O que é o manual pessoal do usuário?
O manual pessoal do usuário para o trabalho é o documento que descreve o estilo de trabalho, as preferências, os pontos fortes e os hábitos de comunicação de um indivíduo.
Por que executar a tática do Meu manual de usuário?
Executar a tática do Meu manual de usuário, cria um espaço seguro dedicado para as equipes reduzirem mal-entendidos, esclarecendo as expectativas e compartilhando a melhor forma de colaborar com um colega de trabalho específico. Pesquisas mostram que tornar explícitas as preferências do processo de trabalho beneficia a colaboração.
Quando você deve criar o manual pessoal do usuário?
Você deve criar o manual do usuário no trabalho ao ingressar em equipe nova, assumir a função de liderança ou iniciar algum projeto que exija estreita colaboração. Também pode ser útil durante atividades de formação de equipes ou quando surgem problemas de comunicação. Em essência, é benéfico sempre que você quiser dar mais clareza e melhorar o trabalho em equipe com os colegas.
5 benefícios dos manuais pessoais do usuário
- Comunicação aprimorada: ela esclarece seu estilo de comunicação preferido, o que, segundo pesquisas, reduz mal-entendidos e melhora o desempenho.
- Colaboração mais forte: os colegas obtêm insights sobre como você trabalha melhor, estimulando um trabalho em equipe mais eficaz.
- Integração mais rápida: os novos membros da equipe podem entender com rapidez seus pontos fortes, preferências e hábitos de trabalho, acelerando a integração.
- Prevenção de conflitos: ao definir expectativas claras, pesquisas mostram que você ajuda a evitar possíveis conflitos ou frustrações em torno de estilos de trabalho e interações.
- Aumento da produtividade: quando os colegas sabem como interagir com você com eficiência, isso reduz o tempo gasto com falhas de comunicação e aumenta a produtividade geral.
Meu guia de usuário em ação
Um membro da equipe compartilha o manual de usuário no Confluence no Zoom.
Os elementos de amostra "Guia do usuário" incluem configurações de trabalho e preferências de comunicação.
Esta equipe se reúne para compartilhar os manuais de usuário de forma presencial e em bate-papo por vídeo.
O que você vai precisar
Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões
Ferramenta de colaboração digital (ver templates)
Recursos da tática
Templates da Atlassian
Outros templates
Como escrever o manual do usuário
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Prepare o manual do usuário usando algum template
- Compartilhe o manual do usuário com a equipe
- Salve o manual do usuário para compartilhar com outras pessoas no futuro
1. Prepare o manual pessoal do usuário 30 min
Antes da reunião, peça a cada membro da equipe que preencha o manual do usuário usando um dos modelos apresentados ou criando o seu próprio. Diga que eles podem optar por preencher quaisquer prompts que se sintam confortáveis em compartilhar. Aqui estão algumas dicas para começar:
Trabalho
- Como você está no trabalho e na vida?
- De onde você costuma trabalhar?
Em quais horários você trabalha?
comunique-se
- Quais são as melhores formas de se comunicar com você?
- Quais são as piores formas de se comunicar com você?
Quais meios de comunicação você prefere?
Feedback
- Como você gostaria de receber feedback?
Quais formatos de feedback funcionam para você?
Valores
Para você, quais são os três principais valores na vida?
Conquiste
Qual das suas conquistas orgulha mais você?
Dica: APROPRIE-SE
Fornecemos prompts no template, mas incentivamos você a torná-lo seu, com cores fortes, muitos memes e factoides aleatórios.
2. Prepare o cenário 5 min
Faça com que os membros da equipe participem da reunião com os manuais pessoais do usuário. Para equipes remotas, organize uma videoconferência com compartilhamento de tela. Para equipes presenciais, crie espaço para reunião que permita compartilhar seu manual do usuário. Se você estiver compartilhando cópia física, não se esqueça de compartilhar também uma cópia digital do manual do usuário. Em seguida, compartilhe as regras da tática.
- Esta atividade foi projetada para que os membros da equipe entendam como apoiar as condições ideais uns dos outros para realizar o melhor trabalho.
- Ninguém vai ser pressionado a compartilhar algo que não se sinta confortável em compartilhar.
- Esta reunião é um espaço seguro. Nada do que é compartilhado aqui vai ser usado contra alguém.
Dica: NOVOS CONTRATADOS
Quando começarem contratações novas, atribua a elas a tarefa de criar e apresentar o manual do usuário nos primeiros 90 dias.
3. Compartilhe o manual pessoal do usuário 30 a 60 minutos
Cada membro da equipe compartilha seu manual do usuário com a equipe e responde a quaisquer perguntas que os colegas tenham sobre o conteúdo.
Acompanhamentos
Mantenha os manuais de usuário da equipe arquivados no espaço do Confluence ou em outro espaço de compartilhamento de arquivos da equipe para que futuros colegas possam aprender com rapidez.
Variações
Teste as águas
Para uma reunião mais curta, tente limitar o template a perguntas sobre horário de trabalho, ambiente ideal, preferências de comunicação e estilos de aprendizagem antes de mergulhar em algo mais longo e profundo.
Adicione alguma personalidade
Faça com que os membros da equipe realizem um teste de personalidade ou treinamento juntos, como DiSC, Strengths Finder ou Myers-Briggs. Compartilhe e discuta os resultados em equipe.
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