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Software eficiente de gerenciamento de tarefas para equipes

Para aumentar a velocidade do projeto, as equipes dividem grandes blocos de trabalho em tarefas menores e mais fáceis de gerenciar. No entanto, acompanhar essas tarefas em vários projetos pode ser um desafio. Um software de gerenciamento de tarefas desenvolvido com um objetivo específico, como o Jira, aprimora a organização, a comunicação e a produtividade em toda a empresa, permitindo que você entregue produtos de qualidade com mais rapidez sem perder o controle de informações importantes.

Painel Kanban

O que é um software de gerenciamento de tarefas?

Para gerenciar vários projetos, em geral com equipes em várias partes do mundo e muitas partes interessadas, é necessário que as tarefas, dependências e responsabilidades sejam definidas com clareza. O melhor software de gerenciamento de tarefas é uma ferramenta digital de gestão de projetos que ajuda indivíduos e equipes a planejar, organizar e priorizar tarefas com eficiência. À medida que as tarefas são atualizadas, as informações ficam disponíveis em tempo real, levando a uma tomada de decisão

Benefícios do software de gerenciamento de tarefas

O software grátis de gerenciamento de tarefas permite que você organize projetos com eficiência, facilitando a colaboração em equipe e o acompanhamento do progresso. Assim, a produtividade cresce, o gerenciamento do tempo fica mais eficiente e as pessoas tomam decisões melhores.

Maior organização

O planejamento do projeto não precisa ser complicado. O software de gerenciamento de tarefas permite criar, sequenciar, atribuir, categorizar e priorizar tarefas dentro do fluxo de trabalho do projeto. É fácil fazer atualizações movendo tarefas, adicionando dependências, conectando partes interessadas, ajustando prazos ou vinculando documentação crítica. Essas ferramentas oferecem um fluxo de trabalho visual que ajuda os membros da equipe a ver o trabalho que estão fazendo em comparação ao projeto como um todo para que possam manter o foco.

Comunicação aprimorada

As ferramentas de comunicação integradas melhoram o fluxo de informações e a colaboração entre os membros da equipe. Com listas de tarefas compartilhadas que mostram atualizações em tempo real, todos ficam a par de qualquer situação. As mensagens diretas dentro da plataforma levam os usuários ao conteúdo certo, onde podem comentar, atualizar e vincular outras informações.

Maior produtividade

Reduza ruídos desnecessários e priorize as tarefas mais importantes. Os membros da equipe podem cumprir as principais responsabilidades sem se distrações com lembretes automatizados, notificações e acompanhamento de progresso. O software de gerenciamento de tarefas informa as mudanças ocorridas aos usuários, como prioridades e bloqueadores, para que possam trabalhar com mais eficiência.

Melhor gerenciamento de tempo

O software de rastreamento de tarefas ajuda a melhorar o gerenciamento geral do tempo com funções integradas de rastreamento que permitem que as equipes monitorem o tempo gasto em tarefas individuais. Com isso, melhoram as estimativas do projeto, o planejamento de recursos e os cronogramas de trabalho. Também ajuda a identificar obstáculos e outros itens no início do projeto.

Decisões orientadas por dados

Com as funções de geração de relatórios e os dados de análise, o software de gerenciamento de tarefas traz insights valiosos sobre taxas de conclusão, cronogramas de projetos e desempenho. Quando as tarefas são atualizadas, as informações ficam disponíveis em tempo real, permitindo a tomada de decisões bem fundamentadas. Gerenciar o escopo do projeto é mais fácil quando todas as tarefas estão atualizadas e têm informações importantes, como responsabilidade, bloqueadores e dependências.

Principais funções do software de gerenciamento de tarefas

Cronograma de tarefas

Insira ou remova tarefas definidas de projetos ou sprints com facilidade, permitindo que as equipes visualizem prazos e marcos. O agendamento de tarefas também permite que os usuários sincronizem itens com os próprios calendários, o que ajuda a gerenciar o tempo com eficiência devido a uma visão clara das próximas tarefas e prazos.

Captura de tela do backlog

Visões colaborativas

As equipes colaborativas trabalham mais rápido, resolvem problemas com mais eficiência e identificam os riscos antes que eles se tornem realidade. O software de gerenciamento de tarefas apresenta uma estrutura bem definida para a colaboração, que simplifica os fluxos de trabalho e tem informações precisas das tarefas. As atualizações em tempo real ajudam as equipes a visualizar o progresso usando várias ferramentas de cronograma do projeto, como quadros Kanban, gráficos de Gantt e backlogs, oferecendo transparência e incentivando a colaboração.

Captura de tela do rastreador de tickets

Gerenciamento de itens

Identifique, registre e acompanhe itens, bloqueadores e dependências em todo o projeto. O Jira permite categorizar, priorizar e atribuir itens aos membros, reduzindo o tempo gasto com o gerenciamento. Ou seja, é mais tempo fazendo um trabalho de verdade. Os itens do Jira rastreiam trabalhos específicos e os dados relevantes deles, oferecendo uma fonte única de informações.

Captura de tela do rastreador de tickets

Melhores práticas para gerenciamento de tarefas no Jira

Os Advanced Roadmaps da Atlassian combinam itens de vários projetos para criar um plano mestre que engloba várias equipes. A hierarquia visual oferece uma perspectiva dos projetos em toda a empresa, incluindo prioridades futuras, dependências e áreas em risco. Isso simplifica o compartilhamento de dados entre os membros da equipe e melhora a otimização de recursos e o agendamento da data de lançamento.

O uso do gerenciamento de tarefas no Jira apresenta informações em tempo real e aprimora a colaboração para que você possa tomar decisões informadas e entregar projetos no prazo. Siga estas práticas recomendadas para começar:

  • Defina os projetos. Defina as categorias de tarefas e inclua mais seções para se comunicar com as partes interessadas, organizar reuniões de projetos e atribuir outras tarefas administrativas. Em seguida, insira as informações da tarefa e aloque os recursos. Defina a prioridade da tarefa com base nas metas da empresa, nas necessidades do cliente ou na estratégia do projeto. Atualize as tarefas à medida que o projeto avançar, garantindo informações de status em tempo real.
  • Personalize fluxos de trabalho. Os fluxos de trabalho personalizados do Jira reduzem ou eliminam o trabalho repetitivo, como definir lembretes de tarefas. Eles ajudam as equipes a visualizar e acompanhar projetos, incluindo o status atual, prioridade, mudanças de status, prazos etc. Comece com datas de entrega e visualize a carga de trabalho geral usando o calendário. Ajuste os cronogramas de acordo com o trabalho.
  • Integre funcionalidades aprimoradas. O Jira se integra às ferramentas mais usadas para conectar o projeto a dados essenciais. Há mais de 3.000 apps Jira no Atlassian Marketplace, o que facilita a localização das integrações necessárias para conectar todo o projeto ao Jira.

Gerencie as tarefas do projeto com mais eficiência com o Jira