Gestão de projetos complexos de software
So you have to manage a software project where products, platforms, and cross-functional teams come together. Here are the principles and practices you need to wrangle a ludicrously complex project.
USE ESTA TÁTICA PARA...
Começar bem e manter o ritmo acelerado.
Aumentar suas chances de realizar um projeto único e inovador.
Se você está com dificuldades em relação à ou no Monitor de Saúde, esta tática pode ajudar.
Pessoas
1
Tempo
60 min
Dificuldade
Alta
A tática na prática
Reserve uma hora e prepare-se para ir além do gerenciamento de projetos padrão, abrace o desafio e esteja pronto para vencer!
Materiais
Seus planos existentes
Caneta vermelha
Otimismo
PRINCÍPIO 1
Colaboração consciente
Plan in the same room – Every team on the project should be part of the planning process, and literally be there in the room. The travel costs are a drop in the ocean compared with the cost of building the wrong thing.
Estabeleça as regras de compromisso no início — responda a perguntas como "As equipes da plataforma farão o trabalho de integração?" e "Como vamos integrar equipes como marketing, suporte e operações?"
Cross-pollinate between teams – Secondments, rotations, embedded teams, or even combined teams are effective ways to reduce risk and Get $#!τ Done. The empathy and trust they build doesn't hurt, either.
Plan for roll-out, migration, and/or adoption – Don't lose sight of how you get this project to customers. Share your plans with the team and stakeholders, and keep them up to date. Bonus points for running a roll-out simulation to test and gain confidence.
Assist and reward adoption – There will be problems to flush out and fixes to make. If you're building a platform service, save some bandwidth to help the first product-side teams who adopt it.
Conteste o gráfico da organização — reúna equipes de toda a empresa pelo tempo de duração do projeto dentro de uma organização de projeto dedicada.
Assim, você evitará…
- Desperdício de tempo tentando realinhar roteiros e prioridades entre equipes
- Encaixar equipes adicionais após a conclusão dos planos
- Reuniões improdutivas
- Tomada de decisão extremamente prolongada
- Dúvidas sobre o funcionamento da plataforma
Você sabe que está funcionando quando…
- As equipes confiam umas nas outras
- As metas e os roteiros das equipes se alinham
- Os modelos de engajamento e planos de recursos entre as equipes são entendidos com clareza
PRINCÍPIO 2
Compreensão compartilhada
Esclareça o "porquê" e "o quê" – definam metas em conjunto como uma equipe de equipes para que vocês estejam em sintonia. Sempre que possível, as equipes da plataforma devem propor iniciativas em termos de valor de negócios para que possam ser priorizadas com facilidade em relação às iniciativas de produtos.
Torne o escopo e o progresso visíveis – compartilhe e mantenha o roteiro atualizado. Com iniciativa, informe a equipe sobre mudanças no escopo e/ou cronogramas (vão acontecer muitas!).
Assim, você evitará…
- Que equipes não abracem o projeto
- Decisões demoradas ou erros em discussões com dilemas
- Recursos insuficientes para o escopo acordado
- Problemas de coordenação do dia a dia, como trabalho desperdiçado ou esforço duplicado
Você sabe que está funcionando quando…
- Todos da equipe conhecem o discurso de elevador de cor
- As equipes usam o seu pôster do projeto como referência para verificar se estão no caminho certo
- As sessões no Monitor de Saúde estão em verde
- Revisões de planos compartilhados acontecem com frequência e facilmente
Princípio 3
Responsabilidade clara
As coisas "administrativas" – atribua um responsável em tempo integral ao projeto (se você está lendo esta mensagem, é muito provável que seja você!). Peça ao seu patrocinador executivo para que promova o projeto dentro da empresa e preste atenção quando surgirem gargalos.
Coisas técnicas – coloque um arquiteto de múltiplos produtos na equipe do projeto para que ele possa cuidar das preocupações relativas ao projeto e à implementação de alto nível. Chegue a um acordo sobre quem é o responsável pela experiência geral do cliente (por exemplo, plataforma ou produto?), bem como quem é o responsável por cada produto principal.
Planeje – use a tática Funções e responsabilidades com a equipe inteira do projeto (ou representantes de cada subequipe). Se for possível fazer dentro de cada subequipe também, melhor ainda.
Assim, você evitará…
- Membros da equipe sem saber o que fazer
- Criar gargalos de modo geral
- Serviço malfeito
- Patrocinadores irritados que não receberam atualizações sobre as mudanças no escopo ou no tempo
Você sabe que está funcionando quando…
- As decisões são tomadas rapidamente
- As partes interessadas sabem quem contatar quando têm dúvidas
- O responsável em tempo integral comunica as atualizações a cada semana
- Entregas são realizadas no prazo
Princípio 4
Confiança
Recrute as pessoas certas – reúna os melhores comunicadores, integradores, aqueles que criam confiança com rapidez e têm uma atitude positiva. Você precisa de pessoas com um alto grau de atenção às informações e à urgência.
Troque segredos comerciais – incentive as equipes da plataforma a aproveitar o rico conhecimento das equipes de produto sobre os clientes. Faça com que as equipes de produtos acelerem o trabalho na plataforma por meio de almoços informais, blogs internos, encontros no almoço, etc.
Estimule – procure uma vitória rápida e compartilhada logo no início para animar a equipe e consolidar a confiança das equipes entre si. Não se esqueça, é claro, de realizar as sessões do Monitor de Saúde todo mês.
Assim, você evitará…
-
Obstáculos frequentes e promessas não cumpridas
-
Solução de problemas sem inspiração
-
Desmotivação
Você sabe que está funcionando quando…
- As equipes gostam de trabalhar umas com as outras
- As metas são celebradas e comunicadas em conjunto
- Questões interpessoais ou de colaboração são discutidas abertamente e resolvidas rapidamente
Princípio 5
Metas compartilhadas
Acompanhe o progresso – compartilhe e use o cronograma do projeto como a única fonte de verdade. Mantenha o cronograma atualizado de modo a refletir a realidade, mesmo que você precise fazer ajustes semanais. O que com certeza vai acontecer.
Faça lançamentos (e comemore) aos poucos – recrute membros da equipe do projeto para atuar como líderes de torcida que ajudam a manter a velocidade e o ânimo elevados.
Collectively own quality – Build integration and testing time into the plan, and make sure your "definition of done" is agreed upon and documented.
Assim, você evitará…
- Surpresas durante o teste
- Progresso lento (ou nenhum)
- Datas de entrega e resultados desalinhados
Você sabe que está funcionando quando…
-
As partes interessadas estão encantadas pelo seu progresso constante
-
Os clientes começam a colher os benefícios bem antes de o projeto estar completo
-
A plataforma está ajudando na situação muito mais rápido do que o esperado e com pouca sobrecarga
Princípio 6
Decisões eficazes
Seja atencioso – considere as implicações de longo e curto prazo. Defina com cuidado quem deve tomar a decisão. Não pressuponha que o responsável em tempo integral ou o patrocinador executivo é o mais adequado.
Otimize visando a eficiência – use a tática Seletores de concessões para que as pessoas e as equipes se sintam capazes de tomar decisões cotidianas com autonomia. Para decisões importantes, utilize a estrutura do DACI.
Organize e comunique – estabeleça um registro de decisão para acompanhar o que está sendo (ou foi) decidido e usar como consulta nos comunicados semanais sobre o projeto.
Assim, você evitará…
- Que as equipes fiquem mais inseguras com as decisões que tomam devido à grande quantidade de informações ocultas
- Considerar uma solução ou cronograma com base em informações desatualizadas ou incorretas
- Revisões e comunicação da mesma decisão várias vezes
Você sabe que está funcionando quando…
- As decisões são tomadas rapidamente
- Diferentes opiniões são ouvidas antes de aceitar uma única decisão
- As decisões não estão sendo reabertas ou contestadas
Princípio 7
Gerencie dependências
Antecipe gargalos — faça uma tabela ou um diagrama que mapeie em quem sua equipe confia e quem depende de sua equipe.
Keep tabs on it – Assign one owner from each side who looks after each dependency. Make sure the dependency owners understand and communicate the impact of changes to all upstream and downstream teams.
Assim, você evitará…
- Atrasos posteriores e metas perdidas
- Frustração, agitação e ansiedade geral
Você sabe que está funcionando quando…
-
Você tem uma maneira concisa, abrangente e autônoma para acompanhar as dependências
-
Você pode visualizar as dependências em um mapa ou gráfico
Princípio 8
Comunicar, adaptar, comemorar!
Crie um plano de comunicação compartilhado – uma vez por semana: reunião presencial para atualizações gerais do projeto. Uma vez a cada quinze dias: demonstrações, atualizações de status para as partes interessadas. Uma vez por mês: monitores de saúde, projeto com a participação de todos. Ou alguma coisa do gênero. Conte com os gerentes de engenharia, gerentes de projeto e arquitetos para ajudar na comunicação.
Aproveite ao máximo as reuniões do projeto – abra espaço para uma sessão de demonstração ou resolução de problemas de 10 minutos nas reuniões semanais para manter a equipe motivada.
Faça um tête-à-tête – faça reuniões uma vez por semana ou a cada quinze dias com o líder da equipe e o gerente de produtos de cada fluxo de trabalho para verificar o progresso em relação ao cronograma, identificar alterações no cronograma, discutir novos riscos ou itens e falar sobre o ânimo da equipe.
Esteja disponível – estabeleça uma sala do HipChat ou página do Confluence como o fórum para perguntas e respostas e/ou problemas de escalabilidade.
Celebre as pequenas vitórias também – elas vão se tornar grandes vitórias mais rápido do que você imagina!
Assim, você evitará…
- Que membros da equipe percam de vista o panorama geral
- Desmotivação e alto esgotamento
- Reuniões improdutivas, sem foco
- Partes interessadas se sentindo surpreendidas por mudanças de status, riscos, datas de metas, etc.
Você sabe que está funcionando quando…
- As partes interessadas aguardam receber suas atualizações de status
- Os membros da equipe estão cientes do panorama geral
- O ritmo acelera e fica desenfreado
Conseguiu?
Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.
Variações
- Compartilhe a lista das pessoas interessadas amplamente para que todos saibam quem é quem.
- Resista à tentação de reconciliar planos independentes existentes — é muito melhor começar do zero e criar um plano integrado que envolva todas as equipes.
- Além do planejamento inicial, lembre-se de planejar novamente juntos continuamente durante o projeto.
- Não se sinta preso pelo organograma — conteste-o e junte as equipes.
- Limite o número de projetos de múltiplos produtos em que cada equipe está trabalhando.
- Make sure all teams are specifically including time in their schedules for non-project time (e.g. conferences, leave, company events, other meetings, etc).
Acompanhamentos
Você provavelmente já reconheceu algumas falhas em seus planos de projeto e tem ideia de como mudará sua abordagem.
O segredo aqui, no entanto, não é acrescentar mais trabalho.
Cancele atividades ou reuniões que não agregam valor e reutilize esse tempo para as atividades que você escolheu.
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