План взаимодействия с заинтересованными сторонами

Подготовьтесь заранее (30 минут)

Нарисуйте на доске или в общем документе таблицу со следующими заголовками столбцов: «Аудитория», «Каналы», «Связь», «Ссылки/подробнее». Подпишите строки как «Ежедневно», «Еженедельно», «Раз в две недели», «Ежемесячно», «Ежеквартально», «Ежегодно», «По ситуации».

Попросите каждого прийти на собрание со своими идеями для списка вашей аудитории (заинтересованных сторон). Список может включать куратора проекта, участников команды, руководящую команду, команды-партнеры, смежные команды, команды, работающие над предшествующим этапом, и т. д.

Если есть такая возможность, пусть фасилитатор собрания подготовит список текущих связей команды с заинтересованными сторонами, включая сведения о том, почему вы передаете эту информацию и с помощью каких каналов связи вы это делаете. В этом списке будут и повседневные вещи, например решения по поводу небольших изменений в каналах Slack, и единовременные коммуникации: «обеденные семинары», общие собрания.

Определите цель (10 мин)

Составьте одно или несколько заявлений с описанием того, чего вы намерены достичь при подготовке плана взаимодействия с заинтересованными сторонами. Используйте конструкцию {СУЩЕСТВИТЕЛЬНОЕ} + {ГЛАГОЛ}. Пусть кто-то выступит в роли секретаря, пока вся группа проводит мозговой штурм. Не пытайтесь сразу сформулировать идеальные заявления о цели. Ориентируйтесь на 80 % готовности и ограничьте время на составление. Вы всегда сможете переформулировать их позже.

Примеры целей для плана информирования:

• Укрепить доверие в отношениях с заинтересованными сторонами.
• Снизить риски, связанные с двойной работой и зависимостями.
• Рассказать командам, занятым на последующих этапах проекта, чем мы занимаемся и как это может повлиять на их работу.

Определите заинтересованные стороны (5 мин)

Разбейтесь на группы по 2–4 человека и обсудите заранее подготовленные идеи о составе вашей аудитории. В группах договоритесь о ключевых заинтересованных сторонах, которые следует включить в план информирования. Для каждой заинтересованной стороны определите связь с вашим проектом/командой. Этот человек или группа отвечает за принятие решений? Это ваш партнер по дебатам? Это эксперт, который вносит свой вклад в проект? Этот человек или группа помогает устранять препятствия?

Вернитесь к обсуждению всей командой и выработайте консенсус по поводу заинтересованных сторон, с которыми вы будете работать.

Определите методы коммуникации (15 мин)

Выясните, как вам будет эффективнее всего обмениваться информацией с каждой заинтересованной стороной.

Подумайте, какими материалами вы будете делиться, и выберите инструмент для их распространения. Например, для связи с собственной командой можно выбрать чат, предназначенный для обмена небольшими новостями и советами.