O que é uma reunião baseada em página?
Definimos como página um documento de alta qualidade que apresenta o contexto necessário, as metas da reunião e as principais decisões.
Os participantes devem ler a página no início da reunião e usar esse documento como referência ao longo do processo. Isso faz com que todos estejam na mesma página (literalmente), garantindo uma reunião mais efetiva que:
- Aumenta o entendimento
- Compartilha informações com eficiência
- Facilita o processo de tomada de decisões
-
Faz o trabalho avançar
Os participantes também podem incluir seus próprios comentários na página à medida que a consultam, o que promove uma discussão mais clara e inclusiva. Assim, as reuniões baseadas em página oferecem uma dinâmica única que o formato tradicional não tem.
Qual a efetividade das reuniões baseadas em página?
Nosso grupo de cientistas comportamentais, o Team Anywhere Lab, testou a efetividade do formato de reuniões baseadas em página com as equipes da Atlassian. Confira algumas das principais descobertas:
- Os participantes da reunião baseada em página têm 29% mais chances de se sentirem motivados após a conclusão dela e 23% menos chances de se sentirem frustrados, em comparação com o grupo de controle.
- 85% das reuniões baseadas em página atingiram a meta designada, em comparação com 69% das reuniões de controle.
- Os participantes da reunião baseada em página consideram que esse formato possibilita o melhor uso do tempo.
Quando realizar uma reunião baseada em página?
A colaboração baseada em página é mais eficaz quando você precisa tomar decisões ou chegar a um consenso.
Confira alguns cenários em que esse formato pode ajudar:
- O andamento de um projeto ou situação está paralisado, e você precisa solucionar esse problema.
- Você precisa que sua equipe ou partes interessadas tomem uma decisão.
Você precisa de opiniões ou feedback sobre algo: uma ideia, um trabalho, o escopo do projeto de um cliente ou qualquer outra coisa.
Cinco benefícios das reuniões baseadas em página
Ainda não se convenceu? Vamos dar uma olhada nos benefícios. As reuniões baseadas em página aprimoram o seguinte:
- Entendimento: a comunicação escrita aguça o pensamento e mantém o foco apenas no que é importante. Uma página bem elaborada revela as defasagens no entendimento em comum, além eliminar esses problemas. Por fim, a página também ajuda no alinhamento durante reuniões híbridas e virtuais.
- Inclusão: os comentários oferecem a todos a mesma oportunidade de opinar e garantir que a voz mais alta na sala (virtual) não seja a única ouvida.
- Transparência: como as decisões e os raciocínios são documentados com clareza e ficam acessíveis, as pessoas não precisam adivinhar o que estão fazendo ou por quê.
- Durabilidade: ao contrário das reuniões verbais ou em slides, o formato baseado em página oferece um documento com as interações da reunião. Ele pode ser consultado a qualquer momento e usado para embasar as próximas decisões.
- Eficiência: a definição de contexto é feita com rapidez, o que poupa um tempo valioso na reunião para solucionar problemas e tomar decisões em conjunto.
O que você vai precisar
Videoconferência com compartilhamento de tela
Ferramenta de colaboração digital
O processo de cinco etapas para criar e facilitar uma reunião baseada em página
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Crie um template de reunião baseada em página e compartilhe esse recurso no convite da reunião.
- Comece a reunião com uma pré-leitura da página em silêncio.
- Use a página para apresentar a reunião, documentar as decisões e compartilhar os resultados.
1. Decida se uma reunião baseada em página é a melhor opção 5 min
As reuniões baseadas em página são mais eficazes quando você precisa tomar uma decisão ou chegar a um consenso sobre algo. Confira algumas perguntas que você deve se fazer:
- Você está tentando avançar em algo que está paralisado?
- Você precisa que colegas de equipe ou partes interessadas tomem uma decisão?
-
Você precisa que as pessoas façam comentários ou forneçam feedback sobre seu trabalho?
Se você respondeu a qualquer uma dessas perguntas com “sim”, a reunião baseada em página é a opção ideal.
Depois de determinar se esse formato é apropriado para você, crie uma página usando sua ferramenta de colaboração favorita. O Confluence é perfeito para isso.
Dica: conheça seu público
Você não precisa usar essa abordagem ou template em todas as reuniões. Esse método é mais eficaz quando aplicado à tomada de decisões ou à busca por consenso.
2. Crie sua página 30 min
Para aumentar o entendimento, a página deve sempre incluir o objetivo, o escopo, os resultados esperados e os principais pontos de discussão da reunião. De preferência, isso precisa estar no topo assim:
| Objetivo/escopo da reunião | Isso ajuda os participantes a entenderem a conversa que você quer ter, os tipos de comentários a serem feitos e as perguntas a serem consideradas. Por exemplo:
|
|---|---|
| Resultados da reunião | Tenha clareza em relação aos resultados esperados da reunião. |
| Principais pontos de discussão | Apresente os principais pontos de discussão logo no início para que os leitores saibam o que deve ser abordado. |
Confira um exemplo com conteúdo incluído:
A próxima etapa para as iniciativas DEI
| Objetivo/escopo da reunião | Discutir um problema/obstáculo |
|---|---|
| Resultados da reunião | Elaborar um plano a ser compartilhado com toda a equipe |
| Principais pontos de discussão |
|
Personalize a página de acordo com seu público e as metas da reunião. Por exemplo, você pode adicionar o seguinte:
Declaração do problema: escreva uma frase de abertura direta e impactante sobre o problema que você está tentando solucionar. Apresente aos leitores as informações mais importantes que eles devem saber.
Contexto: explique por que você está realizando essa reunião e por que o resultado é importante. Use um título claro para ajudar o leitor a encontrar a parte mais importante da sua mensagem. Por exemplo, “Por que isso é importante” ou outro título inteligente que atraia a atenção.
- O que aconteceu até agora? Defina o contexto para os leitores que são novos no projeto.
- Descreva de forma resumida as tendências, dados históricos, sua abordagem e o progresso até o momento.
-
Use uma lista de marcadores para facilitar a pesquisa na página.
Solução proposta: se você tem uma solução de preferência, compartilhe com todos. Informe com clareza o que você está recomendando e por quê.
- Use dados para fundamentar seus argumentos.
- Identifique todas as suposições e explique seu raciocínio.
-
Indique com clareza onde mais aprendizado é necessário.
Próximas etapas: o que você gostaria que acontecesse após o término da reunião? Isso é útil, sobretudo, se você souber que a reunião não vai resolver por completo o problema em questão.
Uma seção de perguntas frequentes pode ser uma maneira fantástica de responder perguntas comuns com rapidez e antecedência.
A próxima etapa para as iniciativas DEI
Definição do problema
No último mês, a gente teve várias conversas com pessoas, equipes e grupos sobre como é possível aumentar ainda mais a diversidade.
Histórico
Por que isso importa: a gente concorda que tem uma base sólida de DEI e quer usar para acelerar o progresso.
Solução proposta
Resumindo: a gente visa três metas principais para o próximo ano:
- Lançar um programa de líderes emergentes
- Aumentar a diversidade em todos os níveis, sobretudo na equipe executiva
- Tornar o processo de recrutamento ainda mais transparente.
Próximos passos
Como funciona: a equipe de Pessoas vai elaborar um plano para cada meta e compartilhar esse plano com toda a equipe nesta semana. Entre em contato com qualquer pessoa da equipe se tiver ideias ou sugestões.
Depois que a página for criada, confira se ela foi incluída no convite para a reunião.
3. Organize uma reunião sobre a página 20 MINUTOS
Comece falando sobre o propósito da reunião para informar (ou lembrar) aos participantes o motivo para estarem lá. Explique o que eles devem fazer. Tenha em mente que essa pode ser a primeira vez em que participam de uma reunião sobre uma página.
Em seguida, peça aos participantes que façam uma leitura em silêncio da página para que entendam a mensagem e se preparem para sugerir ideias ou oferecer soluções para os problemas. Todos vão se beneficiar do pensamento claro de outras pessoas e entender o contexto da reunião.
- Reserve cinco minutos ou mais para a leitura, dependendo da quantidade de informações da página.
-
Peça aos participantes que comentem e sugiram tópicos que gostariam de discutir.
Por fim, mergulhe na discussão! Conduza a reunião com a página e os comentários adicionados como um guia.
4. Conduza a uma decisão ou às próximas etapas (e aos responsáveis por elas) 10 min
Para esclarecer ao máximo se a solução proposta foi aprovada, inclua uma caixa de seleção para cada aprovador na página.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Procure encerrar a reunião com uma solução, um resultado claro ou com próximas etapas definidas. Se a meta é encontrar uma solução para um problema, você pode incluir uma caixa de seleção para cada aprovador na página.
Quando chegar a hora de encerrar a reunião, peça aos participantes que marquem a caixa se aprovarem a decisão. Se não estiverem prontos para marcar a caixa, eles podem dizer motivos, o que pode levar às próximas etapas.
A próxima etapa para as iniciativas DEI
Definição do problema
No último mês, a gente teve várias conversas com pessoas, equipes e grupos sobre como é possível aumentar ainda mais a diversidade.
Histórico
Por que isso importa: a gente concorda que tem uma base sólida de DEI e quer usar para acelerar o progresso.
Solução proposta
Resumindo: a gente visa três metas principais para o próximo ano:
- Lançar um programa de líderes emergentes
- Aumentar a diversidade em todos os níveis, sobretudo na equipe executiva
- Tornar o processo de recrutamento ainda mais transparente.
Próximos passos
Como funciona: a equipe de Pessoas vai elaborar um plano para cada meta e compartilhar esse plano com toda a equipe nesta semana. Entre em contato com qualquer pessoa da equipe se tiver ideias ou sugestões.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Atualize a página para refletir o feedback 10 min
Depois da reunião, a página pode continuar ativa como um artefato, contendo todos os comentários e decisões tomadas sobre o projeto. Ela pode atuar como uma fonte permanente e durável de informações que pode ser consultada a qualquer momento.
Há algumas coisas que você pode fazer para ajudar a cumprir esse propósito:
- Documente todas as decisões na parte superior da página. Inclua o que foi decidido e o porquê. Assim fica mais fácil ver com rapidez qual foi o resultado da reunião.
- Previna perguntas futuras. Se surgirem perguntas para participantes que não foram respondidas na própria página, corrigir isso pode ajudar a responder essas mesmas perguntas para futuros leitores.
- Fortaleça as ideias. Alguns comentários podem trazer ideias sobre como melhorar ou fortalecer a recomendação na página. Pode fazer sentido os adicionar direto ao conteúdo da página.
Em [data], a gente recebe aprovação para prosseguir com a [recomendação]. Foi escolhido assim devido a [razões].
Dica: atualize a página
Reuniões sobre páginas geram informações mais qualificadas e mais duráveis. Diferente de uma reunião que tem uma apresentação verbal ou de slides, a página debatida permanece ativa após a reunião.
Por isso, vale a pena investir um pouco de tempo após a reunião para atualizar a página para refletir o que aconteceu na reunião.
Acompanhamentos
Depois de atualizar a página, compartilhe com os participantes da reunião e com todas as partes interessadas que deveriam ser informadas da decisão, mas não estavam presentes na reunião.
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