Por que a Clearwater Analytics priorizou a migração na nuvem para ter eficiência, visibilidade e segurança

Preparo, educação e colaboração fazem uma equipe de sucesso

Com o projeto de migração aprovado, a equipe de Erica botou a mão na massa e começou a se preparar. Eles leram materiais on-line, fizeram aulas na Atlassian University e assistiram a webinars de parceiros para entenderem melhor o caminho que tinham pela frente.

Durante a pesquisa, a equipe percebeu que precisava de um parceiro de soluções que agregasse experiência e orientasse todos durante o processo. Gary Carlin, membro da equipe Atlassian Advisory Services da Clearwater, deu várias opções, e a Parceira de soluções Platinum HyperVelocity (uma empresa da Isos Technology) apareceu no topo da lista. Com o runbook de migração e a orientação prática da HyperVelocity, a Clearwater começou o processo.

Embora muitas das etapas da migração tenham ocorrido conforme planejado, diversos desafios exigiram mais tempo que o esperado, como as integrações de terceiros com ferramentas externas e locais. A Clearwater recorreu à HyperVelocity e a usuários de vários departamentos para solucionar problemas e fazer testes.

“Eu acredito que ter uma equipe multifuncional [de colaboradores e testadores] foi a melhor coisa que a gente fez”, avalia Erica. “A gente tem mais de 1.700 funcionários. Todas as pessoas e todos os departamentos trabalham um pouco diferente, então, a gente precisava ter certeza de que estava atendendo bem a todos os casos de uso. Quando as coisas funcionavam mal, a gente precisava encontrar uma solução para garantir que a implementação fosse bem-sucedida.”

Se não der certo na primeira vez, tente de novo (com mais preparo e ajuda)

À medida que a equipe iniciou a migração e avançou em cada etapa, os problemas começaram a aparecer. “A limpa que a gente fez nas contas não foi o suficiente. As contas de serviço que atuam como bots para automatizar processos acabaram ultrapassando o limite de licenças de usuário, o que atrapalhou a migração”, lembra Erica. Depois de tentar reconfigurar no dia seguinte e encontrar mais problemas, a equipe decidiu fazer uma pausa e tentar de novo em outro momento.

Decepcionados, mas não derrotados, eles passaram o mês seguinte fazendo mais limpezas e testes para resolver os problemas. Erica diz que esse trabalho extra foi “muito benéfico” e proporcionou mais segurança para a nova tentativa. A persistência valeu a pena e a segunda migração foi um sucesso!

A Atlassian e a HyperVelocity estiveram ao lado da Clearwater em todas as etapas antes, durante e depois da migração. “A Atlassian deu muito suporte, disponibilizando diversos recursos e respondendo dúvidas. O Wellington [Costa, engenheiro de software] proporcionou um suporte técnico incrível, e a Atlassian solucionou muitos problemas após a migração, como consertar os links entre o Jira e o Confluence”, diz Erica. “E a HyperVelocity arrasou. Eles garantiram que a equipe tivesse suporte em todo o mundo. É muito útil ter alguém que já passou por isso antes e ajuda dando as orientações necessárias.”

Eficiência, visibilidade e segurança: os “grandes benefícios” ao final da trajetória

Agora que a Clearwater migrou por completo para as ferramentas do Atlassian Cloud (Jira, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage e Opsgenie), a equipe está colhendo os frutos de tanto trabalho. Com melhorias nos processos e na segurança, os engenheiros de TI e software colaboram mais, se preocupam menos e aproveitam o tempo ao máximo.

Além de economizar US$ 75 mil por ano nos custos de hospedagem da AWS, a Clearwater está reduzindo outros custos ao eliminar ferramentas que não são mais necessárias, e o tempo dos funcionários está sendo aproveitado com mais sabedoria. “Um dos maiores benefícios do Atlassian Cloud é ter a certeza de que a gente está trabalhando nas coisas certas e empregando a intensidade certa de esforço”, observa Erica. Por exemplo, a Clearwater automatizou muitos dos processos manuais e entediantes de engenharia e ITSM para que a equipe possa se dedicar a um trabalho mais estratégico e em oferecer um serviço cada vez melhor. “A funcionalidade de automação do Atlassian Cloud é muito superior à experiência com o Data Center. Há muito mais opções de gatilho e ação disponíveis. A mudança para o Jira Service Management Cloud, a automação para criar ou até mesmo eliminar tickets e o uso de fluxos de trabalho e campos condicionais para formulários geraram uma grande economia de tempo”, explica Erica.

A migração para a nuvem também gerou uma fonte única de informações que ajuda a equipe de P&D (também conhecida como Engenharia de Software) da Clearwater a trabalhar com mais rapidez e a acompanhar melhor as metas e o progresso em cada estágio do ciclo de vida do desenvolvimento. "A conexão entre todas as ferramentas é um grande benefício", diz Erica. "Com a integração entre o Confluence e o Jira, é possível inserir um quadro Scrum inteiro em uma página do Confluence, e o quadro permanece atualizado. E, após a recente migração para o Bitbucket Cloud, há dados do Jira ali mesmo no Bitbucket. Não é preciso acessar mais nada para ver essas informações. A eficiência é muito maior na nuvem, e os membros da minha equipe não precisam usar cinco ferramentas diferentes ao mesmo tempo para entender o que está acontecendo”.

O trabalho dos engenheiros não só ficou mais eficiente, mas também mais eficaz com as funções e ferramentas nativas da nuvem, como Planos e a geração de relatórios avançados. Eles começaram a fazer o planejamento trimestral com o Planos para definir e monitorar metas, objetivos e principais resultados, que são documentados no Confluence Cloud.

"Por meio do processo de planejamento, o departamento de P&D, que tem mais de 500 pessoas, sabe no que todos estão trabalhando e do que precisam para desenvolver funções. Ter essa visibilidade em um só lugar significa que é possível tentar remover dependências e bloqueadores com mais rapidez”, diz Erica. "A nuvem da Atlassian também ajudou a gente com métricas e relatórios melhores sobre pontos de dados de sprint. A gente usa o Planos no Jira para calcular a capacidade da equipe e estimar esforços para determinar se o planejamento do trabalho está adequado ou não. O Insights serve para ver itens no sprint ativo e no backlog. Já os Relatórios de sprint são usados durante as revisões de sprint, retrospectivas e solução de problemas de incidentes do Opsgenie para dar mais contexto. É muito útil ter acesso fácil a essas métricas."

Para muitos membros da equipe, as ferramentas da Atlassian Cloud aprimoraram a forma de trabalhar. Para outros, a ausência de grandes alterações também é algo muito positivo. “Alguns membros da equipe disseram estar contentes com o fato de a migração não ter afetado tanto os processos principais. Foi fácil para eles começarem a trabalhar na nuvem com o mínimo de alterações nos fluxos de trabalho”, explica Erica.

Navegando com tranquilidade

Com todo o feedback positivo da migração, a equipe de Erica agora está explorando todas as formas de aproveitar ao máximo o investimento na Atlassian Cloud, como expandir a automação e aproveitar a ferramenta nativa Recursos para gerenciar processos de segurança e conformidade. “Tudo se resume a usar o tempo dos membros da equipe com sabedoria… É muito empolgante poder dizer: 'Ei, a gente já tem essas ferramentas e conjuntos de funções'. Não precisar usar ferramentas separadas é uma grande economia de tempo e dinheiro”, diz Erica. “Os conjuntos de funções e o suporte da Atlassian durante a migração, o modo como esse processo disponibilizou tempo aos membros da equipe e a possibilidade de a gente se concentrar nas ferramentas internas foram incríveis!”

Parte da missão da Clearwater é “ser a plataforma de tecnologia mais confiável e abrangente do mundo que simplifica todo o ciclo de vida do investimento”. Com paciência, parceria e perseverança nos momentos difíceis, a empresa enfim tem o mesmo tipo de plataforma avançada para a própria equipe.