A Atlassian se esforça para ajudar as equipes a trabalhar melhor -- até nossas próprias equipes. Então, quando Ron Romain, gerente de programas do departamento Cloud Foundations da Atlassian, precisou de visibilidade no trabalho em uma divisão de centenas de engenheiros, ele recorreu à função Advanced Roadmaps do Jira Software.
O Advanced Roadmaps ajuda a resolver um desafio fundamento para empresas com equipes distribuídas: a capacidade de obter insight entre equipes para planejar e rastrear com mais eficácia. Romain precisava organizar e planejar entre várias equipes, incluindo como, quando e o qual trabalho seria entregue. Para isso, ele precisava de uma visão padrão dos projetos e prioridades da equipe dele.
A equipe de Romain tinha sete fluxos de trabalho distintos com planos próprios, apoiados por quatro a seis equipes para cada fluxo de trabalho. Cada plano foi projetado em torno de epics ágeis ou corpos de trabalho divididos em tarefas específicas de histórias do usuário. Ele precisava de visibilidade sobre esses epics para entender as dependências e se o trabalho estava no caminho certo ou em risco. Ele também queria que as equipes dele tivessem fluxos de trabalho consistentes nesses planos, com transparência e contexto, para que qualquer membro da equipe pudesse identificar o trabalho em andamento e os gargalos.
No entanto, as informações eram armazenadas entre diversas equipes e ferramentas. As equipes do Cloud Foundations trabalhavam em dezenas de projetos no Jira Software, criavam páginas do Confluence para contexto e usavam planilhas para criar relatórios. Romain conseguia entender os dados mantidos em diferentes projetos e ferramentas, mas tinha dificuldade de alcançar uma visão única e de alto nível entre muitas equipes diferentes trabalhando em vários projetos diferentes. Isso dificultava o rastreamento do status e do progresso entre as equipes.
"Na verdade, tínhamos diferentes versões da verdade flutuando por aí, porque elas eram obtidas em momentos diferentes com cortes ou capturas de tela de trabalho um pouco diferentes", diz Romain. "O que resultava na falta de visibilidade do grupo maior, porque a gente não tinha essa única fonte de verdade".
Romain recorreu à função Advanced Roadmaps do Jira Software, que ajuda as equipes a criar um plano, ter uma visão geral, rastrear o progresso e compartilhar sem complicações os dados com as partes interessadas. O Advanced Roadmaps agora oferece à equipe dele uma hierarquia visual consistente que oferece uma visão panorâmica de todo o trabalho que acontece entre diversas equipes. Ele explica se o trabalho está no caminho certo ou em risco, as prioridades futuras, as dependências e muito mais.
Além disso, o Advanced Roadmaps permite que as equipes do Cloud Foundations aproveitem a categorização para maior visibilidade e rastreamento. Elas usam campos e categorias personalizados para categorizar por equipe, pilar estratégico, período de tempo e muito mais.
"Ter uma visão consistente dos campos e categorias personalizados no quadro, oferece uma visão consistente de todas as nossas equipes do Cloud Foundations", diz Romain.
No geral, o Advanced Roadmaps dá a Romain e à equipe os benefícios a seguir:
As equipes passam mais tempo fazendo e menos tempo reportando
Os filtros e as visualizações salvas disponibilizam capturas de tela diferentes com base em dados em tempo real do Jira Software. Antes de usar o Advanced Roadmaps, o departamento Cloud Foundations tinha que extrair os dados de diversas fontes. Agora quando as equipes de Romain recebem uma solicitação das partes interessadas para exibir visões gerais diferentes, elas podem extrai-las com facilidade do Advanced Roadmaps.
Planejamento dinâmico
Quando o Cloud Foundations passou por uma reorganização, Romain levou pouco mais de uma hora para mudar os dados de planejamento antigos para os novos, apenas ajustando os filtros do Advanced Roadmaps. "Eu não precisei entrar e mudar um monte de páginas ou relatórios e roteiros do Confluence", diz ele. "Eu apenas mudei os filtros de JQL que orientavam meus advanced roadmaps".
O Advanced Roadmaps agora permite que Romain crie um roteiro baseado no trabalho de diversos quadros, projetos e filtros do Jira. Os níveis adicionais de hierarquia podem ser criados acima do nível do epic, permitindo que ele conecte epics de equipes ou projetos diferentes do Jira a uma única função. Além disso, o Advanced Roadmaps oferece a capacidade de criar versões diferentes de um plano.
Visualizações/públicos variáveis de relatórios
A categorização e os campos personalizados no Advanced Roadmaps ajudam Romain a reorganizar os dados de diferentes formas com facilidade. "Quando eu recebo uma pergunta diferente de um alguma das partes interessadas seniores, posso olhar para os dados existentes que temos e obter a informação para eles sem interromper as minhas equipes", ele diz. A seguir está um exemplo de um relatório do Advanced Roadmap que Romain pode criar usando pilares estratégicos de diferentes equipes para entender quanto tempo é dedicado a um OKR específico.
Dicas para usar o Advanced Roadmaps como a Atlassian
A experiência de Romain usando o Advanced Roadmaps ensinou a ele algumas coisas importantes:
Comece pequeno, adicione complexidade depois
Para obter valor o mais rápido possível, Romain trabalhou com as equipes dele para criar um roteiro de iniciativa com "prioridades" para o ano. Isso permitiu que elas comunicassem o trabalho em andamento mapeado a objetivos específicos (por meio de categorias). No início do trimestre seguinte, as equipes transformaram as iniciativas planejadas delas em epics e ajustaram o plano conforme o necessário. Isso ajudou a criar um mapa claro do trabalho de cada equipe e dos cronogramas para a conclusão.
Depois que o alinhamento foi estabelecido, as equipes adicionaram dependências no Advanced Roadmaps que destacavam os riscos de entrega, a complexidade do trabalho e a capacidade da equipe. Isso relevou se as equipes estavam sobrecarregadas ou subutilizadas e dá insights sobre o que estava sendo priorizado.
Incorpore rituais da equipe
Para estabelecer o Advanced Roadmaps em todo o departamento Cloud Foundations, era importante usá-lo nos rituais da equipe. Isso incentivou os membros da equipe a fazer atualizações frequentes. Quando as equipes se reuniam para reuniões de planejamento de sprint e precisavam comunicar as prioridades e dependências, elas recorriam ao plano do Advanced Roadmaps.
Torne o Advanced Roadmaps a única fonte de verdade
Romain garantiu que o Advanced Roadmaps fosse usado como única fonte de verdade para qualquer comunicação ou apresentação de relatório às partes interessadas. Ele aproveitou complementos como o Google Sheets para Jira para extrair os dados do Advanced Roadmaps e o Jira Software, que permitiu que ele exibisse dados nos formatos/relatórios solicitados pelas partes interessadas. Isso reduziu muito a quantidade de tempo para criar relatórios e garantiu uma única fonte de verdade para tudo relacionado ao planejamento.
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