
Если проект включает в себя план по управлению техническими изменениями, дайте возможность каждому участнику ознакомиться с ним до занятия.
Этап 1
Сформулируйте суть проблемы (5 минут)
Поприветствуйте группу и расскажите о целях занятия:
- согласовать основную информацию, которой необходимо обмениваться при управлении изменениями;
- определить, какие каналы связи будут использоваться;
- определить последовательность всех действий по внесению изменения;
- прояснить роль и обязанности каждого участника команды.
Этап 2
Как это случилось? (10 минут)
Попросите спонсоров изменения описать его цель и назначение. В частности, рассказать, что послужило толчком к изменению, кто его утвердил и почему.
После брифинга и быстрых вопросов и ответов попросите группу потратить 2–5 минут на самостоятельное обсуждение того, может произойти, если не внести изменение. Затем обменяйтесь мыслями в группе и зафиксируйте их, чтобы использовать на следующем шаге.
Этап 3
Определите руководящие принципы (10 мин)
Скорее всего, это новая команда, которая еще не работала вместе в подобной ситуации. Возьмите лист плотной бумаги или используйте страницу Confluence и поочередно обменивайтесь идеями о руководящих принципах команды. Например, «постоянно общаться друг с другом и с клиентами» или «поддерживать решения, принятые на собраниях команды, даже если не согласны с отдельными деталями».
Зафиксируйте согласованный набор принципов, чтобы на них можно было ссылаться во время собраний команды.
Этап 4
Подготовьте черновой вариант сообщения клиентам (10 мин)
Все, кого затрагивает изменение (как внутренние, так и внешние клиенты), хотят знать, почему это происходит. От имени группы ответьте на следующие вопросы на доске или в общем документе. Эти ключевые моменты послужат основой для последующего общения с клиентами.
- Что изменится?
- Когда можно ожидать изменения?
- Кого оно затронет и каким образом?
- Как это изменение повлияет на клиентов и их команду?
Вероятно, вам придут в голову и другие возможные вопросы клиентов, пока вы будете искать ответы на эти. Вот и отлично! Запишите эти вопросы (и ответы на них!).
Этап 5
Назначьте приоритеты каналам связи (10 ин)
Обсудите в группе все возможные каналы связи с клиентами, которых затронет изменение. Каналы Slack, рассылки по электронной почте, собрания всей компании и отдельных отделов, часто задаваемые вопросы на веб-сайте, фокус-группы и т. д.
Оцените каждый канал связи по следующим шкалам:
- количество клиентов, которых можно охватить (большой, средний, малый охват);
- количество усилий, которое потребует доставка (большое, среднее, малое).
Если повезет, вы найдете каналы связи, с помощью которых можно охватить множество клиентов без особых усилий. Однако будут некоторые исключения, когда потребуется назначить более высокие приоритеты каналам, которые требуют много усилий и охватывают малое число клиентов. Особенно если эти клиенты крайне важны для успеха изменения.
Профессиональный совет
Если речь идет о серьезных изменениях, попробуйте сформировать сеть экспертов, входящих в состав основных команд организации, чтобы они помогли распространить ваше сообщение и сформировать положительную атмосферу.
Этап 6
Установите последовательность процесса управления изменениями (20 мин)
Вы назначили приоритеты каналам связи и определили, какие сообщения будете доставлять. Теперь нужно определить, когда вы все это будете делать. У многих изменений есть крайние сроки. Вы можете либо двигаться в обратном направлении от этой даты, либо использовать более гибкий подход: оценить количество усилий, которое потребуется от команды для выполнения каждого этапа изменения, и установить контрольные точки.
Сначала зафиксируйте все существенные события, внесенные в календарь (например, корпоративные мероприятия, выходные, обязательства поставщиков).
Затем выберите даты, владельцев и высокоуровневые сообщения для информирования клиентов, относящихся к категории с большим охватом. (В идеале, назначьте высокие приоритеты каналам, которые требуют мало усилий.) Запланируйте отправку этих сообщений дважды: в первый раз — чтобы объявить о предстоящем изменении, и во второй — чтобы проинформировать клиентов о том, что изменение вносится или уже внесено.
После того как вы выберете даты для широкой рассылки сообщений, определите, кому следует их отправлять и (или) кого следует обучить ДО выполнения рассылок. Например, ваш план может сорваться из-за небольшой группы горластых недоброжелателей. Мы обнаружили, что если вычислить этих людей заранее и включить в фокус-группы или попросить прислать свои комментарии и предложения на ранних этапах процесса, это поможет превратить их возражения в конструктивные предложения.
И наконец, проверьте последовательность действий, встройте циклы обратной связи и выделите время для реализации обратной связи. Не забудьте установить контрольные точки, чтобы можно было отмечать маленькие победы на пути к цели 👍
ЭТАП 7
Согласуйте роли, обязанности и дальнейшие действия (15 мин)
Ваш план по управлению изменениями выполнен на 80 %, но не останавливайтесь на достигнутом! Именно последние 20 % обеспечат успешную реализацию вашего продуманного плана.
Проверьте каждое действие в только что созданном графике. Назначьте для каждого действия драйвера (ответственного за сбор данных и соблюдение графика), помощников (профильных экспертов) и утверждающее лицо, которому принадлежит решающее слово в вопросе завершения и качества выполнения действия.
По поводу связи с широкой аудиторией желательно узнать мнение 1–2 помощников из основной проектной команды и 1–2 помощников, не входящих в команду. Тогда вы услышите несколько точек зрения и будете уверены, что позаботились обо всем.
Не забудьте назначить роли и обязанности для циклов обратной связи. Наши ИТ-команды используют частный канал Slack, чтобы анализировать отзывы, поступающие после каждого сообщения, и согласовывать свои действия. Благодаря этому все участники команды знают, кто на какой отклик отвечает, и все ответы согласованы. Кроме того, в географически распределенных компаниях это позволяет отвечать клиентам в непрерывном режиме, «следуя за солнцем».
Профессиональный совет
К процессу управления изменениями часто привлекают многофункциональную команду, участники которой отчитываются перед разными руководителями. Заранее побеседуйте с руководителями всех участников. Возможно, вам придется отнять у них много времени!
Успешно справились?
Обязательно проведите с командой полный сеанс оценки работоспособности или контрольную проверку, чтобы узнать, совершенствуетесь ли вы.
Последующие действия
- Превратите свою последовательность действий в дорожную карту управления изменениями с помощью макроса Confluence Roadmap Планировщик. Он поможет представить ключевые даты, владельцев и контрольные точки в виде удобной и наглядной дорожки.
- Подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы, которые могут возникнуть у разных клиентов в связи с изменением.
- Требует ли изменение каких-либо подтверждений, проверок или обновлений политики? Если да, то не откладывая свяжитесь со своей командой по безопасности и соответствию требованиям.
- Четкое представление об успехе помогает согласовать позиции заинтересованных сторон. Начните с игры Цели, признаки и показатели, чтобы определить, как выглядит успех. Затем проведите игру Цели и ключевые результаты (OKR), чтобы подготовить для заинтересованных сторон документ с информацией о ваших приоритетах и показателях успеха.
Нравится Playbook?
Хотите узнать о появлении новых игр и схем оценки работоспособности? Тогда оставьте свой адрес.
Получили отзыв?
Оставьте вопрос или комментарий на сайте сообщества Atlassian.