Page-Led Meetings
Page-led meetings are more effective and productive, helping participants communicate the meeting’s purpose, scope, expected outcomes, and key discussion points.
PREP TIME
30m
Run TIME
60m
Persons
1
5-second summary
- Create your page-led meeting template and share it in your meeting invite.
- Start the meeting with a silent pre-read of the page.
- Use your page to facilitate the meeting, document decisions, and share your outcomes.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing.
- Digital collaboration tool.
PLAY resources
How to craft a page-led meeting
Use this template and facilitation process to maximize your next meeting.
什么是页面主导型会议？
我们将页面定义为一份高质量的书面文档，其中列出了所需的背景信息、会议目标和关键决策。
会议参与者需按要求在会议开始时阅读该页面，并在整个会议过程中随时参考。这样一来，从字面角度讲，所有人都处在同一信息层面，可确保会议更加有效：
- 充分提高清晰度
- 有效共享信息
- 促进决策过程
-
推动工作进展
此外，参与者还可以在阅读页面时向页面添加自己的评论，这种方式有助于促进更清晰、更具包容性的讨论。这为页面主导型会议增添了传统会议通常缺乏的独特活力。
页面主导型会议的有效性如何？
Atlassian 的 Team Anywhere Lab（一支由行为科学家组成的团队）对 Atlassian 内部团队采用页面主导型会议形式的效果进行了测试。以下是一些主要发现：
- 与对照组相比，页面主导型会议的与会者在会议结束后感到精力充沛的可能性增加了 29％，感到沮丧的可能性则降低了 23％。
- 85% 的页面主导型会议实现了会议目标，而对照组会议的目标达成率为 69%。
- 页面主导型会议的与会者认为，这种会议形式时间利用率明显提高。
何时应召开页面主导型会议？
当您需要制定决策或建立共识时，页面主导型协作效果最为显著。
以下是页面主导型会议可能有所帮助的一些场景：
- 项目或情况的进展停滞不前，您需要找到突破口，推动进展。
- 您需要团队或利益相关者做出决策。
您需要征求对某件事（一个想法、一项工作、客户指定的一个项目范围或其他任何事情）的意见或反馈。
页面主导型会议的 5 大优势
还不相信？让我们详细阐述一下好处。页面主导型会议可以增强：
- 清晰度：书面沟通有助于深化思维，确保仅将注意力集中在重要的事情上。一份精心编写的页面将能够突出不同参与者在理解方面的差距（并弥合这些差距）。最后，该页面还有助于在混合和虚拟会议期间促进达成共识。
- 包容性：评论功能给予每个人平等发表意见的机会，并确保（虚拟）会议室中的每一种声音，不论强弱，都能得到应有的重视。
- 透明度：决策和理由清晰记录在册且易于获取，因此没有人需要猜测他们在做什么或为什么这样做。
- 耐久性：与口头会议或幻灯片会议不同，页面主导型会议保留了会议互动的书面文档。这份文档可随时供参考，并用于为未来的决策提供依据。
- 效率：环境设置可以快速完成，从而腾出宝贵的会议时间来解决问题和共同做出决策。
1. Decide if a page-led meeting is the right call
1. 为剧本做准备 5 分钟
当您需要就某件事做出决策或达成共识时，页面主导型会议最为有效。下面有一些问题，您可以问问自己以便做出判断：
- 您是否一直在推动一些停滞不前的事情向前推进？
- 您是否需要团队成员或利益相关者来做出决策？
-
您是否需要他人对您的工作做出反应或提供反馈？
如果您对以上任一问题的回答为“是”，那么页面主导型会议将是合适的会议形式。
确认您适合使用页面主导型会议后，使用您最喜欢的协作工具创建一个页面。在这方面，Confluence 是理想之选。
提示：了解受众
您无需在每次会议上都使用这种方法或模板。这种方法在应用于决策或建立共识时最为有效。
2. Build your page
1. 为剧本做准备 5 分钟
让团队集思广益制定目标—他们希望在规定时间段内实现的目标。目标应该是定性的、远大的，是团队所有事项中的重中之重。
将想法添加到协作文档中。将相似的目标组合在一起，然后将想法总结为 1 至 3 个目标。
| 会议目的/范围 | 这可以帮助与会者了解您想要进行什么样的对话、要发表的评论类型以及要问的问题类型。例如：
|
|---|---|
| 会议成果 | 清晰说明会议的预期成果。 |
| 关键讨论要点 | 将关键讨论要点放在前面，以便读者知晓要讨论的内容。 |
Here’s an example with content included:
我们 DEI 计划的下一步行动
| 会议目的/范围 | 讨论问题/障碍 |
|---|---|
| 会议成果 | 概述一个与全体员工分享的计划 |
| 关键讨论要点 |
|
您的页面应根据受众和会议目标进行自定义。例如，您可以选择添加：
问题陈述：写一句令人难忘且直接明了的开场白，阐述您要解决的问题。告诉读者他们应了解的最重要信息。
背景：解释您为什么举行此会议，以及为什么会议成果很重要！使用清晰的标题（例如“为什么重要”）或其他引人注目的巧妙标题，帮助读者找到信息中最重要的部分。
- 到目前为止，发生了什么？让初次接触项目的读者了解背景。
- 简要概述趋势、历史数据、您采用的方法和迄今取得的进展。
-
使用项目符号列表，以便读者快速浏览和理解页面内容。
建议的解决方案：如果您心中已有首选的解决方案，不妨分享出来！明确说明您推荐的方案及其原因。
- 用数据支持您的方案。
- 标识出所有假设并解释您的想法。
-
明确指出哪些地方还需要进一步学习。
后续行动：会议结束后，您希望看到什么发生？如果您知道会议不会完全解决手头的问题，这一点尤其有用。
常见问题解答版块是提前快速解决常见问题的绝佳方式。
我们 DEI 计划的下一步行动
问题陈述
上个月，我们与个人、团队和群组就如何进一步提高多元化进行了多次对话。
背景
为什么重要：我们都认为，我们拥有坚实的 DEI 基础，我们希望利用这一基础加快进度。
建议的解决方案
底线：我们明年的主要目标有三个：
- 启动新兴领袖计划
- 增加各级的多元化，特别是高管团队的多元化
- 提高招聘过程的透明度。
后续步骤
如何实现：人事团队将针对每个目标制定计划，并在本周内与全体员工分享。如果您有任何想法或建议，请联系团队中的任何人。
Once your page is built, make sure to include it in the meeting invite to attendees.
3. Facilitate your page-led meeting
1. 为剧本做准备 5 分钟
首先，分享会议目的，告知（或提醒）与会者为何参加会议。解释他们应该如何参与，并记住页面主导型会议对他们来说可能是一种全新体验。
接下来，对页面进行无声预读，让听众有机会理解页面的信息，并为构思或提出问题解决方案做好准备。您的听众将从他人清晰的思路中获益，并了解会议的全部背景。
- 预读时间以 5 分钟为宜，或根据页面的详细程度增加时间。
-
允许听众对他们想现场讨论的内容发表评论和点赞。
最后，进行深入讨论！以页面和添加的评论为指导，召开会议。
4. Drive to a decision or next steps (and who’s responsible for them)
1. 为剧本做准备 5 分钟
对于确定的每个其他角色，在“职责（其他人的想法）”列中写下您对该角色的主要职责的理解。
如果您认为任何职责不明确属于某个角色，请将其添加到未分配的职责部分。
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Aim to end your meeting with a clear outcome, solution, or next steps in place. If your goal is to arrive at a solution to a problem, you can help drive clarity by including a checkbox for each approver on your page.
When it’s time to wrap up the meeting, ask participants to check the box if they approve the decision. If they’re not ready to check the box, they can provide reasons, which can inform your next steps.
我们 DEI 计划的下一步行动
问题陈述
上个月，我们与个人、团队和群组就如何进一步提高多元化进行了多次对话。
背景
为什么重要：我们都认为，我们拥有坚实的 DEI 基础，我们希望利用这一基础加快进度。
建议的解决方案
底线：我们明年的主要目标有三个：
- 启动新兴领袖计划
- 增加各级的多元化，特别是高管团队的多元化
- 提高招聘过程的透明度。
后续步骤
如何实现：人事团队将针对每个目标制定计划，并在本周内与全体员工分享。如果您有任何想法或建议，请联系团队中的任何人。
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Update your page to reflect the feedback
1. 为剧本做准备 5 分钟
会议结束后，您的页面可以作为一个工件继续存在，其中包含对您的项目所做的所有评论和决定。它可以作为一个永久、持久的信息来源，可供随时参考。
您可以做一些事情来帮助它达到这个目的：
- 在页面顶部附近记录所有决定。包括决定的内容和原因。这样，会议结果就能一目了然。
- 预先解决未来的问题。如果与会者提出的问题在页面中没有得到解答，那么解决这些问题有助于为将来的读者解答同样的问题。
- 强化想法。一些反馈意见可能会就如何改进或强化页面上的建议提出想法。将这些想法直接添加到页面内容中会更有意义。
在 [日期]，我们获准继续实施 [建议]。选择这样做是因为 [原因]。
提示：更新您的页面
页面主导型会议可产生更高质量、更持久的信息。与以口头或幻灯片形式进行的会议不同，页面主导型会议结束后，页面上的工件将继续存在。
因此，值得在会后投入一点时间更新页面，以反映会议内容。
Follow-up
分享
与团队分享最终文档，以收集有关任何潜在差距或机会的反馈。
将角色和职责文档分发给主要利益相关者和领导者，并将此行动告知团队。
计划每隔三到六个月或者当团队内部发生重大变化时与团队一起回顾此剧本。定期练习会使此过程更顺利。
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