Kit de ferramentas de adoção do Cloud
Modelos de e-mail para iniciar um plano de comunicação e manter as equipes informadas durante a implantação da nuvem
Templates de banner de e-mail e anúncio para apresentar os produtos Atlassian Cloud
O sucesso de sua migração na nuvem depende de que suas equipes de fato adotem os novos produtos. Neste momento da sua migração, é provável que você esteja ciente da importância de uma comunicação cuidadosa como parte de seu plano de gestão de mudanças. As equipes vão precisar ouvir a mensagem várias vezes e de várias maneiras antes de fazer essa mudança. Permitir que suas equipes tenham o tempo necessário para se familiarizar com a nova mudança vai garantir que elas estejam abertas e preparadas quando a implantação ocorrer. É mais provável que as pessoas ouçam quando a mensagem vem de alguém em quem confiam.
Para ajudar você a colocar as equipes em funcionamento na nuvem mais cedo, a gente criou um conjunto de templates de e-mail e banner de anúncio modificáveis que você pode usar para informar as equipes sobre o lançamento na nuvem.
O que são banners de anúncio?
Os banners de anúncio são notificações que chamam a atenção posicionadas na parte superior das interfaces de usuário dos produtos Atlassian, proporcionando aos usuários informações essenciais com relevância e fácil acesso. A configuração dos banners de anúncio pode ser realizada por administradores ou indivíduos com privilégios administrativos apropriados nos produtos Atlassian Cloud (Jira Software e Confluence) e nos produtos Server e Data Center (JSW e Confluence).
Quando usar esses modelos
Esses templates de e-mail e banners de anúncio são para promover a adoção dos novos produtos de nuvem antes e durante o lançamento da migração. Esses modelos de e-mail não servem para aumentar a conscientização sobre a migração em si. Nesse ponto do processo, você já deve ter se comunicado sobre a migração com suas equipes durante as fases anteriores (avaliar, planejar, preparar, testar e/ou migrar). No mínimo um mês antes do lançamento, os usuários devem estar cientes de que uma migração está acontecendo, quando está acontecendo e por quê. Para obter orientação sobre o que comunicar durante as fases iniciais, consulte o Kit de ferramentas de migração para o Cloud.
Como usar esses templates
- Determine qual canal você vai usar para se comunicar com os usuários. Esses templates foram criados como e-mails e banners de anúncio no produto, mas se você optar por usar o MS Teams, o Slack ou outra plataforma, convém atualizar a cópia do jeito adequado.
- Copie e cole o template abaixo em uma nova mensagem de e-mail, em um banner de anúncio ou em qualquer ferramenta de comunicação que escolher.
- Personalize o [texto do espaço reservado]. Você vai notar muitos pontos para personalizar o nome do produto (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud etc.). Dependendo dos produtos que você estiver lançando, vai ser preciso atualizar o texto.
- Adicione mais contexto para ajudar os usuários a entender como e por que sua empresa está adotando os produtos da Atlassian Cloud.
- Remova qualquer conteúdo que não seja relevante para os usuários.
- Ao usar templates de e-mail, envie os e-mails para os usuários, com um convite para testar os novos produtos e dê um feedback respondendo ao e-mail.
DICA: considere personalizar ainda mais esses templates para funções ou departamentos específicos que tenham um nível diferente de conhecimento da alteração. Por exemplo, se você for distribuir o Confluence Cloud para a equipe de finanças pela primeira vez, eles vão precisar de uma mensagem diferente daquela que você daria se fosse distribuir o Jira Software Cloud para equipes de desenvolvimento que usam o Jira Server há anos.
A comunicação é uma jornada contínua
Os templates de e-mail abaixo foram projetados para um momento específico: a introdução dos produtos de nuvem da Atlassian. Quando os usuários estiverem em funcionamento, eles não vão precisar de comunicação tão frequente. Dito isso, também não é aconselhável silenciar o rádio. Considere enviar um boletim informativo mensal ou trimestral para informar os usuários sobre novas funções lançadas, insights e histórias de sucesso de toda a empresa e casos de uso adicionais para expandir a forma como as equipes pensam sobre os produtos Atlassian. Se você já está enviando um boletim informativo de TI com atualizações em todo o conjunto de ferramentas, isso pode ser tão simples quanto integrar alterações específicas da Atlassian à newsletter existente.
DICA: assine o roteiro do Atlassian Cloud para ser informado sobre as novas funções de nuvem que foram lançados e vão ser lançados em breve, para que você possa preparar os usuários.