День без собраний, или день активного решения задач

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…

Создайте пространство для сосредоточенной работы и активного решения проблем.

Подготовьтесь заранее (60 минут)

Подготовьте обоснование для проведения дня GSD. Можно воспользоваться сценарием «Пять "почему"», чтобы было проще выяснить, как на команду влияют отвлекающие факторы наподобие собраний и контактов с другими людьми. Структурировать идеи поможет карта проекта. Ваша цель — подготовить предложение, в котором вы раскроете концепцию дня GSD руководителям организации.

Для начала можно запустить день GSD в качестве эксперимента, чтобы посмотреть, подходит ли выбранный формат вашей организации, и чтобы команды могли приспособиться к нему и по-новому оценить эту идею. Об успехе эксперимента можно судить по увеличению скорости сгорания задач в бэклоге и ответам в опросах. Помните, что для наибольшего эффекта ваша команда и все связанные с ней команды должны проводить день GSD в один и тот же день.

ПОЛУЧИТЕ ОДОБРЕНИЕ

Перешлите или покажите предложение своей команде и узнайте мнение ее участников. Менеджерам нравится, когда неделя начинается с дня, в который не проводятся периодические собрания. В такие дни у них есть время, чтобы сделать хоть что-то из своих бесконечных списков дел и стать ближе к командам.

НАЗНАЧЬТЕ ДЕНЬ

Сложно выбрать такой день активного решения задач (GSD), который устроил бы всех, но вы можете провести опрос в командах или принять решение на основании пересечений между рабочими графиками сотрудников из разных часовых поясов, если у вашей организации есть офисы в разных частях света.

Понедельник — идеальный день для GSD, если позволяет разница между часовыми поясами команд. Из-за того, что по понедельникам сразу после стендапа проводится часовое собрание по планированию, команде может казаться, что она все никак не приступит к работе. Вместо этого команды могут потратить понедельник на то, чтобы завершить текущий спринт и закрыть как можно больше активных заявок. На утреннем собрании по планированию нового спринта во вторник они могут быстро оценить, удалось ли им достичь целей спринта.

ВЫСТРАИВАЙТЕ СТРАТЕГИЮ ВОКРУГ ИМЕЮЩИХСЯ СОБРАНИЙ

Проредите собрания, которые вы обычно проводите. Воспользуйтесь случаем и отмените собрания, которые не приносят пользы. Если такой вариант вам не подходит, попробуйте перенести все собрания, которые должны были состояться в день GSD, на другой день.

Собрания, которых следует избегать в день GSD:

• Собрания команд
• Собрания по принципу «сверху вниз» (собрания для всего коллектива)
• Встречи один на один (насколько это возможно)

Собрания, которые можно запланировать в день GSD:

• Рабочие совещания/сеансы совместной работы
• Собрание специалистов, осуществляющих совместную работу над решением той или иной сложной задачи
• Собеседование с внешними кандидатами (если остальное время занято)

Решение о стендапах, если они непродолжительные и важные, — команды могут принять самостоятельно.

ДЕЛИТЕСЬ ИНФОРМАЦИЕЙ И МОТИВИРУЙТЕ УЧАСТНИКОВ

Убедитесь, что команды понимают, в чем суть дня GSD. Разошлите приглашения на событие в календаре, составьте рекомендации о том, как провести этот день с наибольшей пользой, и не забудьте о дежурных командах, которым в день GSD может понадобиться больше ресурсов.

Важно, чтобы все знали, чего ожидать от этого изменения и какую пользу вы надеетесь извлечь. Некоторым многофункциональным командам может понадобиться приложить усилия, чтобы перенести еженедельные собрания на другой срок. Напомните этим командам, что у них будет больше времени на сосредоточенную работу и повысится производительность. Когда день GSD состоится, посмотрите, реализовались ли эти обещания.