MYOB + Atlassian
Os clientes estão no centro de tudo o que a gente faz, e o Planos do Jira com certeza desempenha um papel fundamental ao ajudar a alcançar os melhores resultados para eles.
- Pratik Patil, Gerente de entrega
Setor
Internet e software
Localizações
Sede em Cremorne, Austrália
Número de usuários
>1.700
Produtos Atlassian
Aplicativos
MYOB aumenta visibilidade, clareza e alinhamento com a ajuda dos Planos no Jira
Quando a equipe de pequenas e médias empresas (PME) da MYOB cresceu e se tornou mais multifuncional, os processos de planejamento e entrega de software da empresa começaram a enfrentar desafios maiores. Acompanhar e gerenciar o trabalho de tantas equipes e projetos estava ficando mais complexo. Além disso, não era possível visualizar projetos, monitorar o progresso ou compartilhar atualizações de maneira holística com as partes interessadas. Com a implementação do recurso Planos do Jira no Jira, a equipe de PME ganhou visibilidade total dos roteiros, dependências e cronogramas em todas as funções (não apenas na entrega técnica). Ao trabalhar em conjunto para alcançar metas em comum, a equipe também descobriu um novo jeito de minimizar os riscos e agregar ainda mais valor aos clientes.
A MYOB oferece ferramentas de gestão de negócios e soluções de contabilidade de ponta a ponta para SMEs, mercado intermediário e direto para empresas, bem como a rede para contadores, encarregados contábeis e consultores, na Austrália e na Nova Zelândia. Essas ferramentas disponibilizam às empresas maior visibilidade do desempenho da empresa, permitindo que os funcionários tenham as conversas certas e tomem as decisões corretas. Mas a divisão SME da MYOB enfrentou os desafios inevitáveis da equipe multifuncional em crescimento; vários domínios; e mais de 1.000 projetos de tecnologia por toda a empresa.
O departamento de PME, a maior unidade de negócios da empresa, adotou o Jira Cloud Premium para fazer o planejamento e acompanhamento de projetos, e o Confluence para reunir requisitos e colaborar. À medida que o departamento crescia, também aumentava a necessidade de monitorar e gerenciar o trabalho de muitas equipes, ter uma visão holística dos projetos, acompanhar o progresso e compartilhar atualizações.
Com a implementação do recurso Planos no Jira, a equipe de PME ganhou visibilidade de todo o processo de entrega e descobriu um novo jeito de manter as partes interessadas da organização concentradas nas mesmas metas e prioridades. Com mais clareza e alinhamento, a equipe melhorou bastante o planejamento e a entrega. Essa foi uma etapa vital para ajudar a MYOB a aumentar ainda mais a base de clientes, manter a vantagem competitiva e fomentar o sucesso de um número ainda maior de empresas.
O Planos do Jira deu uma visibilidade melhor do programa geral de trabalho e ajudou as várias equipes a alinharem os planos de entrega entre si. Assim, a gente tem mais clareza sobre todas as nuances e dependências.”
Pratik Patil, Gerente de entrega
As dificuldades de crescimento exigem soluções de plano de ação mais sofisticadas
Quando o departamento de SME da MYOB era menor, era fácil para os funcionários fazer todo o monitoramento manual ou confiar no conhecimento individual em vez de atualizar artefatos. No entanto, à medida que a unidade de negócios se expandiu para mais de 450 funcionários multifuncionais em mais de 30 equipes e sete domínios, o planejamento e a entrega se tornaram muito mais complicados.
A visibilidade foi um dos maiores desafios. Era essencial que a equipe tivesse a visão completa, em nível de programa, do trabalho, das dependências ou dos roteiros em todas as verticais. Sem a visão holística, cada equipe corria o risco de perder de vista o panorama geral e se retirar para os silos de trabalho. Era fundamental que as partes interessadas, os líderes e as próprias equipes do projeto mantivessem clareza sobre o status dos entregáveis e quando o trabalho seria concluído.
Em resposta a essas dificuldades, o gerente de entregas Pratik Patil e equipe começaram a procurar por uma solução melhor. Como eram usuários experientes do Jira, eles pesquisaram funções inexploradas que poderiam atender às necessidades. O recurso Planos do Jira surgiu como uma solução promissora. Então, concordaram em fazer um teste no segmento de pequenas empresas.
Dica profissional do Pratik: identifique objetivos claros para o que você está tentando resolver ou alcançar primeiro.
As metas mais fáceis de alcançar são aquelas que foram bem definidas desde o início. Antes de implementar ou expandir o Planos do Jira, estabeleça uma definição clara do sucesso ou dos pontos problemáticos existentes que você está tentando atenuar. Em seguida, use essas informações como estrela-guia para manter todos alinhados e maximizar a eficácia.
[O Planos do Jira] também deu aos membros da equipe multifuncional a oportunidade de ter voz igual, já que a gente ampliou o foco na certeza de considerar toda a experiência de colocar valor nas mãos dos clientes.”
Pratik Patil, Gerente de entrega
O piloto estabelece as bases para maior visibilidade, clareza e alinhamento
Ao incluir o Planos do Jira na reunião quinzenal da equipe multifuncional de SME, conhecida como Vertical Wall Walk, a equipe esperava validar o conjunto de funções e coletar feedback antes de implementar a solução em toda a organização.
Dica profissional do Pratik: comece devagar e considere aumentar a escala com o piloto.
Implementar a nova ferramenta ou lançar a nova iniciativa pode ser intimidante até mesmo para as equipes mais ambiciosas. Alivie o estresse e minimize os riscos começando com pequenos passos ou projeto piloto para testar o conceito e obter algumas vitórias rápidas, que você pode usar para criar um caso de negócios e obter adesão para expansão.
A equipe de Pratik começou criando um plano novo no Planos do Jira. Eles configuraram a hierarquia para representar a estrutura do programa da MYOB e facilitar a visualização do plano. Sobretudo, era importante conseguir ver os objetivos gerais e, em seguida, destrinchar as várias iniciativas dentro de equipes de projeto individuais, seguidas por epics e funções que compõem cada iniciativa.
Em seguida, as equipes de entrega colocaram projetos individuais no Planos do Jira, o que permitiu que todos vissem informações das diferentes funções, como cronogramas de entrada no mercado e datas de lançamento. O departamento de SME então mapeou todas as dependências, incluindo datas de início e término, para criar cronogramas mais precisos e completos.
Dica profissional do Pratik: crie o plano multifuncional.
Convide equipes multifuncionais, incluindo departamentos não técnicos, para usar o Planos do Jira ou se beneficiar dos insights. Isso garante que os planos sejam mais abrangentes e precisos, além de ajudar outras pessoas a tomarem decisões melhores.
Por exemplo, quando a MYOB cria uma nova função, a empresa inclui pesquisadores, designers, engenheiros e especialistas de entrada no mercado no processo que adicionam os próprios trabalhos no Planos do Jira. Essa abordagem aumenta a visibilidade e mantém todos alinhados do começo ao fim (não apenas durante a entrega técnica) enquanto trabalham em direção a meta em comum.
Em um único dia, o SME terminou de configurar o piloto e já estava progredindo em direção à visibilidade de ponta a ponta em todas as funções, abordando os riscos com mais rapidez e trabalhando em conjunto para oferecer ainda mais valor aos clientes.
Agora a gente pode visualizar quando as coisas correm o risco de ficar para trás e ter as conversas certas entre pessoas e equipes.”
Pratik Patil, Gerente de entrega
O Planos do Jira aprimorou um ritual antigo da equipe
Com a configuração concluída, a equipe do Pratik começou a usar o Planos do Jira durante a Vertical Wall Walk quinzenal do departamento de SME. O ritual reúne membros da equipe multifuncional (liderança executiva, entrega de produtos, vendas, marketing, suporte, engenharia, líderes de tecnologia e arquitetos) para analisar o progresso do projeto. Eles “percorrem” a visão do portfólio como grupo, discutindo iniciativas em curso, próximos momentos do mercado e aprendizados de lançamentos anteriores.
Dica profissional do Pratik: incorpore o Planos do Jira em rituais para manter os membros da equipe e os dados atualizados e sincronizados.
Como muitos conjuntos de ferramentas e funções, o Planos do Jira é muito mais útil quando é atualizado e usado com regularidade. Incorporar a solução aos rituais da equipe serve como um lembrete simples para atualizar os projetos com as informações mais recentes e precisas.
Como o departamento de SME utilizou o Planos do Jira durante a Vertical Wall Walk, a equipe achou várias funções úteis de verdade. Primeiro, a visualização única no nível do programa deu um panorama dos objetivos gerais, junto com a capacidade de se aprofundar nos fluxos de trabalho menores e mais específicos. Os líderes seniores gostaram de ter um panorama geral, enquanto as pessoas que trabalhavam na estratégia e na implementação apreciaram ter todas as informações. A filtragem por equipe permitiu saber em que cada grupo estava trabalhando. A criação de planos específicos para o programa e os projetos também ajudou a mapear as dependências de cada um e minimizar os riscos.
Além disso, a equipe gostou de ter mais visibilidade das datas de início e término, das datas acumuladas em um piscar de olhos (sobretudo quando havia incerteza sobre as datas exatas) e das dicas visuais de datas futuras importantes. Ver os Momentos do Mercado (marcadores, marcos ou datas de lançamento traçados na visualização do cronograma) e observar como os marcadores codificados por cores alertou os membros da equipe se os marcos estavam em risco ou se tarefas não estavam alinhadas com a data de lançamento.
Com um entendimento melhor dos cronogramas e das dependências, a equipe poderia se concentrar nas prioridades certas e sinalizar se os projetos estivessem atrasados ou fora do previsto. “O Planos do Jira nos deu uma visibilidade melhor do programa geral de trabalho e ajuda as várias equipes a alinhar os planos de entrega entre si. Assim, a gente tem mais clareza sobre todas as nuances e dependências”, afirma Pratik. “Isso também deu aos membros da equipe multifuncional a oportunidade de ter voz igual, já que a gente ampliou o foco na certeza de considerar toda a experiência de colocar valor nas mãos dos clientes. Agora a gente pode visualizar quando as coisas correm o risco de ficar para trás e garantir que as pessoas e equipes estão tendo as conversas certas.”
“Os melhores resultados de entrega para os clientes”
O teste do Planos do Jira da MYOB dentro da equipe de SME alcançou todas as metas e muito mais. Agora, eles têm muito mais clareza, visibilidade e alinhamento nos departamentos de entrega, produto e engenharia, bem como em toda a organização. Com esse nível de informações fáceis de entender na ponta dos dedos, todos os usuários, partes interessadas e líderes se sentem confiantes de que podem trabalhar juntos para tomar as decisões certas para os clientes.
À medida que expande o uso do Planos do Jira para outras equipes, a MYOB está imaginando de que outras formas o conjunto de funções pode ajudar funcionários e clientes. Pratik diz: “Os clientes estão no centro de tudo o que a gente faz, e o Planos do Jira com certeza desempenha um papel fundamental ao ajudar a alcançar os melhores resultados para eles.”