5 Whys Analysis
If a project does not meet expectations despite your team’s efforts, take a moment to identify the root cause. The 5 Whys Analysis Play helps your team ask "why" multiple times until they uncover the core issue.
PREP TIME
5m
Run TIME
30m
Persons
3-8
5-second summary
- Select one problem statement.
- Ask “why” five times to determine the root cause.
- Propose a solution.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
- Optional: physical whiteboard, markers, and timer.
PLAY resources
How to run a 5 Whys analysis
Help your team get to the root of a problem – whether you're in post-mortem or exploring new opportunities.
Was ist die Analyse der 5 Warum-Fragen?
Die Analyse der 5 Warum-Fragen ist eine Technik zur Problemlösung, bei der fünfmal nach dem "Warum" gefragt wird, um die zugrunde liegenden Ursachen eines Problems festzustellen.
Welche Vorteile bietet das Spiel "Analyse der 5 Warum-Fragen"?
Du erfährst, wie du eine Lösung für ein aktuelles oder vergangenes Problem finden kannst. Mithilfe der Analyse der 5 Warum-Fragen lässt sich herausfinden, warum ein Projekt den Erwartungen nicht gerecht wird. Du führst dein Team durch einen Prozess, um das spezifische Problem zu lokalisieren und es schrittweise einzugrenzen, bis eine zufriedenstellende Lösung gefunden ist.
Wann solltest du eine Analyse der 5 Warum-Fragen durchführen?
Die Analyse der 5 Warum-Fragen kann auf fast alle Probleme, Teams oder Branchen angewendet werden. Atlassian-Teams verwenden diese Technik, wenn Projekte nicht wie geplant verlaufen und sie die grundlegende Ursache aufdecken wollen, um zu verhindern, dass sich die Situation wiederholt.
5 Vorteile einer Analyse der 5 Warum-Fragen
- Ermittlung der grundlegenden Ursachen statt Behandlung der Symptome: Durch wiederholtes Fragen nach dem "Warum" ermöglicht die Analyse ein besseres Verständnis der Probleme, um so die Ursachen aufzudecken, anstatt nur die Symptome zu bekämpfen.
- Verbesserung der Fähigkeiten zur Problemlösung: Der Prozess trainiert Personen, kritisch zu denken und Annahmen zu hinterfragen.
- Beugt zukünftigen Problemen vor: Wenn du eher die Ursachen ermittelst, anstatt Übergangslösungen zu suchen, hilft dir die Analyse der 5-Warum-Fragen dabei, das Wiederauftreten ähnlicher Probleme zu reduzieren.
- Fördert kontinuierliche Verbesserung: Die Analyse der 5-Warum-Fragen fördert eine Kultur, in der nach besseren Wegen gesucht wird, Probleme anzugehen.
- Fördert die Teamzusammenarbeit: Wenn du mehrere Teammitglieder in die Analyse der 5-Warum-Fragen einbeziehst, kannst du unterschiedliche Sichtweisen einbeziehen, umfassendere Einblicke gewinnen und die Teamausrichtung stärken.
1. Identify your problem
1. Das Spiel vorbereiten 5 Minuten
Bereite eine Problemstellung vor. Dabei kann es sich um ein aktuelles Problem handeln oder um etwas, das in der Vergangenheit vorgefallen ist und angesprochen werden muss.
Erstelle für Remote-Teams eine Vorlage für die Zusammenarbeit (siehe inbegriffene optionale Vorlagen) und gib sie im Vorfeld an das Team weiter. Für persönlich anwesende Teams schreibst du folgende Spalten auf ein Whiteboard:
Problem 1
Problem 2
Problem 3
Problem 4
Problem 5
Wie können wir es lösen?
2. Set the stage
1. Das Spiel vorbereiten 5 Minuten
Teile deinem Team zu Beginn des Meetings Folgendes mit:
- Wir werden einem Problem wirklich auf den Grund gehen.
- Es geht um eine Untersuchung, nicht um Schuldzuweisungen.
3. Ask, “Why?”
1. Das Spiel vorbereiten 5 Minuten
Frage in Bezug auf deine ursprüngliche Problemstellung, warum das Problem aufgetreten ist. Bitte das Team, sich Gedanken über folgende Punkte zu machen:
- Warum ist das passiert?
- Was hat das [Problem] ausgelöst?
- Welche Entscheidungen haben zu dem [Problem] geführt?
- Unter welchen Bedingungen ist das [Problem] aufgetreten?
- Was sind die sekundären Faktoren, die zu dem [Problem] beigetragen haben?
Stelle die Stoppuhr auf fünf Minuten. Bitte das Team, unabhängig voneinander die eigenen Antworten im Dokument für die Zusammenarbeit zu erfassen oder an das Whiteboard zu schreiben. Wählt als Team eine der Antworten aus und haltet sie fest.
TIPP: ABSTIMMEN LASSEN
Stimmt darüber ab, mit welcher Problemstellung ihr weiterarbeiten möchtet. Teste die Abstimmungs-Power-Up in Trello oder bitte das Team den ausgewählten Problemstellungen eine weitere hinzuzufügen.
4. Determine your next problem statement
1. Das Spiel vorbereiten 5 Minuten
Notiert zu jeder anderen identifizierten Rolle in der Spalte Zuständigkeiten (Meinung der anderen), was eurer Meinung nach zu den wichtigsten Zuständigkeiten der Rolle gehört.
Wenn euch Zuständigkeiten einfallen, die nicht klar einer Rolle zugeordnet werden können, fügt ihr diese dem Abschnitt für nicht zugewiesene Zuständigkeiten hinzu.
5. Repeat, "Why?"
1. Das Spiel vorbereiten 5 Minuten
Sieh dir an, was andere in der Spalte Zuständigkeiten (Meinung der anderen) über deine Rolle geschrieben haben. Füge für jede Zuständigkeit ein ✅ ein, wenn du sie akzeptierst, oder ein ❌, wenn du sie nicht akzeptierst.
Füge Inline-Kommentare hinzu, wenn du Fragen oder Kommentare zu den Zuständigkeiten anderer hast.
Nach einer Teambesprechung prüft der Rolleninhaber alle ❌-Markierungen und entscheidet, ob er zusätzliche Aufgaben übernimmt oder delegiert. In Fällen, in denen sich Aufgaben überschneiden, werden ein Hauptverantwortlicher und potenzielle Mitwirkende oder Stellvertreter ernannt.
Zuständigkeiten, die nicht zugeordnet oder nicht akzeptiert wurden, werden in den Abschnitt für nicht zugewiesene Zuständigkeiten verschoben.
Je nach Organisationsstruktur benötigt der Rolleninhaber möglicherweise die Zustimmung eines Vorgesetzten, um seine Rolle gemäß diesem Prozess endgültig festzulegen.
TIPP: DIE FÜNF SECHS SIEBEN ACHT WARUM-FRAGEN
Eventuell sind weniger oder mehr als fünf "Warum"-Fragen nötig, um die eigentliche Ursache zu finden.
6. Identify the underlying cause
1. Das Spiel vorbereiten 5 Minuten
Geht gemeinsam alle nicht zugewiesenen Elemente durch und bestimmt, ob sie zu bestehenden Rollen passen und warum sie für bestimmte Rollen geeignet sind oder nicht.
Wenn diese Elemente keiner Rolle entsprechen, deutet das darauf hin, dass eine neue Rolle erforderlich ist oder die Definition einer bestehenden Rolle geändert werden sollte. Es ist wichtig, eine zuständige Person zu benennen, die den Verantwortlichen für diese Aufgabe bestimmt und einen Folgetermin festlegt.
Achte auf Zuständigkeiten, die keine Rolle zu übernehmen bereit ist. In diesem Fall sollten sie in der Gruppe besprochen werden.
TIPP: Sei mutig!
Wenn du willst, kannst du das Spiel auch von den Leitern deiner wichtigen Teams (mit ihren Teams) durchführen lassen. Falls du Probleme im Netzwerk erkennst, kannst du zuerst mit allen Teams das Spiel zu Rollen und Zuständigkeiten spielen.
7. Propose solutions
Est. time: 10 min
Diskutiere über die Art der Beziehungen, die zwischen deinem Team und den anderen Teams bestehen, die du als erfolgskritisch eingestuft hast. Wir nennen das deine "Interaktionsstärke". Zeichne Linien, um die Stärken der Interaktion mit jedem Team darzustellen.
Interaktionsstärke:
- Durchgehende Linie: Es finden systemische Interaktionen statt (zum Beispiel ein geplantes Meeting oder ein fest zugeordneter Slack-Channel).
- Gestrichelte Linie: Interaktionen werden ad hoc eingesetzt. Beispiele hierfür sind das Vertrauen in persönliche Beziehungen und eine reaktive Zusammenarbeit (vorfalls- oder vorgangsbasiert).
- Gepunktete Linie: Diese Beziehung erfordert neue Methoden der Zusammenarbeit.
Für anspruchsvollere Netzwerkinteraktionen bieten wir unten Vorschläge für eine Variante, die du mit den Beziehungsverantwortlichen durchführen kannst.
Follow-up
Teilen
Teile das endgültige Dokument mit dem Team, um Feedback zu möglichen Lücken oder Chancen einzuholen.
Verteile das Dokument zu den Rollen und Zuständigkeiten an wichtige Stakeholder und Führungskräfte und informiere das Team über diese Aktion.
Du solltest dieses Spiel mit dem Team alle drei oder sechs Monate durchgehen – oder wenn erhebliche Änderungen im Team stattfinden. Regelmäßige Übung macht diesen Prozess reibungsloser.
Variations
Breakout
Versammle die Teamverantwortlichen deines Netzwerks und bereite dich auf die Beurteilung des Netzwerkszustands vor. Jedes Team erhält eine Zustandsbewertung für bestimmte Kategorien mit den entsprechenden Emojis. Stelle sicher, dass alle die Kategorien verstehen und Fragen stellen können. Verantwortliche können ihre Teambeziehungen asynchron oder in Echtzeit bewerten. Nutze eine Tabelle, eine Liste oder ein Whiteboard-Tool für die Bewertung oder verwende Punkte oder Sticker für persönliche Treffen.
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