O que é uma atualização semanal assíncrona da equipe?
Com as atualizações assíncronas, também conhecidas como reuniões assíncronas, os participantes podem se comunicar e colaborar sem a necessidade de interação em tempo real (com horário combinado) ou resposta imediata.
Por que usar as atualizações semanais assíncronas?
O Teamwork Lab, um grupo de cientistas comportamentais dedicados a elaborar e validar as melhores formas de trabalhar para equipes modernas, testou a eficácia de substituir reuniões presenciais por atualizações assíncronas em vídeo via Loom na Atlassian. As atualizações semanais do status se encaixavam perfeitamente nesse experimento. Confira algumas das principais descobertas:
- Em apenas duas semanas, mais de mil profissionais da Equipe da Atlassian conseguiram economizar 5.000 horas para se dedicar a trabalhos mais direcionados.
Em comparação com as atualizações escritas do Slack, os subordinados diretos que receberam atualizações em vídeo via Loom sentiram uma conexão maior com seus gestores (38% versus 9%).
Quando e como compartilhar as atualizações semanais da equipe
As atualizações semanais da equipe devem ser compartilhadas toda semana. Você pode usar dois métodos para compartilhar as atualizações assíncronas:
- Mensagens escritas (por exemplo, com o Slack)
-
Mensagens de vídeo (por exemplo, com o Loom)
O Teamwork Lab da Atlassian descobriu que as mensagens de vídeo foram mais eficazes do que as atualizações via Slack para formar equipes unidas que têm metas mais bem definidas e se sentem mais valorizadas.
Os benefícios de compartilhar atualizações semanais
- Clareza: as atualizações regulares ajudam a equipe toda a se manter informada quanto ao progresso e ao acompanhamento das metas.
- Impacto: dedicar um tempo todas as semanas para refletir sobre o progresso é uma oportunidade de examinar que tarefas têm maior impacto nos negócios. Assim, você pode trabalhar de forma mais inteligente e com menos esforço.
- Proatividade: identifique problemas e obstáculos antes que eles aconteçam.
- Conexão: compartilhe o que você faz e reconheça o trabalho da equipe para fortalecer a conexão, mesmo se cada um estiver em uma parte diferente do globo. Quando as pessoas são valorizadas pelo trabalho que fazem, elas se sentem muito mais motivadas e satisfeitas.
- Eficiência: ao compartilhar as atualizações de forma assíncrona, você pode deixar as reuniões só para aquilo que precisa ser resolvido com horário agendado.
- Desenvolvimento de carreira: compartilhar atualizações semanais é uma oportunidade de divulgar e comemorar as conquistas. Isso dá mais força para seguir em frente e gera interesse pelo trabalho.
O que você vai precisar
Ferramenta de mensagens escritas ou de vídeo
Como compartilhar a atualização semanal da equipe
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Prepare a atualização da equipe usando nossos templates Semana que se inicia e Resumo semanal.
- Grave ou escreva sua atualização.
- Compartilhe com a equipe.
Template de Semana que se inicia
1. Preparação 15 min
Reflita sobre suas três principais prioridades da semana. Uma pesquisa mostrou que as pessoas são mais eficazes quando têm as principais prioridades bem definidas.
Em seguida, adicione o “porquê” de cada prioridade. Entender o impacto aumenta a motivação.
Por fim, compartilhe todos os desafios ou obstáculos em que você precisa de ajuda e faça um pedido específico (por exemplo, feedback, encontrar o contato certo, treinamento sobre um novo processo). Inclua isso no template Semana que se inicia.
Template de Semana que se inicia:
Minhas principais prioridades para esta semana são:
1. [prioridade] + [por que é uma prioridade]
2. [prioridade] + [por que é uma prioridade]
3. [prioridade] + [por que é uma prioridade]
Desafios em que preciso de ajuda:
1. [desafio] + [ajuda necessária]
2. [desafio] + [ajuda necessária]
2. Grave ou escreva sua atualização. 15 min
Agora que você usou o template para definir o que compartilhar, decida como vai transmitir a mensagem.
Escolha um formato de compartilhamento (por escrito ou em vídeo) para as atualizações semanais. Optar por vídeos via Loom pode deixar o processo mais simples e melhor. Se decidir pelo vídeo, crie mensagens concisas com 3 a 5 minutos, focadas nas principais atualizações, em vez de fazer relatórios detalhados. Não se preocupe com a perfeição!
Atualização em mensagem de vídeo via Loom:
Atualização por escrito:
Olá, equipe! Desejo uma ótima segunda-feira! Aqui está o que temos para esta semana:
Minhas principais prioridades nesta semana são:
1. Escrever uma postagem no blog sobre IA → queremos promover nossas novas funções de IA para os usuários.
2. Analisar os candidatos ao estágio → o prazo para entrevistas é na próxima semana.
3. Planejar o calendário de conteúdo para o próximo mês → os planos de publicação devem ser entregues com um mês de antecedência.
Desafios em que preciso de ajuda:
1. Preciso que a equipe de IA revise a postagem do blog para ter certeza de que está tudo correto.
2. Preciso da opinião da equipe sobre as necessidades do estágio para que eu possa avaliar os candidatos da melhor maneira.
Se estiver tudo claro, deem um joinha. Caso contrário, postem suas dúvidas e vou responder em até 24 horas.
Dica: ligue a câmera
Uma pesquisa mostrou que, nas gravações em vídeo, as pessoas sentem uma conexão maior quando a câmera está ligada.
3. Compartilhar 1 min
Agora que você já escreveu ou gravou a atualização, precisa enviar a mensagem para a equipe usando o canal de comunicação que for mais conveniente: via Slack, em um documento compartilhado ou por e-mail.
Não se esqueça de responder a todos os comentários que a equipe adicionar, mesmo que seja só com emojis.
Mensagem para compartilhar a atualização em vídeo gravada com o Loom:
Principais prioridades desta semana [1º de junho de 2024]
Olá, equipe! Desejo uma ótima segunda-feira!
Aqui estão minhas principais prioridades desta semana [vídeo do Loom de 3 minutos].
Perguntas
- Adicione perguntas ou comentários no Loom que vou responder a todos.
-
Caso vocês tenham alguma dúvida sobre a priorização das tarefas, podem me procurar em particular.
Tenham uma ótima semana!
Mensagem para compartilhar a atualização por escrito:
Principais prioridades desta semana [1º de junho de 2024]
Olá, equipe! Desejo uma ótima segunda-feira!
Aqui estão minhas principais prioridades desta semana:
Minhas principais prioridades
1. [prioridade] + [por que é uma prioridade]
2. [prioridade] + [por que é uma prioridade]
3. [prioridade] + [por que é uma prioridade]
Desafios em que preciso de ajuda:
1. [desafio] + [ajuda necessária]
2. [desafio] + [ajuda necessária]
Perguntas
-
Caso tenham dúvidas ou queiram fazer qualquer comentário, podem me procurar em particular.
Tenham uma ótima semana!
Template de Resumo semanal
1. Preparação 15 min
Comemore o trabalho realizado por você e sua equipe com a atualização de Resumo semanal. Comece refletindo sobre seu trabalho da semana. Confira algumas perguntas que você deve se fazer:
- Em que projetos tive progresso?
- Como está o progresso dos meus projetos em relação às minhas metas?
- Que problemas resolvi?
- Qual será o impacto positivo disso para minha equipe/empresa?
- Há alguma informação importante que preciso compartilhar com a equipe?
Pense em quem fez ou ajudou você a fazer um ótimo trabalho nesta semana:
- Você tem elogios para a equipe toda?
-
Alguma pessoa merece reconhecimento?
Em seguida, escreva os tópicos no template de Resumo semanal:
Template de Resumo semanal:
Progressos e conquistas da semana:
1. [destaque] + [impacto gerado]
2. [destaque] + [impacto gerado]
3. [destaque] + [impacto gerado]
Reconhecimento da equipe:
1. [equipe ou pessoa que você quer elogiar] + [descrição do trabalho feito]
2. Vídeo ou texto 5 min
De novo, você vai selecionar o método para compartilhar a atualização.
Se quiser compartilhar a mensagem por vídeos do Loom, grave por no máximo cinco minutos. O vídeo não precisa ser perfeito! Quanto mais mensagens de vídeo você compartilhar, mais confortável vai ficar!
Atualização em mensagem de vídeo via Loom:
Atualização por texto:
Olá, equipe! Chegou o fim da semana! Veja os meus destaques da semana:
Progressos e conquistas:
1. Publicação de novo blog sobre IA com depoimentos de clientes sobre o novo produto de IA.
2. Agendamento de cinco entrevistas com estagiários para a próxima semana.
3. Definição do calendário editorial do próximo mês. A equipe de marketing está adicionando as postagens de conteúdo promocional, e o calendário vai ser enviado para análise no início da próxima semana.
Reconhecimento da equipe:
1. Agradeço a Kristen W. por concluir as edições do blog sobre IA em 24 horas.
2. Agradeço a Charlie A. por me mostrar como adicionar imagens ao blog. Assim, pude adicionar fotos de clientes ao texto sobre IA.
3. Avancei muito a criação de novos conteúdos de IA para atingir a meta de marketing do primeiro trimestre. Agradeço a todos da equipe por contribuírem com seus comentários e conhecimentos.
Marque o sinal positivo se tudo estiver claro, ou envie uma pergunta. Vou responder em até 24 horas.
Dica: continue fazendo elogios!
Responda a todos os comentários que a equipe adicionar no Loom, mesmo que seja apenas com um emoji!
3. Compartilhar 1 min
Por fim, compartilhe o Resumo semanal por texto ou vídeo no canal de comunicação mais usado pela equipe.
Mensagem para compartilhar a atualização por vídeo (gravado no Loom):
Novo Resumo semanal [1º de junho de 2024]
Oi, equipe. Chegou o fim da semana!
Veja a atualização desta semana [Loom 5 minutos]
Perguntas
Adicione perguntas ou comentários no Loom que vou responder a todos.
Tenha um ótimo final de semana!
Mensagem para compartilhar a atualização por texto:
Novo Resumo semanal [1º de junho de 2024]
Oi, equipe. Chegou o fim da semana!
Estes são os meus destaques da semana:
Meus destaques
1. [destaque] + [impacto gerado]
2. [destaque] + [impacto gerado]
3. [destaque] + [impacto gerado]
Reconhecimento da equipe:
1. [equipe ou pessoa que você quer elogiar pelo bom trabalho] + [descrição do trabalho feito]
Perguntas
Caso tenham dúvidas ou queiram fazer qualquer comentário, podem me procurar em particular.
Tenha um ótimo final de semana!
Dica: a consistência é fundamental!
Adotar essa prática como parte da rotina semanal vai criar a consistência necessária para transformar as atualizações da equipe em uma ferramenta valiosa de comunicação e aumentar a motivação da equipe.
Acompanhamentos
Estabeleça uma rotina para revisar e reagir às atualizações de outras pessoas. Além de saber todas as informações, você vai poder verificar se seu trabalho atual gera impacto ou não.
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