Template do registro de itens

Defina a finalidade do registro de itens esclarecendo os tipos de itens que você pretende capturar (por exemplo, problemas ou solicitações de mudança) e qual fase do projeto ele abrange. Da mesma forma que um proprietário do produto descreve o escopo inicial do projeto antes do início do trabalho, você deve considerar o escopo do registro de itens. Isso serve para garantir que ele seja uma ferramenta valiosa e informar a todos sobre como a equipe vai usar esse recurso.

Determine as informações essenciais que você quer capturar e crie campos obrigatórios. Esses campos dependem do seu processo de resolução de itens, mas em geral incluem a descrição, a prioridade, o status e o proprietário do problema. Confira abaixo alguns campos importantes que você pode incluir:

• Número do item: atribua a cada item um identificador exclusivo para facilitar a referência.
• Descrição do item: escreva uma explicação concisa e detalhada do problema.
• Data de registro: registre quando um membro da equipe reportou o problema pela primeira vez.
• Relator: informe o nome da pessoa que reportou o item primeiro.
• Proprietário: indique a pessoa ou a equipe que vai resolver o item.
• Status: registre o estado atual do item (por exemplo, aberto, em andamento, resolvido, encerrado ou adiado).
• Prioridade: registre o nível de importância do item (por exemplo, alto, médio ou baixo).
• Gravidade: identifique o possível impacto do item no projeto (por exemplo, crítico, alto ou baixo).

A capacidade de documentar problemas é um benefício do registro de itens. Outra vantagem é a função de rastrear os itens até a conclusão deles. Use o registro de itens para monitorar o fluxo dos problemas desde o momento em que alguém os captura até a resolução deles. Esse sistema garante consistência ao registrar quem concluiu o trabalho e como isso foi feito.

Ao criar um fluxo de trabalho bem definido, você esclarece o processo para os membros da equipe e as partes interessadas. Descreva as etapas envolvidas e como encaminhar os itens quando nenhuma solução fica logo clara. Como o template do registro de itens é personalizável e flexível o suficiente para se adaptar à forma como você trabalha, crie o fluxo de trabalho em torno disso.

Compartilhe o template do registro de itens com os membros da equipe e garanta que todos estejam sabendo da existência e do propósito dele. O template pode ser acessado pelo seu sistema de gerenciamento do trabalho. Assim, as pessoas sabem onde ele está, e a versão mais recente fica sempre disponível.

Para evitar que o registro de itens se torne um documento que ninguém usa, determine uma frequência para fazer revisões regulares e manter esse recurso atualizado. Assim como uma equipe analisa os backlogs do produto antes do início de um sprint, as partes interessadas devem revisar e atualizar o registro de itens para garantir a precisão dos relatórios.