Rollen und Zuständigkeiten in Aktion
Das Whiteboard eines Teams nach Abschluss von Schritt 4 einer Sitzung mit persönlicher Anwesenheit zu Rollen und Zuständigkeiten
Dieses Team hält seine Meetings über Zoom ab und nutzt Confluence zur Dokumentation und Zusammenfassung der Unterhaltungen.
Was du brauchst
Videokonferenz mit Bildschirmübertragung oder einen Meetingraum
Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlage)
Whiteboard
Filzstifte
Haftnotizzettel
Stoppuhr oder anderer Zeitmesser
Optionale Vorlagen
Atlassian-Vorlagen
Was sind Rollen und Verantwortlichkeiten?
Im Rahmen effektiver Teamarbeit stehen Rollen für Stellenbezeichnungen oder Positionen wie "Projektmanager", während sich Zuständigkeiten auf bestimmte Aufgaben und Pflichten beziehen, die mit einer Rolle verbunden sind. Beispiele für die Zuständigkeiten eines Projektmanagers:
- Projektideen planen und entwickeln
- Dein Team zusammenstellen und leiten
- Projektfortschritt verfolgen und Fristen festlegen
- Probleme lösen
- Budget verwalten und Stakeholder managen
Bewertung der Effektivität des Projekts
Sinn und Zweck des Spiels "Rollen und Zuständigkeiten"
Teams sollten Rollen und Zuständigkeiten klären, damit alle Mitarbeiter ihre Pflichten und Beiträge zu den Teamzielen verstehen. Laut einer von Small Group Research veröffentlichten Studie können dadurch Missverständnisse verhindert, Aufgabenüberschneidungen reduziert und die Effizienz und Zusammenarbeit verbessert werden.
Wann Rollen und Zuständigkeiten geklärt werden sollten
Wenn diese Rollen zu Beginn des Projekts klar definiert werden, schafft das die Voraussetzungen für klare Erwartungen, minimiert Verwirrung und fördert Produktivität und Zusammenarbeit.
Eine frühzeitige Definition der Rollen trägt auch dazu bei, Aufgabenüberschneidungen zu vermeiden, Konflikte zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind.
Wenn Projekte voranschreiten oder sich die organisatorischen Rahmenbedingungen ändern, sind regelmäßige Neubewertungen und Aktualisierungen der Rollen unerlässlich, um die Abstimmung und die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten.
5 Vorteile der Definition von Rollen und Zuständigkeiten
- Rechenschaftspflicht: Die klare Definition von Rollen trägt dazu bei, doppelte Arbeit zu reduzieren, wodurch Prozesse optimiert und Zeit- und Ressourcenverschwendung minimiert wird. Das sorgt letztlich für eine effizientere Projektausführung.
- Klarheit: Die Klärung von Rollen und Zuständigkeiten erleichtert dem Team die effektive Zusammenzuarbeit.
- Höheres Mitarbeitermotivation: Effektive Kommunikation, die oft das Ergebnis klarer Rollen und Zuständigkeiten ist, erhöht die Mitarbeitermotivation und Produktivität um 72 % (Atto Time).
- Arbeitszufriedenheit: Ungefähr 75 % der Mitarbeiter mit klar definierten Rollen haben mehr Freude an der Arbeit und berichten von einer höheren Zufriedenheit als Mitarbeiter mit unklaren Rollen (Effectory).
- Höhere Produktivität: Mitarbeiter mit klaren Rollendefinitionen sind 53 % effizienter und 27 % effektiver bei der Arbeit (Effectory).
Definieren der Rollen und Zuständigkeiten im Team
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Zuständigkeiten im Team bestimmen und bestätigen
- Nicht zugewiesene Zuständigkeiten identifizieren
- Genehmigte Teamrollen dokumentieren
1. Das Spiel vorbereiten 5 Minuten
Unabhängig davon, ob ihr euch persönlich oder remote trefft, solltest du deinem Team eine Nachricht mit einer Erklärung des Spiels senden, um sicherzustellen, dass jeder versteht, welche Arbeit diskutiert werden soll. Gehe zu Beginn des Spiels die Mission des Teams durch, um den Verantwortungsbereich des gesamten Teams darzulegen.Bereite als Nächstes das Zusammenarbeitsdokument vor, das das Team verwenden wird. Du kannst eine Tabelle auf einer Confluence-Seite erstellen oder unsere gebrauchsfertige Vorlage verwenden. Wenn du dein eigenes Dokument erstellst, füge die folgenden Spalten hinzu:
- Rolle
- Zuständigkeiten (Meinung der anderen)
- Zuständigkeiten (meine Meinung)
Nicht zugewiesene Zuständigkeiten
TIPP: GROSSE GRUPPEN
Nehmen mehr als 4 Personen teil? Plane für Gruppen von 6-8 Personen 90 Minuten ein.
Bei Gruppen von 9 oder mehr Personen kannst du das Spiel in kleinere einstündige Sitzungen aufteilen.
2. Rollen identifizieren 5 Minuten
Lege die verschiedenen Rollen in deinem Team fest und schreibe deine Rolle in diesem Projekt unter deinem Namen in die Spalte Rollen.
Wenn mehrere Teammitglieder dieselbe Rolle einnehmen, gib die Rolle nur einmal in die Tabelle ein.
Manche Teammitglieder haben möglicherweise mehrere Rollen, zum Beispiel ein Softwareentwickler, der auch als Projektmanager fungiert. In solchen Fällen ist es ratsam, jede Rolle in die Tabelle aufzunehmen.
3. Zuständigkeiten identifizieren 10 Minuten
Bitte jedes Teammitglied, in der Spalte Zuständigkeiten (meine Meinung) seine 3 bis 5 wichtigsten Zuständigkeiten für dieses Projekt anzugeben.
TIPP: FOKUS
Konzentriert euch in der Sitzung auf Rollen, nicht auf Personen.
Dadurch kann sich das Team von den jeweiligen Personen loslösen und fehlende Fähigkeiten identifizieren, die zur erfolgreichen Ausführung der entsprechenden Rolle erforderlich sind.
4. Zuständigkeiten der Teammitglieder identifizieren 10 Minuten
Notiert zu jeder anderen identifizierten Rolle in der Spalte Zuständigkeiten (Meinung der anderen), was eurer Meinung nach zu den wichtigsten Zuständigkeiten der Rolle gehört.
Wenn euch Zuständigkeiten einfallen, die nicht klar einer Rolle zugeordnet werden können, fügt ihr diese dem Abschnitt für nicht zugewiesene Zuständigkeiten hinzu.
5. Rollenzuständigkeiten klären 15 Minuten
Sieh dir an, was andere in der Spalte Zuständigkeiten (Meinung der anderen) über deine Rolle geschrieben haben. Füge für jede Zuständigkeit ein ✅ ein, wenn du sie akzeptierst, oder ein ❌, wenn du sie nicht akzeptierst.
Füge Inline-Kommentare hinzu, wenn du Fragen oder Kommentare zu den Zuständigkeiten anderer hast.
Nach einer Teambesprechung prüft der Rolleninhaber alle ❌-Markierungen und entscheidet, ob er zusätzliche Aufgaben übernimmt oder delegiert. In Fällen, in denen sich Aufgaben überschneiden, werden ein Hauptverantwortlicher und potenzielle Mitwirkende oder Stellvertreter ernannt.
Zuständigkeiten, die nicht zugeordnet oder nicht akzeptiert wurden, werden in den Abschnitt für nicht zugewiesene Zuständigkeiten verschoben.
Je nach Organisationsstruktur benötigt der Rolleninhaber möglicherweise die Zustimmung eines Vorgesetzten, um seine Rolle gemäß diesem Prozess endgültig festzulegen.
6. Nicht zugewiesene Zuständigkeiten überprüfen 15 Minuten
Geht gemeinsam alle nicht zugewiesenen Elemente durch und bestimmt, ob sie zu bestehenden Rollen passen und warum sie für bestimmte Rollen geeignet sind oder nicht.
Wenn diese Elemente keiner Rolle entsprechen, deutet das darauf hin, dass eine neue Rolle erforderlich ist oder die Definition einer bestehenden Rolle geändert werden sollte. Es ist wichtig, eine zuständige Person zu benennen, die den Verantwortlichen für diese Aufgabe bestimmt und einen Folgetermin festlegt.
Achte auf Zuständigkeiten, die keine Rolle zu übernehmen bereit ist. In diesem Fall sollten sie in der Gruppe besprochen werden.
TIPP: ERKENNE VERSCHIEDENE MEINUNGEN AN
Wenn das Team bestimmten Rollen oder Zuständigkeiten nicht zustimmen kann, notiere diese für die Nachbesprechung, damit ihr euch später in kleineren Meetings mit ihnen befasst.
7. Zusammenfassung und nächste Schritte 5 Minuten
Fasse zum Abschluss die Rollen und Zuständigkeiten zusammen, um sicherzustellen, dass das Team einverstanden ist. Benenne Verantwortliche für jede Rolle und aktualisiere das geteilte Dokument mit den vereinbarten Rollen und Zuständigkeiten.
Nachbereitung
Teilen
Teile das endgültige Dokument mit dem Team, um Feedback zu möglichen Lücken oder Chancen einzuholen.
Verteile das Dokument zu den Rollen und Zuständigkeiten an wichtige Stakeholder und Führungskräfte und informiere das Team über diese Aktion.
Du solltest dieses Spiel mit dem Team alle drei oder sechs Monate durchgehen – oder wenn erhebliche Änderungen im Team stattfinden. Regelmäßige Übung macht diesen Prozess reibungsloser.
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